성공적 회의실행 가이드 - 1. 30분 시간엄수

예외가 많아지면 문화가 형성되지 않는다

Nov 25. 2020

이번 글부터는 '30분회의'를 성공적으로 실행하기 위한 가이드를 몇가지 정리해보려 한다. 앞에서 이야기한 내용들을 되짚어보면서 중요한 내용을 숙지하자.

● 왜 30분일까?

회의 시간이 짧으면 좋다는 것에는 모두 동의할 것이다. 그런데 왜 하필 30분으로 정했을까? 20분도 있고, 40분, 50분도 있는데 말이다.

30분이라는 시간은 '사람들에게 부담을 주지 않으면서도 어떤 결과를 도출하는 회의를 하기에 적정한 길이의 시간'이기 때문이다. 이는 수많은 회의를 직접 수행한 경험에서 나온 결론이다.

30분은 짧고, 부담없는 시간이며, 급한 경우에는 다른 일정을 조금 줄이고 끼어들 수도 있는 시간이다. 1시간 이상의 회의를 공지하면 부담을 느끼고 스케줄을 확인하게 되지만, 30분 회의를 공지하면 어지간하면 일정들 사이에 끼워 넣어서라도 참석하게 된다.

30분이라는 짧은 시간 내에 회의를 정말로 효과적으로 진행하고, 원하는 목적을 달성할 수 있는지 궁금해하는 것은 당연한 일이다. 경험에 비춰보면 외부 영향을 받지 않는 한 충분히 가능한 시간이다.

여기에서 외부 영향은, 업무 리더보다 상급자가 회의에 참석한 경우 또는 고객이 회의에 참여하는 정도가 될 것이다.

● 회의 종료 시간은 무조건 준수

회의를 소집한 업무 리더가 꼭 지켜야 할 기본 원칙이 하나 있다. 앞에서도 수차례 언급했듯이 회의 종료 시간을 엄수하는 것이다.

습관적으롷 회의 시간을 길게 끌어 참여자들의 일정을 엉망으로 만드는 리더들이 있다. 이는 참석자들의 다른 업무에 지장을 초래함으로써 회사 전체적으로 큰 손실을 입히는 행위다. 또 시간 약속에 대한 신뢰성이 점점 무너짐으로써 회사 분위기가 안 좋아지고, 이후 일정 관리가 원할하지 않게 된다.

● 30분 내에 끝내기 위한 사전 준비

짧은 시간인 30분 내에 모든 안건을 처리하려면 주관자는 사전 준비를 철저히 해야 한다. 특히 참석자에게 준비할 사항을 미리 숙지시켜야 한다.

사람들은 주어진 시간에 자신의 업무를 맞추는 경향이 있다. 어떤 이슈를 다루는 회의가 30분 내에 처리될 수 있는 것인지, 2시간이 필요한 것인지는 준비와 진행의 수준에 따라 결정된다.

● '30분회의'에서 지켜야 할 원칙

'30분회의'는 짧은 진행 시간을 보장하고 진행하는 회의다. 참석자들은 시간적 이익을 얻는 대신에 다른 회의보다 철저하게 사전 준비를 해야 한다. 회의 진행자는 아래의 원칙은 절대적으로 지킴으로써 직원들이 일정을 가지고 일하는 데에 도움을 줘야 한다.

'30분회이' 시행 초기에는 회의실 앞쪽에 타이머를 두고 회의를 진행하길 권한다. 그러면, 참석자들이 30분 동안 긴장을 늦추지 않고 집중할 수 있을 것이다.

● 30분이라는 시간에 예외는 없는가?

이쯤 되면 '30분 회의의 30분은 절대적인가?'라는 의문이 생길 것이다. '30분회의' 정착을 위해서는 조직 내에 '회의 = 30분 이내에 완료'라는 공식이 각인되어야 한다. 이러한 생각이 정착되면, 회의는 30분 이내의 간단하지만 함축적이고, 중요한 미팅 정도로 인식하게 될 것이다.