슬랙과 이메일이 공존하는 법
사실은 일에 대한 이야기
많은 기업들이 슬랙과 이메일을 사용하고 있지만, 그 경계가 모호하여 어떤 내용은 슬랙으로 전달하고, 이메일로 공유할지 혼란스러운 상황이 생깁니다. 개인의 판단이 가장 중요하기 때문에 완벽하게 구분하긴 힘들지만, 슬랙과 이메일의 특징을 분석하여 그 경계를 보다 명확하게 하고자 합니다.
#슬랙
슬랙은 '실시간 대화채널'입니다.
우리가 매일 사용하는 카톡의 업무용 버전입니다.
카톡에서 장문의 메시지를 받으면 잘 읽지 않는 것처럼, 슬랙도 마찬가지로 '짧은 대화 위주의 빠른 답변'에 최적화되어 있습니다.
따라서 아래와 같은 커뮤니케이션에 적합한 툴입니다.
#브레인스토밍 #아이디어쉐어 #마이너한의사결정 #링크공유 #스터디 #짧은대화
위와 같이 슬랙은 '여러 명이 문제를 함께 풀어가기 위해 실시간 대화를 하는데 가장 유용한 툴'입니다.
슬랙의 한계
*슬랙은 심도 깊은 논의와 배경지식이 필요한 커뮤니케이션에는 적합하지 않습니다.
*주요한 의사결정과 깊이 있는 대화는 슬랙이 아닌 '대면 미팅 또는 컨퍼런스 콜'을 통해 직접 커뮤니케이션해야 효과적입니다.
@이메일
이메일은 '기록용 도구'입니다.
이메일에는 날짜와 시간이 기본적으로 기록되고, 디테일한 내용과 히스토리를 확인할 수 있습니다. 또한 이메일은 검색 기능이 우수하다는 특징이 있습니다. 연속적으로 깊이 있는 내용을 주고받을 때 가장 유용한 툴이며, 특히 외부 파트너와 계속해서 논의를 진행하고 이를 내부 공유할 때 참조(cc, carbon copy) 기능을 사용하면 적절합니다.
하지만 모든 내용을 공유하는 것은 효율성이 떨어집니다. 굳이 텍스트로 남기거나 공유할 필요 없는 내용은 전화로 소통하고, 공유가 필요한 내용만을 정리해 이메일로 재확인하거나 요청사항을 주고받기를 권합니다. 불필요한 답변을 계속 이어가는 경우에는 시간이 낭비되기 때문입니다.
정리하면 '잊어버리면 안 되는 액션이 필요한 내용' 중심으로 이메일을 활용하시면 됩니다.
이메일의 한계
*모든 사람의 받은 편지함엔 수많은 이메일이 쌓이기 때문에, 이메일을 확인하지 못하는 경우가 매우 잦게 발생합니다. 따라서 이메일을 보냈다고 상대방이 그 내용을 인지할 거라고 판단하기보다는, 상대방에게 보낸 메일을 인지했는지 확인할 수 있는 전화 또는 대면, 슬랙의 DM(Direct Messages) 등으로 소통해야 합니다. 이메일은 기록과 공유를 위한 것이지 직접 소통을 대체할 순 없습니다.
정말 중요한 것
이메일, 슬랙은 커뮤니케이션 툴일 뿐, 그 이상 그 이하도 아닙니다. 각 툴의 특징을 이해하고 잘 활용하는 것은 개인의 몫이며 의무적인 공식 규칙이란 존재하기 어렵습니다.
특히 아래의 조건이 갖추어져 있지 않으면 아무리 이메일과 슬랙을 잘(?) 쓴다고한들 일의 결과와는 아무런 연관이 없을 수 있습니다. 정말 중요한 것은 아래 내용입니다.
1) 업무 우선순위
우리의 모든 일은 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
왼쪽에서 오른쪽으로 갈수록 시급한 일이며, 아래에서 위로 갈수록 중요한 일입니다.
모든 업무의 우선순위를 정해야 합니다. 우선순위를 정하기 어렵다면, 다음의 가이드라인을 참고하시기 바랍니다.
A 순위의 일(중요하며 긴급함) = 즉시 처리
- 마감이 임박한 중요 프로젝트
- 프로젝트 및 회의 준비
- 위기상황
- 고객 불만 관리
B 순위의 일(중요하지만 긴급하지 않음) = 전략 계획을 세우고, 데드라인을 정함
- 계획 수립
- 위기 예방
- 동료 피드백
- 전문성을 위한 자기 계발
C 순위의 일(중요하지 않지만, 긴급한 일) = 일을 하지 않거나, 연기함
- 전화, 이메일, 보고서 작성
- 눈 앞에 놓인 업무들
- 손님 방문
- 다른 사람이 부탁한 일
D 순위의 일(중요하지도 않고, 긴급하지도 않은 일) = 일을 축소하거나 권한 위임
- 나와 관련 없는 이메일, 전화
- 남 얘기하기(험담하기)
- 시간 낭비하는 모든 것
위의 우선순위 관리가 안된다면, 주변 동료 특히 상사와 논의해야 합니다. 우리에게 주어진 시간을 활용해서 최상의 결과를 만들기 위해서는 우선순위가 명확해야 합니다.
2) 글쓰기
우리는 대부분 글쓰기를 제대로 배우지 못하고 사회생활을 합니다. 이메일, 슬랙과 같은 툴을 사용하고, 기획안/제안서/보고서 등을 작성하는 등 업무의 많은 영역이 글쓰기로 가득합니다.
'짧게, 쉽게, 정확하게' 글을 써야 일이 쉬워집니다. 글쓰기 능력 배양은 일하는 사람에게 끊임없는 숙제이며, 도움이 될만한 한 권의 책 '회사에서 글을 씁니다'를 추천드립니다.
책: https://www.aladin.co.kr/shop/wproduct.aspx?ItemId=233615997
저자의 블로그: https://brunch.co.kr/magazine/write-a-myself
마치며...
이메일, 슬랙 얘기를 하다가 갑자기 업무 우선순위와 글쓰기를 언급해서 당황하셨을 수도 있을 것입니다. 이메일과 슬랙은 우리가 업무를 좀 더 효율적으로 하기 위한 도구에 지나지 않습니다.
본질은 업무 우선순위가 명확하고 글쓰기 능력이 뒷받침되는 것입니다.
우리는 하루가 다르게 변화하는 시대에 살고 있습니다. 계속해서 나를 자각시키고, 발전시키지 않으면 금세 뒤쳐져버립니다. 반대로 계속해서 이러한 능력들을 배양하면 일이 더욱 쉬워지고, 내가 노력한 것만큼 충분한 보상을 받게 됩니다. 시간이 지날수록 그 격차는 엄청난 차이의 결과로 다가올 것입니다. 오늘보다 나은 내일의 당신을 응원합니다.
