세계 최고의 컨설턴트가 만든 자료는 어떤 모습을..?
도쓰카 다카마사, <세계 최고의 인재들은 왜 기본에 집중할까>
우연히 집에서 사두고 먼지만 쌓아두고 있었던 책을 다시 한번 펼쳐봤습니다.
이 책의 저자 '도쓰카 다마카사'는 세계 최고의 컨설팅 기업과 은행을 모두 경험한 전문가 중에 전문가예요.
골드만삭스와 멕킨지 & 컴퍼니를 모두 경험했죠. 그래서 맨 처음 책을 사놓고 읽으면서
굳이 할 필요도 없고 자괴감만 쌓이는 저자와 나 사이의 간극을 계산하며 책을 덮었었습니다.
그런데 어제는 왠지 깔끔하고 새책 같은 이 책이 책장에서 몇 개월 만에 저의 눈길을 끌었어요.
그래서 조금만 보고 덮자는 마음에 책 중간부터 펼쳐서 읽기 시작했는데 생각지도 않게 컨설팅 기업에서 자료를 만드는 방법에 대해서 설명하는 파트가 있어 재미있게 읽었어요.
사놓고 뭐라도 얻어가는 게 있어서 기쁘면서도 공유하면 좋을 것 같아서 책의 일부를 소개해보고자 합니다.
(ppt를 많이 만드시는 분들에게 조금 도움이 될 꺼에요!)
사진 출처 : yes24맥킨지 그룹의 컨설턴트가 자료를 만들 때 중요하게 고려하는 것들
책 내용 일부를 공유하면 아래와 같아요.
일을 맡을 때는 그 자리에서 지시를 내린 사람과 완성된 일의 이미지를 공유한다. 그러기 위해서는 우선 5W1H(누가, 무엇을, 언제, 어디에서, 어떤 이유로, 어떻게)를 명확하게 확인해야 한다. 그리고 일이 완성된 전체적인 이미지를 그 자리에서 공유한다.
프레젠테이션 자료를 작성한다고 가정해보자. 우선 5W1H를 꼼꼼히 확인한다. 프레젠테이션 상대는 누구인가. 어떤 메시지를 전달해야 하는가. 언제 회의를 진행하는가. 언제까지 자료를 준비해야 하는가.
어떤 세팅을 해야 하는가. 프레젠테이션의 배경은 무엇인가. 프로젝터를 사용하는가 아니면
종이를 나눠 주는가 등이다.
여기서 상대방은 자료를 의뢰한 클라이언트가 될 수도, 그리고 직장 상사가 될 수도 있어요.
그리고 그 상대가 원하는 속도에 맞춰 무엇을 어떻게 그리고 어떤 형식으로 전달할지 초기에 아주 빠르게
의사결정을 하는 것이 중요하다고 합니다.
그리고 실제 자료를 만들 때 고려해야 하는 부분에 대해서 저자는 자세하게 설명하는데요.
자료를 작성할 때에는 우선 전체의 골격이 되는 구성부터 생각한다. 그때 특별히 염두에 두어야 할 점은 3W이다. 즉 누구에게(Who), 무엇을(What), 어떤 목적으로(Why) 프레젠테이션하는가를 잘 생각해야 한다.
3W를 명확하게 정리해두면 프레젠테이션의 흐름이 잡히고 개별 페이지를 정하는 데도 도움이 된다. 또한 프레젠테이션의 ‘오프닝’을 예행 연습하는 데 효과적이다. 다음으로 기승전결을 염두에 두면서 자료의 흐름을 만들어 간다.
자료를 만듬에 있어서 가장 중요하게, 그리고 시간을 들여서 고민해야 하는 부분은 '청중을 고려해서 어떤 메시지를 전달하는가' 라고 합니다. 그래서 컨설턴트들은 우선 자료를 만들기 앞서 컴퓨터와 멀찍이 떨어져 이면지 혹은 노트를 활용하여 4-5장 정도 초안을 수기로 작성한다고 합니다.
프레젠테이션은 단순히 메시지를 전달하기 위한 수단으로써만 활용될 뿐, 즉 형식일 뿐 ppt의 디자인, 배치, 폰트, 화려한 이미지와 도표들은 부가적일 뿐이라고 단정 지어서 말하죠. 그래서 맥킨지에서는 몇 가지 pt와 관련하여 규칙들이 있다고 합니다.
1. 모든 페이지는 흑백 또는 포인트가 되는 단 한 가지 색만 사용한다.
2. 한 페이지에 한 메시지를 전달한다.
이런 규칙들을 포함하고 있는 게 바로 멕킨지 노트입니다.
맥킨 노트
책에 설명되어 있는 멕킨 노트멕킨 노트는 위 그림에서 설명하는 것처럼
한 페이지에 어떤 내용을 담아야 하는지 간략하게 정리해놓은 노트입니다.
사실 저도 많은 ppt를 만들어 본 입장에서 그 자료를 설명하는 입장에서 어울리는 색을 선택하고,
화려한 이미지와 지루하지 않은 구조, 폰트 등 디자인에 신경을 많이 썼었는데
이 멕킨 노트를 보면서 깨닫는 것도 많고 반성하는 부분도 많았어요..
그래서 이 모양으로 프레젠테이션에 활용하기 위해서 구글에 검색을 해봤는데 따로 이런 멕킨 노트와
형식이 비슷한 노트를 찾기도 힘들고, 템플릿으로 활용되는 것도 찾아보기 어렵더라구요.
없으면 아쉬운 사람이 직접 만들어야겠다는 마음으로 책에 나와있는 멕킨 노트를 한번 만들어봤어요!!
최대한 색을 배제하면서 간결하게 디자인해서 응용하기가 굉장히 쉬울 것 같더라고요!!
그래서 이 형식은 사실상 프레젠테이션 초안을 만들 때에 복붙에서 한 페이지에 어떤 내용을 담아야
하는지 간편하게 볼 수 있는 일종의 프로토타입 역할을 할 수 있을 것 같아요.
그래서 아래와 같이 메시지와 타이틀의 위치만 조금 변경한 응용 버전도 만들어봤어요.
멕킨지에서는 폰트도 최대 2개를 넘어가지 않게끔 절제하고 있다는 말에 따라
타이틀은 모두 바탕체, 그리고 내용과 작은 글씨들(출처, 주의표시 등)은 고딕체로 통일했어요.
그래서 타이틀의 위치와 페이지에서 표시할 메시지이의 길이에 따라 위 3가지 버전이 나왔어요.
여기서 이제 들어갈 내용, 도표, 이미지까지 활용하면 아래와 같아져요.
그리고 최종적으로 위 단순 템플릿으로 만든 멕킨 노트를 실전에 활용하면 아래와 같이
엄청나게 깔끔하고 심플한 디자인에, 그리고 고민이 많이 필요하지 않은 디자인의 ppt가 완성돼요!!!
여기에 자료를 첫인상을 결정하는 표지 페이지
자료를 요약하는 목차 페이지와 챕터 페이지, 엔딩 페이지까지 추가하면 하나의 완성된 자료가 돼요.
책을 읽다가 도중에 갑자기 이런 템플릿을 만드는 저도 참 뭐하나 싶지만
그래도 다 만들고 나니 굉장히 뿌듯하고 어딘가에 쓸 날이 오지 않을까 싶어 기대중이에요ㅋㅋㅋㅋㅋ
나중에 저도 발표할 일이 생긴다면 이 멕킨 노트를 활용해서 자료를 만들어볼까 해요.
혹시라도 책 내용이 더 궁금하신 분들은 책을 사서 직접 읽어보시는 걸 추천드립니다!!
(혹시나 이 포멧이 필요하신 분이 있다면 프로필에서 '제안하기'를 통해 메일 주세요ㅎㅎ)
