직장인이라면 알아야 할 통화 꿀팁

직장에서 일을 할 때 전화를 하는 사람과 전화를 받는 사람 사이에서 보통 갑을이 있을까? 대부분의 사람들은 전화에서 갑을이 어딨 어?라고 반응할지 모르겠지만 갑을이 있다. 왜냐하면 통화를 거는 사람 입장에서는 사전 준비를 철저히 할 수 있지만 반대인 받는 입장에서는 어떤 준비와 예상도 없이 전화를 받기 때문이다. 그래서, 전화를 하는 쪽은 상황에 따라서 갑이 될 수 있고 받는 쪽에서는 을이 될 수 있는 것이다.

물론 다른 사업적 관계에서도 이건 적용될 수 있는데 특히 직장에서는 이 법칙이 더 잘 들어맞는다. 그렇다면 구체적으로 직장에서 전화를 걸 때 어떻게 하면 좋을까?

첫 번째는, 내가 전화를 거는 목적을 분명히 해야 한다. 내가 이 전화를 통해 확인할 사항이나 구체적으로 받아야 할 납기가 있다면 목표를 명확히 하는 것이 좋다. 그래야 그 목적에 맞게 준비를 할 수 있기 때문이다.

두 번째로, 이제 목적이 구체적으로 정해졌다면 이 목적을 얻을 수 있게 구체적인 질문과 요청사항을 정리해야 한다. 구체적이면 좋고 이전에 상대방과 주고받았던 메일내용이나 메신저 내용을 미리 준비해 두는 것도 좋다. 예로, “이전 메일에서 언급된 것처럼 이 납기를 반드시 지켜줘야 하고 사장님께서 이 납기를 지켜주시겠다고 한 증빙이 있습니다”라고 하면 전화받는 입장에서는 내가 그랬었나? 하고 일단 알겠다고 할 가능성이 크기 때문이다.

세 번째로는, 전화받는 상대방의 성향을 고려해서 대화를 시뮬레이션해봐야 한다. 내가 이렇게 얘기했는데 다르게 얘기하면 그때는 머라고 말하지? 말문이 막히지 않도록 상대방이 돌발 질문을 했을 때 대처할 수 있도록 예상해서 미리 준비해야 한다. 오랫동안 업무 관계를 유지해 온 사람이라면 특히나 더 예상이 쉬울 것이다.

네 번째로 시뮬레이션을 마쳤다면 대안을 마련해놔야 한다. 이렇게 준비했는데도 내가 원하는 걸 얻지 못했을 때 차선은 뭔지? 준비해 놔야 된다. 그래야 효과적으로 전화를 마무리할 수 있다.

전화는 간단한 것 같지만서도 중요하다. 그리고 특히 통화를 먼저 가는 사람이 더 유리하기 때문이 그 이점을 잘 살려 직장에서의 업무를 잘 처리하기 바란다. 다음에는 전화를 받는 입장에서는 어떻게 대처해야 좋을지 그 방법을 공개하겠다.