07 퍼실리테이션을 팀에 적용하기
-나는 워크스마트하는 팀장이다
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Mar 22. 2020
#나는 (***) 팀장이다 PART 7. 나는 (워크스마트하는) 팀장이다.
코로나 19는 일하는 환경과 방식에 혁신적인 변화의 바람을 일으키고 있습니다.
90년대생인 제 딸은 아침 9시면 저의 서재를 독점합니다. 할 수 없이 아내의 눈치를 보면서 식탁에 앉아 글을 씁니다.
재택근무이지만 눈치가 보이는지 월요일과 목요일에는 출근합니다. 팀장은 매일 출근을 한다는군요.
이커머스 직무로 해외 브랜드를 온라인으로 런칭하는 녀석은 고정적인 근무공간이 필요 없어 보이긴 합니다. 오히려 업무 강도가 높고 일에 집중하는 모습을 보입니다.
구성원이 마땅히 해야 하는 직무를 잘하고 있는지 팀장은 어떻게 모니터링을 해야 할까요? 모니터링이 되었다 하더라도 직면하지 않고 피드백이나 코칭을 하는 것은 분명 한계가 있습니다.
제4차 산업혁명, AI의 발달에 따라 워크스마트(일하는 환경과 방식)는 필연적으로 바뀌겠지요. 그렇지만 팀은 개인보다 위대하고 집단지성이 요구되는 다양한 과제를 직면할 때는 어떻게 할 것인가?
팀장이 구성원의 의견을 묻고 함께 성과를 창출하기 위해 필연적인 회의 및 미팅 운영은 팀장의 중요한 역할 중 하나입니다.
On-Off 미팅에서도 침묵하는 구성원들이 항상 존재할 것이고 [나는 (***) 팀장이다]에서 "침묵으로 일관하는 팀원의 의견을 끌어내는 방법"에 대해서 다루고 있습니다.
나는 워크스마트하는 팀장이다PART 7 중에서 침묵으로 일관하는 팀원의 의견을 끌어내는 방법에 대해서 저의 소견을 정리해 보겠습니다.
☞EPISODE
개발연구소를 맡은 팀장은 회의만 하면 팀원들에게 불만이 생깁니다. 팀원들에게 안건을 제시하라고 해도 꿀 먹은 벙어리처럼 대답을 하지 않고 팀장의 눈을 피하기 바쁩니다.
강 팀장: 다음 주 분기 워크숍과 관련하여 어떻게 운영하면 좋을지 아이디어를 이야기해보세요.
황 팀원: ….
김 팀원: ….
강 팀장: 별 의견 없으세요? 내 생각에는 강원도에 경치 좋은 펜션에서 오후에는 족구 좀 하고 워크숍을 잠깐 한 후 저녁에 술 한잔하고 다음날 간단히 산행하면 좋을 것 같은데 어때요?
~~~ 이하 생략 ~~~ [나는 워크스마트하는 팀장이다]에서 확인하십시오.
☞FEEDFORWARD
#나는팀장이다 에서의 제언
단순히 팀원에게 의견을 제시하라고 강요만 해서는 절대 자율적이고 창의적인 의견이 나오지 않습니다. 다양한 아이디어를 창출하기 위해서는 먼저 부하 팀원들이 자유롭게 이야기할 수 있는 분위기가 조성되어야 합니다.
부하 팀원들이 의견을 적극적으로 끌어내기 위한 방법으로 다음을 참고하시기 바랍니다.
먼저 회의에 대한 퍼실리테이터를 임명합니다.
두 번째, 사전에 회의 주제를 공유하고 개인 의견을 준비하게 합니다.
세 번째, 팀장 자신의 의견을 처음부터 말하지 않습니다.
네 번째, 브레인스토밍보다는 브레인라이팅을 합니다.
다섯 번째, 비난하는 말과 평가하는 말을 하지 않습니다.
효율적인 회의를 진행하기 위해서는 명확한 프로세스와 회의 운영 가이드(DIET)를 제시하고 있습니다.
☞THEORY ＆ ADVICE(제언)
책에서 언급한 퍼실리테이션(facilitation)에 대해서 개념 정의와 방법론에 대해서 정리해 갈 겁니다. 본 글에서는 개념 정의와 퍼실리테이티브 리더십(facilitative leadership)에 대해 소개해 드립니다.
퍼실리테이션(Facilitation)은 그룹토의를 이끌어 가는 방법으로서 Town Meeting이나 일반적인 Meeting에 있어 전체적인 프로세스를 설계하고 실행을 총괄하는 활동을 말합니다.
미팅을 운영함에 있어서 테마 선정, 참석자 선정, 양식 정의, 미팅 진행, 그룹 활동과 토론의 총괄 등을 진행 촉진 활동이 요구됩니다.
이를 위해 관련 Facilitation Skill들을 잘 이해하고 실제 수행하는 프로젝트나 미팅 등을 성공적으로 이끄는 사람을 Facilitator라고 정의합니다.
“촉진자는 그룹 역학 및 집단 대화를 형성하는 기술을 훈련받은 사람입니다. 임무는 적절한 사람들을 한 방에 모아서 그들이 더 큰 목적을 위해 집단적으로 생각하고, 꿈꾸고, 주장하고, 치유하고, 구상하고, 믿고, 연결하도록 돕는 것입니다.” ( Priya Parker, The Art of Gathering, Penguin, 2018)
퍼실리테이터는 한마디로 회의의 진행을 ( *** )하는 사람이라고 할 수 있습니다.
기본적인 Facilitation Skill을 정리해 봅니다.
1. 회의 참여자들이 회의 의제, 초점에 잘 맞추게 합니다.
2. 그들의 적절한 참여를 유도합니다.
적절한 Issues가 토론이 되도록 계획적으로 진행합니다.
3. 사회자, 진행자의 성격도 가미하고 있습니다.
전반적으로 회의의 토론 과정을 관리하고 리딩해 나갑니다.
4. 회의 Process의 ( *** )이며 Leader는 아닙니다.
5. 상황에 따라서는 Leader가 Facilitator를 겸할 수 있습니다.
6. 팀 내에 Facilitation Skill 받은 전문가가 Facilitator가 되면 더욱 효과적입니다.
7. 감정이 격한 토의의 경우 외부의 Facilitation 전문가가 효과적일 수 있습니다.
이미지 출처 : Hazel White and Mike Press9(mike press, 2019)☞퍼실리테이션은 준비가 핵심입니다.
회의실이 아닌 올바른 형태의 장소가 중요합니다. 언제 어디에서나 움직일 수 있고, 다과를 꾸밀 수 있는 가구, 꽂을 수 있는 물건, 플립 차트와 프로젝터를 활용하기 위한 벽이나 창문 공간이 있으면 좋습니다. 세션을 계획하는 데 전체 시간의 80%가 소요될 수 있을 만큼 준비가 전부라고 봐도 됩니다.
탁월한 퍼실리테이터가 되기 위해서는 세션의 목표가 무엇인지를 명확하게 이해하고 지속적인 참여를 유지하기 위해 다른 리듬과 형태의 활동을 갖는 세션이 계획되어 있어야 합니다. 개인 및 그룹 활동이 혼합되어 있으며 진지하고 유쾌한 활동이 결합되게 준비해야 합니다.
팀장이 미팅이나 회의를 시작 또는 종료 시간을 어떻게 활용할지를 검토해 보시기 바랍니다. 시작에서 본론 전개, 마무리 등의 활동 시간을 유연하게 계획해야 실전에서 최적화된 운영이 가능할 수 있습니다.
퍼실리테이터는 장소 세팅을 위해 적어도 30분 전에는 예약한 장소에 도착하고, 포스트잇, 이젤 패드, 칼라 펜 세트, 다과 등 의 준비물을 정리하기 위해 요구되는 시간이기 때문입니다.
☞ Facilitative Leadership Skills
그룹 상호 작용을 촉진하는 과정의 기본 기술은 다음과 같습니다.
참가자의 역할을 선택할 수 있게 합니다.
팀으로 일할 때 그룹 상호 작용의 기본 역할에는 촉진자, 서기, 시간관리자, 관찰자가 포함됩니다.
퍼실리테이터는 숙련된 피드백 및 코칭을 제공할 수 있어야 합니다.
숙련된 Facilitative Leader는 다음 역량을 보유해야 하며 수행할 수 있어야 합니다.
모든 사람이 원하는 결과와 결과를 추구하는 방법을 명확하게 확인해 주어야 합니다.
모든 사람을 자원으로 사용할 수 있어야 합니다.
참가자의 시간을 효과적으로 사용할 수 있어야 합니다.
이용 가능한 정보를 잘 활용해야 합니다.
의제에 대해 명확성을 유지해야 합니다.
역할에 따른 분명한 책임에 유지해야 합니다.
따라야 할 프로세스 또는 단계를 명확하게 합니다.
모니터링 프로세스를 지켜야 합니다.
현황을 파악하기 위해 관련 질문을 합니다
공통의 이해를 보장하기 위해 질문과 요약을 합니다
시각 자료의 적절한 사용을 보장합니다
갈등과 혼란을 인정하고 해결합니다
혼란과 갈등이 시작되면 그룹을 다시 진행합니다.
참가자의 참여를 일관성 있게 관찰합니다.
해석의 필요성을 최소화하면서 참여를 구체적으로 유지합니다.
그룹 내에서 정중한 의사소통을 유지하도록 합니다.
주제에 대한 충분한 정보를 개발하고 비판적인 토론을 피합니다
결정을 내리기 전에 대안을 완전히 탐색해야 합니다.
의견의 차이를 장려하고 탐구해야 합니다.
토론에 대한 적절한 개입을 합니다.
(Dennis Kinlaw의 팀 관리 촉진에서)
