퍼실리테이션 향상 스킬

- 퍼실리테이션 스터디 모임의 참고자료(1)

2월부터 퍼실리테이션 스터디를 운영합니다.

50명이 넘는 참가자들과 2시간씩 6회 총 12시간을 함께 공부해야 됩니다.

2005년부터 워크숍 퍼실리테이터를 진행해 왔지만 이론적 근거가 부족했습니다.

이번 기회에 저의 퍼실리테이션에 대한 철학과 방법과 의미를 정리해 보는 차원에서 본 글을 옮겨봅니다.

이후에도 참가자들이 사전학습할 수 있도록  포스팅할 계획입니다.

퍼실리테이션이란 무엇입니까?

facilitation의 사전 정의를 찾아보면 (캠브리지 사전 ) 다음과 같은 결과를 얻을 수 있습니다.

조금만 더 연구하면  중립을 유지하면서 프로세스를 주도하고 참여를 만드는 데 중점을 둔 것을 알 수 있습니다. 따라서 다음과 같이 정의를 더 정제할 수 있습니다.

"퍼실리테이션은 사람들의 참여, 소유권 및 창의성을 장려하는 방식으로 합의된 목표를 향한 프로세스를 통해 참가자를 이끄는 기술입니다."

여기에서 퍼실리테이터는 촉진하는 사람이라고 쉽게 말할 수 있습니다.  Google의 정의에 따르면 촉진자는 "행동이나 과정을 쉽게 또는 쉽게 만드는 사람"입니다.

퍼실리테이터의 역할은 무엇인가요?

촉진자는 토론에 참여하는 사람들을 위해 '일을 더 쉽게 만들기' 위해 수행해야 할 다양한 작업이 있습니다.

·   그룹 내의 개인이 공통 목표를 이해하도록 지원합니다.

·   사람들이 함께 프로세스를 진행하도록 돕습니다.

·   대화를 구조화하고 적절한 그룹 촉진 기술을 적용하여 효과적인 토론을 유지합니다.

·   참여를 촉진하고 사람들이 가치를 더하는 아이디어, 생각 및 관점을 제시하도록 합니다.

·   참가자들이 공통 관심사를 가진 그룹에 있는 것처럼 느끼게 합니다.

진행자의 역할에 대한 다양한 각도를 이해하고 싶다면 다음 비유가 도움이 될 것입니다. 촉진자는 다음과 같이 인식될 수 있습니다.

·  토론을 위한 '촉매' : 그녀는 대화에 직접 참여하지 않고도 입력(아이디어, 의견)을 원하는 결과(세련된 아이디어, 결정, 전략 등)로 변환하는 것을 가능하게 합니다.

·   오케스트라 의 ' 지휘자' : 그녀는 모든 음악가(그룹 참가자)를 동기화하여 원하는 결과, 즉 음악가의 복잡한 상호 작용, 창의성 및 전문성의 조화로운 음악적 표현을 위해 악기 사용을 최적으로 안내합니다. "지휘자"가 참가자를 안내함에 따라 진행자가 모든 개인이 따라야 할 합의된 규칙과 규범을 준수하도록 돕는 시스템이 유기적으로 생성됩니다. 이런 식으로 그녀의 노력은 "오케스트라"의 각 사람이 자신보다 더 위대한 것을 만들 수 있도록 합니다.

·   ' 코치': 그녀는 그룹이 함께 일하는 건설적인 방법을 형성하고, 그룹의 필요와 희망을 식별하고, 공동으로 달성하고자 하는 결과에 도달하도록 돕습니다.

퍼실리테이터가 왜 중요한가요?

회의에 진행자의 참석이 중요한 몇 가지 이유가 있습니다.

첫째, 회의가 클수록 제어하고 관리하는 데 더 많은 노력이 필요합니다. 두 명의 동료와 함께 기술적인 질문에 대해 빠르게 논의할 때 많은 조직과 계획이 필요하지 않을 수 있습니다. 하지만 15명이 2일 동안 진행하는 워크숍이라면 준비와 과정을 관리하는 데 무한한 관심이 필요합니다. 그룹 퍼실리테이션 기술은 퍼실리테이터가 대규모 그룹 환경에서 효율적이고 팀을 쉽게 조정할 수 있도록 도와줍니다.

둘째, 중립적인 외부 촉진자가 있으면 회의실에 있는 다른 모든 사람들이 대화에 완전히 참여할 수 있습니다. 팀 관리자가 참석하는 연례 전략 계획 회의를 예로 들어 보겠습니다. 그녀는 회사에 좋은 전략이 무엇인지에 대한 자신만의 아이디어가 있습니다. 그러나 방에 있는 다른 모든 사람들도 마찬가지입니다! 퍼실리테이터는 자연스럽게 회의 과정에 대한 권한을 가집니다. 관리자가 프로세스를 촉진하는 경우 콘텐츠 기고자 및 프로세스 권한과 같은 역할을 혼동하기 쉬워 토론 중에 잠재적인 어려움이나 긴장을 유발할 수 있습니다.  다르게 말하면, 그룹의 관리자이자 지식이 풍부한 전문가로서 프로세스를 촉진하거나 좋은 회사 전략을 세우는 데 기여하는 데 관심을 기울이고 싶습니까? 그렇기 때문에 한 사람이 그룹 구성원이 함께 일하는 방식에 집중하는 데 완전히 전념하는 것이 유용한 이유입니다.

셋째, 회의의 위험이 높을수록 회의 운영에 전문가가 있는 것이 더 중요합니다. 비생산적인 첫 번째 시도로 인해 다중 이해 관계자 회의를 반복해야 하는 것은 비용이 많이 들고 회의 후원자에게 큰 손실을 입힙니다. 퍼실리테이터는 회의의 성공을 보장합니다.

퍼실리테이터는 어떤 일을 하나요?

퍼실리테이터는 기본적으로 회의나 워크숍이 열리도록 모든 올바른 좌표를 설정하고 결과를 산출하는 사람입니다. 프로세스는 상황에 따라 다를 수 있지만 대부분의 경우 진행자는 워크숍이나 회의 진행에 참여할 때 다음과 같은 책임을 집니다.

·  디자인 및 계획 : 촉진의 초석은 세션의 목표가 무엇인지 이해하여 목표를 달성할 수 있도록 하는 것입니다. 목표를 알고 나면 올바른 그룹 프로세스를 설계하고 결과를 달성하는 데 도움이 되는 적절한 촉진 기술을 선택해야 합니다. 건전한 일정이 있으면 자신감을 유지하고 이벤트 기간 동안 필요에 따라 조정하는 데 도움이 됩니다.

·  프로세스 실행 및 회의 촉진: 세션이 시작되면 설계된 프로세스를 통해 그룹을 안내하고 참여를 권장하며 그룹이 목표를 달성할 수 있도록 도와야 합니다. 다음은 세션 동안 진행자가 구체적으로 하는 일의 가장 중요한 요소입니다.

o   콘텍스트 및 기본 규칙 설정 : 세션의 목표 및 의제에 대해 모든 사람이 동일한 페이지에 있는지 확인하고 모든 사람이 회의 규칙을 인식하고 동의하도록 하는 것입니다. '의견, 질문에 대한 답변 등. 촉진 모범 사례에는 모범을 보이는 것이 포함됩니다. 기본 규칙을 설정하는 것은 좋은 출발점입니다.

o   참여 장려: 모든 참가자가 자신의 의견을 공유할 수 있는 환경을 조성합니다. 여기에는 얼음을 깨고 사람들이 회의 준비를 하도록 돕고 대화 참가자의 기여를 인정하는 일이 포함될 수 있습니다. 이것은 진행자가 가질 수 있는 가장 중요한 그룹 촉진 기술 중 하나입니다. 방에 있는 모든 사람의 참여를 독려할 수 있다면 다른 모든 것이 제자리를 찾기 시작할 수 있습니다.

o   토론 촉진: 중립을 유지하면 대화를 시작하고 마무리하여 합의점을 강조하고 주요 내용을 요약하는 데 도움이 됩니다. 필요할 때 개입하고 그룹이 결과를 명확히 하도록 돕습니다.

o   시간과 공간 유지: 그룹을 프로세스의 여러 단계로 안내하는 동안 집중하고 참여하는 분위기를 유지하십시오. 생산적인 토론을 할 수 있도록 타이밍에 유의하고 환경을 지지하도록 하십시오. 촉진자로 참석하고 가장 기본적인 촉진 기술까지 기억하십시오. 기본을 흐트러뜨리면 회의나 워크숍이 성공할 수 없다!

o   그룹 작업의 효율성을 주시하고 필요한 경우 프로세스를 조정합니다. 진행자로서 주요 초점은 그룹 작업의 좋은 추진력을 유지하고 모든 참가자가 세션 중에 솔루션을 찾는 데 기여하도록 하는 것입니다. 협력이 제대로 이루어지지 않거나 프로세스가 중단된 것을 발견한 경우 계획을 조정하고 그룹이 정상 궤도에 오르도록 돕는 올바른 기술을 찾는 것은 귀하의 책임입니다. 그룹 진행은 쉽지 않지만 워크숍 진행자는 프로세스를 인식하고 회의실에서 무슨 일이 일어나고 있는지 경고함으로써 모든 사람이 성공하도록 도울 수 있습니다.

o   결과 기록: 합의, 합의점, 결정 및 조치 항목 등 모두를 기록해야 하며 이벤트 기간 동안 모든 참가자가 볼 수 있도록 유지하는 것이 좋습니다. 효과적인 촉진은 그룹과 팀을 위한 열린 대화를 만드는 것입니다. 회의나 워크숍의 결과를 기록하고 공유하는 것은 훌륭한 일을 하는 진행자의 특징입니다.

회의 준비를 위한 촉진 기술

·  올바른 질문하기

·  프로세스 설계

·  의제 계획

·  이해관계자 커뮤니케이션

·  조직화 및 프로젝트 관리

1. 올바른 질문하기

모든 회의 또는 워크숍에는 명확하게 정의된 목표가 있어야 하며 진행자로서 목표에 대해 명확해야 합니다. 회의 뒤에 숨겨진 동기를 이해하기 위해 질문을 하고 목표에 대해 클라이언트와 합의를 이끌어냅니다.

고객의 요구 사항을 충족하는 솔루션을 찾기 위해 이벤트의 다양한 이해 관계자가 원하는 것이 무엇인지 이해하기 위해 요구 사항 평가 중에 더 진행할 수 있습니다. 잘못된 질문을 하는 그룹 촉진은 좌절이나 시간 낭비로 이어질 수 있습니다. 효과적인 촉진의 특징은 명확성과 목적입니다. 초기에 이를 바로잡아야 합니다!

2. 프로세스 설계

달성하고자 하는 결과를 알게 되면 그에 맞는 프로세스를 찾을 때입니다. 그러나 "적절한 프로세스를 찾는다"는 것은 무엇을 의미합니까?

·  촉진자로서 당신은 그룹의 생각을 돕고 있습니다. 따라서 올바른 프로세스를 찾는 것은 그룹이 효과적으로 생각하는 데 도움이 되는 구조를 찾는 것입니다. 이것은 공개 토론일 수도 있고, 진행자로서 다양한 기술을 사용하여 그룹이 관점을 교환하고, 문제를 분석하고, 아이디어를 생성하고, 결정을 내리는 데 도움이 되는 구조화된 토론일 수 있습니다.

· 그룹 촉진 토론의 일반적인 구조는 발산 및 수렴적 사고를 적용하는 것입니다. 첫째, 그룹이 시야를 넓히고 새로운 아이디어나 솔루션을 생성하도록 돕습니다. 그런 다음 최종 결정을 내리기 위해 만든 옵션의 범위를 좁힐 수 있도록 도와줍니다.

·  참가자들이 이벤트 내내 계속 참여해야 한다는 관점에서 올바른 프로세스를 찾는 것이 필요합니다. 그룹 참여는 진행자가 워크숍 전반에 걸쳐 의식해야 하는 것입니다.

·  종종 세션을 대화식으로 유지하고 높은 참여도를 유지하기 위해 특정 촉진 기술을 사용하기로 선택합니다.

·  적절한 프로세스를 설계할 수 있도록 원하는 결과를 염두에 두십시오. 워크숍 진행자는 전체 워크숍이 그룹이 생산적인 결과를 향해 나아가도록 도울 수 있도록 이 점에 특별한 주의를 기울여야 합니다.

·  귀하(및 그룹)가 원하는 결과가 여러 개인 경우 각각에 도달하기 위한 명확한 프로세스가 있는지 확인하십시오. 워크숍이나 회의를 위한 프로세스를 신중하게 구성하지 않은 경우 그룹 진행 기술을 테스트할 수 있습니다. 진행자는 우선순위를 지정하고 그룹에 대한 현실적인 기대를 가져야 함을 기억하십시오. 회의나 워크숍 중에 진행자가 압도되지 않도록 설계 프로세스의 이 단계에서 비판적이어야 합니다.

3. 의제 계획

회의실에 앉아 있는 참가자들의 자연스러운 관심 수준의 현실과 함께 프로세스가 작동하는지 확인해야 합니다.

적절한 계획은 가장 중요한 촉진 기술 중 하나입니다. 이 단계를 서두르거나 건너뛰지 마십시오. 귀하의 촉진 연습은 이 단계를 잘 이해하고 향후 워크숍 및 회의를 위해 학습함으로써 도움이 될 것입니다.

워크숍 의제를 계획할 때 고려해야 할 몇 가지 요소가 있습니다.

· 시간 제약 : 세션에는 시작 시간과 종료 시간이 있으며 참가자는 일반적으로 종료 시간을 준수하기를 기대합니다.

·  휴식 시간: 세션이 90-120분 이상 지속되는 경우 세션에 휴식 시간(예: 커피 휴식 또는 점심시간)을 포함해야 합니다.

·  참가자 수: 그룹 토론은 자연스러운 한계가 있으므로 그룹 퍼실리테이션에 참여하는 모든 사람이 이를 고려해야 합니다. 일정 규모 이상에서는 모든 사람이 참여하는 토론이 어렵습니다. 그룹이 특정 크기보다 큰 경우(토론 유형에 따라 다름) 참가자를 여러 그룹으로 나누고 일부 회의와 토론을 병렬로 실행해야 할 것입니다. 당연히 시간이 더 많이 걸립니다.

더 큰 그룹이 있는 경우 다음 사항을 명확히 하는 것이 좋습니다.

o   세부 세션이 세션에서 병렬 트랙을 실행하도록 합니다.

o   다른 하위 그룹이 전체 그룹에 다시 보고하도록 합니다

·  Ice Break : 참가자들이 서로 친숙한가요?  이것과 세션의 특성에 따라 분위기를 조성하고 사람들이 서로 알아가는 데 얼마나 많은 노력이 필요한지 결정됩니다. 효과적인 촉진이란 모든 사람을 워밍업시켜 세션의 핵심에 들어가면 생산성을 높일 수 있음을 의미합니다.

·  상호 작용 혼합 : 일대다 형태의 프레젠테이션에서 개인 작업, 소그룹 및 대규모 그룹 토론에 이르기까지 다양한 유형의 상호 작용이 있습니다. 세션 전반에 걸쳐 다양한 상호 작용 유형의 건강한 균형은 참가자가 계속 참여하는 데 도움이 됩니다.

·  방과 환경은 어떻게 능동적인 참여를 지원할 것인가? 적절한 방과 좌석배치를 계획하고 방의 장벽을 제거하십시오. 방, 물리적 환경 및 회의장 설정은 효과적인 촉진을 쉽거나 더 어렵게 만들 수 있습니다. 미리 계획하고 진행자로서 진행하는 회의나 워크숍의 계획을 파악하십시오.

·  회의의 한 주제가 다른 주제로 어떻게 흘러갈까요?

·  마무리 및 마무리: 세션을 어떻게 적절하게 종료해야 합니까?

3. 이해관계자 커뮤니케이션

대부분의 경우 참가자에게 계획 중인 프로세스에 대해 알려야 하며, 일반적으로 모든 준비가 원활하게 진행되도록 안정적인 커뮤니케이션을 유지해야 합니다. 최고의 촉진자는 프로세스 전반에 걸쳐 참가자와 접촉하고 일부 참가자와 접촉할 수도 있습니다. 모든 수준에서 원활한 의사소통은 진행자와 그룹 촉진에 관련된 모든 사람에게 절대적으로 필요합니다.

대부분의 참가자는 회의의 절차와 의제를 알고 싶어 할 것입니다. 워크숍에 참석한 많은 사람들의 시간 가치를 고려한다면 회의와 워크숍은 특히 비용이 많이 들 수 있습니다. 그들은 그룹 회의가 잘 운영될 것이라는 확신을 원합니다. 따라서 마음의 평화를 위해 설계 프로세스 전반에 걸쳐 참가자들을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 이것은 또한 목표와 그룹에 대한 추가 통찰력을 얻을 수 있는 기회를 제공하여 올바른 세션 디자인을 찾는 데 도움이 됩니다.

4. 조직화 및 프로젝트 관리 기술

회의를 위해 방을 적절하게 설정하는 것이 중요합니다. 휴식 시간에 음식과 음료가 제공되도록 케이터링을 준비하고 적절한 회의 도구를 가까이에 두십시오. 이는 간과하기 쉬울 수 있지만 이를 올바르게 수행하는 것은 촉진 모범 사례의 일부입니다. 중요한 장비와 도구를 놓치면 답답하거나 스트레스를 받을 수 있으며 그룹 진행을 더 어렵게 만들 수 있습니다.

워크숍 준비의 물류 측면에는 무수히 많은 사소한 작업과 할 일이 있습니다. 어떤 경우에는 클라이언트 측에서 도움의 손길을 얻을 수 있으며 누군가는 귀하가 설계하고 요청한 대로 모든 것이 정리되도록 도와줄 것입니다. 다른 경우에는 이 작업을 단계별로 혼자서 수행해야 할 수도 있습니다. 모든 것이 물류와 함께 잘 진행되고 있는지 확인하고 무언가가 필요할 때 올바른 순서대로 진행되어야 합니다.

회의를 촉진하는 퍼실리테이션 스킬

적절한 준비 후에 진행자의 작업에서 가장 흥미로운 부분은 실제로 세션을 실행 및 관리하고 프로세스를 통해 사람들을 안내하는 것입니다. 퍼실리테이터에게 필요한 퍼실리테이션 기술은 다음과 같습니다.

1. 포용적인 환경 조성

원활한 회의를 위해서는 모든 그룹 구성원의 참여가 필수적입니다. 촉진자로서 할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나는 참여를 장려하는 분위기를 조성하는 것입니다. 이것은 부분적으로 세션 디자인에서 비롯됩니다. 사람들이 마음을 열고 말하기 시작하는 데 도움이 되는 아이스 브레이킹 및 알아보기 게임을 포함합니다. 다른 부분은 회의실 설정이 사람들의 적극적인 기여를 지원하는지 확인하는 것입니다. 즉, 모든 사람이 서로를 볼 수 있도록 하고 방에서 장벽을 제거하십시오. 그룹이 서로의 말을 들을 수 없으면 그룹 퍼실리테이션이 어렵습니다!

2. 명확한 지침 및 지침 전달

세션의 의제를 설계하는 동안 계획한 촉진 활동 동안 그룹 구성원이 어떻게 행동할지 분명히 상상했을 것입니다. 이제 워크숍 참가자들과 함께 미팅룸에 있으므로 그룹에게 요청하는 내용도 명확하게 설명해야 합니다. 효과적인 촉진은 명확성을 기반으로 합니다. 다음은 도움이 될 몇 가지 실용적인 팁입니다.

·   특정 활동이 유용한 이유를 설명하십시오.

·   참가자가 취할 단계를 명확하고 순차적으로 설명합니다.

·   시간 제약에 대해 명확히 하십시오.

·   가능하면 참가와 발언을 생성하도록 요청한 적절한 유형의 예를 보여주십시오.

·   필요할 때 참조할 수 있도록 지침을 보여줍니다. (예를 들어, 플립차트 용지나 파워포인트 슬라이드에 지침을 미리 작성하십시오.)

3. 그룹 역학 촉진

각 그룹은 구성원 간의 구체적이고 정교한 상호 관계와 함께 고유한 역동성을 가지고 있습니다. 촉진자로서 당신은 모두가 참여하는 참여적인 분위기를 조성하기를 원합니다. 그룹의 역동성과 개인이 참여하는 방식에 주의를 기울이는 것은 그룹 촉진 시나리오에서 중요합니다.

분위기를 파악하고, 감정적 온도를 측정하고, 그룹이 잠재력을 달성하도록 돕는 기술을 숙달하려면 연습이 필요합니다. 이 모든 것에 대해 공감은 가장 필수적인 촉진 기술 중 하나입니다.

4. 공감

갈등이 많은 주제는 참가자의 감정을 자극하며 논쟁은 토론의 자연스러운 일부입니다. 그러나 모든 사람이 동등하게 열을 받는 것은 아닙니다. 그룹이 해결하고자 하는 문제에 대한 솔루션으로 안내하는 동안 그룹 내의 개인이 상황에 대해 어떻게 느끼는지 주의를 기울이는 것이 중요합니다.

공감 능력이 없는 퍼실리테이터는 효과적인 워크숍 퍼실리테이터가 될 수 없습니다. 사람들이 토론의 흐름에서 뒤처지거나 빠지지 않도록 하십시오. 정의에 따르면 그룹 촉진은 그룹의 모든 사람이 건강하고 생산적인 방식으로 기여하도록 돕는 것을 의미합니다.

5. 적극적인 경청

효과적인 대화의 기본 조건은 사람들이 자신이 듣고 있다는 느낌을 받는 것입니다. 적극적인 경청은 최고의 그룹 촉진 기술 중 하나이며 종종 생산적인 토론의 기초가 됩니다.

촉진자로서 능동적인 경청 기술을 연습하고 모든 참가자가 똑같이 하도록 격려하십시오. 또한 의역, 인용, 요약과 같은 기본적인 언어 도구는 그룹이 자신의 생각을 듣고 있다는 것을 보여주는 데 많은 도움이 됩니다.

6. 대화를 용이하게 하는 언어 기술

간단한 언어 도구에 대해 말하면 토론을 촉진하고 참가자의 참여를 유도하며 모든 사람이 참여하도록 하기 위해 진행자가 회의에서 자신 있게 사용할 수 있어야 하는 몇 가지 기본 기술이 있습니다.

언어 촉진 도구

· 탐색 : 탐색은 토론의 특정 주제나 요점에 대한 그룹의 분위기나 일반적인 의견을 결정하는 데 사용됩니다. "좋아요 싫어요" 설문조사를 요청하는 것만으로도 그룹의 일반적인 의견에 대한 인상을 받을 수 있습니다.

· 패러프레이징 : 패러프레이징이란 앞에서 말한 것과 같은 내용을 자신의 말로 표현하여 나와 상대방이 같은 이해를 하고 있는지 확인하는 것을 의미합니다.

· 질문 또는 의견 리디렉션: 질문을 그룹으로 리디렉션 하면 참가자가 토론에 더 많이 참여할 수 있습니다. 또한 집단 성찰을 장려하기도 합니다.

· 다시 연결 및 참조: 그룹이 토론을 따르고 이전 토론이나 아이디어를 회상하여 아이디어를 연결하는 데 도움이 됩니다.

· 관점의 전환 : 그룹이 토론의 어느 지점에서 멈춘 경우 관점을 전환하고 문제를 다른 각도에서 바라보십시오.

·  요약 하기: 반복은 이해를 촉진하고 지금까지 논의된 내용을 요약하면 그룹이 이미 내린 결론을 바탕으로 구축하는 데 도움이 됩니다.

· 긍정적 강화하기: 덜 주장하는 사람들이 자신의 의견을 말하도록 격려하는 것이 중요합니다. 그러므로 누군가가 좋은 점을 이야기하면 그렇게 말해서 그의 참여를 보여주는 것이 감사하고 나중에 그는 또 다른 아이디어를 내놓을 만큼 자신감을 갖게 될 것입니다.

· 조용한 구성원 포함 시키기: 말이 적은 구성원이 토론에 참여하도록 권장합니다. 그들의 의견을 직접 물어보고 궁금한 점이 있으면 물어보세요. 동시에 사람들은 서로 다른 학습 및 사고방식을 가지고 있으며 너무 많이 '권장'되면 편안함을 느끼지 못할 수 있음을 명심하십시오. 진행자는 다양한 참가자의 요구 사항에 주의를 기울이고 그룹이 함께 앞으로 나아갈 수 있도록 도와야 합니다.

7. 갈등 관리

긴장을 처리하고 분산시키는 능력은 전문적인 촉진자를 다른 사람들과 차별화시키는 기술입니다. 그룹 촉진은 종종 흥미롭고 생산적이지만, 당신이 촉진할 수 있는 워크숍이나 회의에서 의견 차이가 생길 수 있습니다.

그룹에는 목표가 있으며 이를 달성하려면 개인차가 처리되어야 함을 기억하십시오. 세션의 시간과 범위를 고려할 때 모든 대인 관계의 차이가 해결될 수 있거나 해결되어야 하는 것은 아닙니다. 그러나 긴장을 분산시키기 위한 올바른 기술과 그룹 프로세스를 아는 것이 중요합니다. 때로는 작업을 더 작은 그룹으로 나누거나, 휴식을 취하거나, 관점을 바꾸거나, 풍경을 바꾸는 등의 작업을 의미할 수 있습니다.

8. 어려운 상황 처리

갈등이 쌓여있는 상황을 다루는 것은 효과적인 촉진에 대한 가장 큰 도전 중 하나입니다. 종종 대화에서 발생하는 불일치 뒤에는 근본적인 갈등이 있습니다.

"어려운 참가자"를 만날 수도 있습니다. 사람들은 그렇게 행동하는 데에는 이유가 있고, 자신의 입장을 이해하려고 노력하지 않으면 세션에서 계속 강경한 플레이를 할 수 있습니다. 그러나 여전히 그룹에는 자체 목표가 있으며 한 사람이 모든 관심을 가로채는 것은 위험한 트랙이라는 점을 명심해야 합니다.

어떤 때는 그 사람과 개인적으로 대화하여 무엇이 그들을 움직이는지 알아내고 최소한 그들의 행동이 그룹에 어떤 영향을 미치는지 이해할 수 있도록 피드백을 제공하는 것이 더 나을 수 있습니다. 대인 관계 의사소통은 효과적인 촉진의 중요한 부분이며 이러한 촉진 기술을 갖추면 워크숍에서 작업을 훨씬 쉽게 할 수 있습니다.

9. 공감대 형성의 기술

다양한 관점이 토론에서 자연스럽게 나옵니다. 그룹이 서로 다른 의견 사이에서 공통점을 찾도록 돕는 동시에 모든 사람이 받아들일 수 있는 결정에 도달하도록 돕는 것이 촉진자의 역할입니다. 이 맥락에서 합의란 모든 사람이 최종 결정에 동의해야 한다는 의미가 아니라 모든 사람이 그룹과 의견을 공유할 기회를 가지며 특정 결정이 내려진 이유를 사람들이 알고 있다는 의미입니다.

즉, 이를 투명 프로세스 생성이라고 합니다. 예를 들어, 아이디어 생성 활동 후에 가장 선호되는 아이디어를 제시하는 기술로 간단한 점 투표를 사용하기로 선택한 경우, 가장 인기 있는 아이디어만 추가로 고려되는 이유를 모두에게 알려야 합니다. 그런 식으로 모든 사람이 최종 결정으로 이어지는 과정을 이해하게 됩니다. 촉진은 과정을 더 간단하거나 쉽게 만드는 기술이라는 것을 기억하십시오.

10. 시간 관리

회의에는 시간제한이 있습니다. 이것은 효과적이고 생산적인 조직 문화에서 특히 그렇습니다. 신중하게 만든 의제는 세션 중 각 활동에 할당할 수 있는 시간을 고려해야 합니다. 크거나 복잡한 그룹과의 그룹 촉진은 특히 좋은 시간 관리 기술을 요구합니다.

촉진자의 역할 중 일부는 시기적절한 대화와 결정에서 그룹을 안내하는 것입니다. 회의 중 지나가는 시간을 인식하고 활동에 시간이 부족할 때 참가자에게 알리는 것이 중요합니다.

일반적으로 효과적인 촉진은 효율적인 시간 기록을 전제로 하며, 논의에서 초과 근무에 대한 근거가 충분한 예외만 있습니다. 계획보다 시간이 더 오래 걸리는 일이 발생하면 일반적으로 의제에 있는 다른 항목이 희생된다는 사실을 기억하십시오.

11. 참가 그룹의 에너지 수준 측정

일부 활동에는 참가자의 더 많은 관심이 필요하고 일부는 덜 필요하지만 하루 종일 워크숍에서 동일한 수준의 관심과 에너지를 유지하는 개인은 없습니다. 괜찮습니다. 촉진자로서 당신은 그룹 전체의 관심 수준이 매우 낮아질 때를 잘 관찰해야 합니다.

다양한 그룹 활동으로 세션을 설계하여 사람들의 참여를 유지하고 최소한 90-120분마다 정기적으로 휴식을 취할 수 있습니다. 둘째, 에너지 수준이 생산적인 작업에 필요한 것보다 낮을 때 방에 에너지를 주입하기 위해 약간의 활력을 주는 활동을 사용하십시오.

12. 유연성

이벤트를 위한 좋은 프로세스를 계획하면 엄청난 도움이 될 것입니다. 준비한다는 것은 예상치 못한 상황에 자신 있게 대처할 수 있고 필요에 따라 미리 계획된 프로세스를 보다 쉽게 조정할 수 있음을 의미합니다. 일반적으로 활동과 토론은 처음에 계획한 것보다 더 많은 시간이 소요됩니다. 그룹에는 더 많은 휴식이 필요할 수 있습니다. 새로운 의제 항목이 나타날 수 있습니다.

퍼실리테이터로서 즉석에서 적응할 수 있는 능력은 필수적인 기술이며 그룹과 의제에 대한 잠재적인 변경 사항을 의사소통하고 확인하는 것도 필요합니다. 하루가 끝나면 촉진자로서 그룹이 원하는 공통적이고 합의된 목표를 달성하도록 돕고 있습니다. 따라서 원하는 결과에 변경 사항이 있으면 그룹에서 동의해야 합니다.

13. 중립 유지

“내용에 중립을 지키면서 과정에 대한 전문가가 되십시오.”

이것은 퍼실리테이터의 자연스러운 신조입니다. 그것은 당신의 아이디어에 관한 것이 아니라 그룹이 원하는 것을 달성하도록 지원하는 것입니다.

그러나 진행자가 콘텐츠에 자연스러운 관심을 갖는 상황이 있습니다. 결국 세상의 모든 회의에 외부 중립적인 촉진자를 데려올 수는 없습니다. 어떤 이유로든 진행자로서 내용 중립적이지 않다면 처음부터 그룹과 함께 이에 대해 분명히 해야 합니다. '진행자 모자'를 쓰고 있을 때와 '참가자/내용 전문가 모자'를 사용할 때 명시적으로 나타내십시오.

기록 결과 대화의 주요 내용을 녹음하는 것은 그룹 진행 상황을 추적하고 동일한 주제로 돌아가지 않도록 하는 데 필수적입니다. 유능한 진행자로서, 시각적 기록(예: 참가자가 작성한 포스트잇, 스케치 등) 또는 서면 기록(예: 결론 작성)을 통해 핵심 메시지를 캡처하고 강조 표시해야 합니다. 기록된 모든 통찰력은 조치 설정 및 후속 조치를 위한 유용한 기준선을 제공합니다. 끝.

출처 및 인용 편집 : www.sessionlab/blog/facilitation-skills. by Rober Cserti, 2019.

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