바쁜 실무자를 위한 자동화 Tool - Zapier
회사에서 돌아가는 모든 오퍼레이션이 시스템으로 구현되기에는 현실적으로 어렵다. 특히 루틴 하지만 그 영역이 전사적인 관점이 아니라 조직 또는 개인의 업무에 국한된다면 테크 리소스가 항상 부족한 스타트업에서 구현을 지원받기는 사실상 어려운 것이 현실이다.
거기에 이미 많은 영역들이 외부 서비스로서 존재하고 효율적인 오퍼레이션을 지원하고 있는 만큼 더더욱 핵심 기능이 아닌 운영 프로세스는 시스템으로 구현되기 힘든 상황이다. 대표적인 외부 서비스로는 구글 서베이, 타입폼 등 서베이 서비스, 스티비, 매일침프 등 이메일 서비스, 일종의 데모 모습을 갖출 수 있는 구글 앱시트 등이 존재한다.
지금도 이러한 외부 서비스를 너무 잘 이용하고 있기 때문에 개별 서비스로서 매우 만족하고 훌륭한 대안이라고 생각한다. 다만, 한 가지 아쉬운 부분을 뽑는다면 서비스를 이용하는 전, 후의 오퍼레이션까지 커버하기 어렵다는 것이다.
예를 들어 고객 대상으로 서비스 종료 전 안내 메일을 보내는 업무의 프로세스를 살펴보자. 참고로 본 예시는 위에서 말한 것처럼 시스템화가 되어 있지 않은 상황을 가정한다.
1. DB 또는 어드민에서 종료 대상자 추출 -> 엑셀
2. 스티비에 주소록을 생성하고, 추출된 리스트 업로드
3. 미리 세팅된 자동 발송 이메일에서 업로드된 주소에 대해 메일 발송 진행
여기서 3. 은 스티비에서 제공하는 기능으로 자동 발송 이메일을 생성 후, 이메일 발송에 대한 트리거를 설정하는 것만으로 자동화된 운영이 가능하다. 여기서 우리가 직접 작업하는 영역은 1. 2. 가 있다. 1. 2. 의 경우 3. 과 다르게 스티비에서 기능을 제공해주지 않는다. (물론 스티비가 제공하는 API가 있지만 우리는 앞서 말한 것처럼 테크 리소스를 지원받기 어려운 상황이다.)
그러다 보니 테크의 도움이 없는 상황이라면 1. 2. 는 온전히 해당 업무를 진행하는 담당자의 몫이다. 그리보 보통은 이 프로세스가 그대로 운영될 것이다. 조금 더 나은 방법은 없을까? 있다!
바로 여러 서비스 간의 연결을 도와주는 서비스 Zapier이다.
Zapier는 서로 다른 서비스 간의 업무 프로세스를 연결해주는 Tool이다위에서 언급했던 예시처럼 루틴한 업무를 수행하고 있는 실무자라면 조금만 더 편하게 할 수 없을까? 하는 작은 프로세스 개선에 대한 필요성을 항상 느낄 것이다. Zapier는 이런 니즈를 가진 우리를 위한 서비스라고 할 수 있다.
계속해서 사례와 함께 이야기해보면, 직접 진행이 필요했던 1. 2. 작업이 Zapier를 활용하면 2. 의 영역이 자동화 가능하다. Zapier를 이용하면 프로세스는 다음과 같이 변경된다.
1. DB 또는 어드민에서 종료 대상자 추출 -> 스프레드 시트
2. Zapier에서 스프레드 시트에 신규로 등록된 대상자 리스트를 자동으로 스티비 주소록으로 입력
3. 미리 세팅된 자동 발송 이메일에서 업로드된 주소에 대해 메일 발송 진행
프로세스만 본다면 크게 단축되어 보이지 않을 수 있지만 2. 영역이 Zapier를 통해 자동으로 이뤄지기 때문에 직접 작업하는 영역은 1.로 축소된다. 그리고 우리 DB에서 스프레드 시트로 종료 대상자를 매일 업데이트해줄 수 있다면 본 업무 프로세스는 완전 자동화가 가능해진다. 결과적으로 테크 리소스를 거의 사용하지 않거나 조금만 투입하는 것으로 업무 프로세스가 자동화된다고 할 수 있다.
다양한 이종 서비스 간 연결이 가능하다Zapier를 활용할 수 있는 방법은 정말 다양하다. 홈페이지를 통해 다양한 Use Case와 지원되는 서비스들을 확인할 수 있으니 꼭 참고해보자. 아주 간단하게는 1) 타입폼을 통해 회원이 제출한 정보가 Zapier를 통해 슬랙 채널로 전달되도록 연결하거나 2) 응답 내용을 캘린더로 연결해 미팅 스케줄 등록하는 것이 가능하다.
무엇보다 Zapier는 사용 방법이 심플한 것이 특징이다. 세팅을 하는 과정에서 연결에 대한 테스트도 지원하기 때문에 처음 사용하는 사람도 쉽게 이용할 수 있다. 아직 사용에 대한 니즈가 없더라도 Zapier 홈페이지를 방문하는 것은 적극 권장한다. Zapier 이용과 관계 없이 Use Case를 통해 업무 프로세스에 대한 좋은 벤치마킹이 가능하기 때문이다.
Zapier를 알아가는 라이트한 이용자가 본 Zapier 소개 글 - 끝
