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Dec 03. 2023
개발자의 시선으로 기업 체계 잡기 #01
직원들이 "아! 깜빡했어요." 라는 얘기를 자주하는 경우
우선 첫 번째 글을 봐주시고, 좋아해 주셔서 감사합니다.
'개발자의 시선으로 기업 체계 잡기'를 처음 접하시는 분은 우선 앞서 언급한 첫 번째 글을 읽으면 흐름을 이해하기 도움이 될 것이다. 구멍가게와 같은 소기업에서, 10명이 조금 넘는 마트 수준으로 덩치를 키우고 있는 중소기업으로 이직하여 덩치만 마트(중소기업)로 커지고 방식은 구멍가게(소기업) 방식을 사용하는 마트에서 발생하는 문제점들을 인식하고, 분석하여 그 해결책을 모색하려고 한다.
즉, 몸집만 커지고 지능은 그대로인 기업에서 발생하는 문제와 그 해결책을 모색하는글이다.
인식
대표님께서 하소연하신다.
요청한 업무에 대한 피드백도 없고, 답답해서 확인하니 또 "아! 깜빡했어요." 라고 하네.
우선 여러 가지 생각이 꼬리에 꼬리를 문다.
집안일이 있나?
그 직원이 맡은 업무가 너무 많은가?
대표님과 해당 직원간의 소통상의 문제는 없나?
놓치는 업무가 없도록 도와주는 시스템은 없을까?
분석
피드백도 없고, 자주 깜빡하는 것은 본인의 업무가 관리되고 있지 않다는 신호이다.
피드백 & 업무관리는 직장인의 기본 소양이긴 하지만, 더 좋은 기업은 어떤 사람이 업무를 맡아도 최상의 효율을 낼 수 있는 기업이 아닐까 라는 생각으로 시스템적으로 사람을 보완할 수 있는 방법을 찾아본다.
아래는 실사례에 대한 분석이다.
물론 대표님이 하소연하시는 소리를 듣고 한순간에 ChatGPT처럼 아래같이 분석하는 것은 아니다.
시간을 두어 염두에 둔채로 곱씹어 생각한다.
집안일이 있나?
특별한 일은 없다.
그 직원이 맡은 업무가 너무 많은가?
해당 직원의 업무가 늘어난 건 사실이나, 과도한 업무는 아니다.
아마도 다양한 일을 하는 것에 의해 집중할 수 있는 시간이 줄어들었을 수 있다.
대표님과 해당 직원간의 소통상의 문제는 없나?
해당 직원이 대표님과의 소통 시에 빼곡이 메모한다.
하지만, 대표님의 대화 스타일은 의식에 흐름대로 흘러간다.
그러므로, 이것 저것 적지만 실제 해야할 업무를 파악하기 위해서는 소통스킬이 필요해 보인다.
놓치는 업무가 없도록 도와주는 시스템은 없을까?
업무단위로 관리(목록관리, 시간관리)를 할 수 있는 툴을 도입한다면 업무를 놓치는 일은 줄어 들 수 있을 듯하다.
해결책
인식된 문제를 해결하기 위한 방법이 하나로 규정될 수 있다면 얼마나 좋을까 싶다.
"계란을 한 바구니에 담지 말라"고 하는 분산투자의 중요성을 얘기하는 투자원칙이 있다.
그런 투자원칙과 마찬가지로 기업에서는 문제를 해결하기 위해서 사람이 해결할 수 있는 방식과 시스템적으로 해결할 수 있는 방식을 두 가지 모두를 고민해야 문제를 해결할 수 있는 가능성이 올라간다.
특정 인력에 대한 의존도를 낮추기 위해서는 시스템화가 필수다.
다시말해서 어떤 리더는 조직의 문제해결능력이 탁월하다. 하지만, 그 능력이 부족한 리더가 있을 수도 있다.
시스템화를 잘 해두면 리더의 문제해결능력의 편차를 줄일 수 있다는 얘기이다.
사람과 시스템을 통해 건강한 기업을 만들 수 있음을 GPT를 이용하여 표현한 그림.집안일이 있나?
집안일이 있다면 위로라도 해주자. 얘기를 들어주는 것만으로도 위로가 될 수도 있겠다.
저자생각
직장동료 또는 리더로서 모든 집안일을 도와 줄 수는 없다. 하지만 팀원들의 큰 집안일 정도는 아는게 좋을 듯하다. 저자도 집안일이 있을 경우에 물어봐주니 좋더라. 특별히 당사자가 싫어하는 거 아니라면 평상시와 다른 느낌이라면 집에 별일없는지 요즘 별일없는지 물어보면 좋겠다.
그 직원이 맡은 업무가 너무 많은가?
우선 리더는 업무분산을 하자.
업무분산을 할 수 없을 정도로 팀내에 일이 많아서 도저히 분산이 되지 않는 상황이면, 해당 팀의 팀장은 상위 관리자에게 근거와 더불어서 팀의 인원을 늘이는 것을 건의하도록 하자. 물론 인원을 늘이는 것 쉽지는 않겠지만, 얘기를 하는 것이 맞겠다. 아무 얘기 없으면 아무도 모른다. 상위 관리자도 상황을 알아야 고민을 하고 다른 방법을 찾을 수 있다.
모든 조직에서 리더의 역할은 중요하다. 하지만, 마트 덩치에서 구멍가게 식으로 운영되는 조직에서 리더의 역할이 훨씬 더 중요하다. 특히, 회사의 지원팀과 같은 곳에서의 팀장의 역할은 보다 더 중요하다.
보통 디자이너는 디자인 업무, 마케터는 마케팅, 개발자는 개발만 하면 되지만, 대체로 작은 회사의 지원팀은 한 사람이 다양한 업무를 맡게 되기 때문이다. (당연히 어떤 업무가 더 중요하다는 얘기는 아니다.)
유통회사에서 제품의 판매량이 계속적으로 늘고 있다고 가정하자.
우선 매출걱정하지 않아도 되어서 행복하겠다.
그렇다면 판매절차의 업무(결제, 배송, 영수증 처리 등)증가 -> 재고 증가 -> 재고 관리업무 증가 -> 창고 확장 -> 창고 관리업무 증가 -> 인력 보강 -> 구인과 더불어 여러가지 인사업무 증가와 같이 간단히 살펴봐도 꼬리에 꼬리를 무는 일들이 늘어나는 것을 한눈에 확인 가능하다.
하지만, 여기서 끝이 아니다. 예전에 하지 않던 정부지원사업을 수행하기 위한 활동, 상표권 등록 활동 및 기타 등등 회사가 성장할수록 지원팀에서 처리해야할 일들은 계속 늘어난다.
그에 따라 팀장은 팀원들이 처리하는 업무들을 지속적으로 모니터링하면서 업무가 한 사람에게 너무 몰리지 않는지 팀에서 처리해야 할 업무를 분산할 방법은 없는지 끊임없이 확인이 필요하기 때문에 리더의 역할이 중요하다는 것이다.
혹시 그 문제에 해당하는 사람이 팀장이라면 상급 관리자가 팀의 업무를 팀원들에게 적절히 배분하고, 해당 팀장이 팀을 관리할 수 있는 틈을 만들 것을 요구해야 한다. 팀장이팀을 관리할 수 없을 정도로 바쁘다면 그 팀은 혼란에 빠지기 쉽다는 것을 지속적으로 코칭을 하도록 한다.
저자생각
보통 작은 기업은 갑자기 조직 상황에 의해 소속된 팀의 실무를 다양하게 알고 있는 상급자에게 (아무런 리더에 관한 교육없이) 팀장을 요구하는 경우가 많다.
그러다 보니 초보 팀장은 실무업무와 관리업무의 밸런스 조절에 실패하는 경우를 자주 볼 수 있다.
작자 또한 그런 경험을 가지고 있고, 그런 상황에서 병을 얻게 되는 뼈아픈 경험을 갖고 있다.
그때 상황을 복기 해보면 팀장으로서팀의 업무조절에 실패를 했던 상황이다. 그룹장이 팀이 처리수준을 넘는 업무를 할당하는 상황에서 그런 것을 판단할 여유가 없었고, 흘러가는대로 가다 보니 팀장인 나를 포함한 모두를 힘들게 한 것이었다.
그래서 요즘에는 팀장들에게 팀장은 팀원을 관리할 정도의 여력이 있도록 업무 배분을 할 것을 요구한다.
대표님과 해당 직원간의 소통상의 문제는 없나?
개발자들은 요구사항을 정확하게 분석하기 위해서 소프트웨어를 개발을 의뢰한 업체담당자 또는 소프트웨어 기획자들과의 소통이 필수적이다. 그 소통을 통해서 눈높이를 맞추는 과정을 거치게 되고, 맞춘 내용을 소통 중에 회의록으로 남기고, 회의 후에 공유하여 한번더 서로 이해한 바가 맞는지 확인하는 과정을 거친다.
그렇게 하더라도 가끔 다르게 이해하는 부분이 있다.
그와 마찬가지로 대표님이 요청을 하는 경우에 빼곡이 메모하는 걸로 끝이 나서는 안된다.
미팅이 끝나고 바로 아래와 같이 추가적으로 요청사항을 확인하는 절차를 거쳐야 한다.
1. 요청하신 내용이 이러한 것들이 바로 구두로 확인
2. 요청하신 내용들을 정리해서 업무용 소통채널(슬랙과 같은)을 통해 글로써 확인
대부분의 경우 어떤 정보에 대해 서로 알고 있다고 말하는 경우가 많다. 하지만, 글로 작성하는 경우에는 한번더 정리를 하게 되어 애매한 부분을 찾을 수도 있고, 보다 더 정확히 소통할 수도 있을 것이다. 때로는 서로에게 근거가 되기도 하고, 업무 요청자와 업무 처리자를 위한 TODO리스트와 같은 역할을 하기도 한다.
그런 이유에서 2번. 즉, 업무용 소통채널을 통해 요청사항을 확인하는 것을 더 추천한다.
슬랙의 화면이다. 여러가지 주제에 맞는 채널(public, private)을 만들 수 있고, 멤버들간의 DM도 가능하다.저자생각
조그만 기업들은 소통을 위해 업무용 카카오 단체톡방을 활용하는 경우가 많다.
IT기업들은 벌써 10년 전부터 효율적인 업무소통을 위해 슬랙이란 툴을 사용하고 있고, 해당 서비스는 갈수록 활용도가 높아 지고 있다.
저자도 현재 회사에서 업무 자동화와 소통을 위해 사용하고 있는 기본 툴이다.
카카오 단체톡방을 업무용으로 활용하기에는 슬랙과 비교해 보면 다양한 단점들이 존재한다.
1. 사적인 공간과 공적인 공간의 구분이 가지 않는다.
2. (서비스 구독을 하지 않는 경우)일정기간이 지나면 예전 대화를 확인할 수 없다.
3. 주제별 대화관리가 어렵다.
4. 업무용 단톡방이 늘어날 수록 공유한 파일 및 텍스트에 대한 검색이 어렵다.
5. 다른 업무관리용 서비스들간의 연동이 되지 않는다.
6. 텍스트 포맷이 없기 때문에 다양한 대화를 표현하는데는 한계가 있다.
업무용으로 다양한 팀, 분야, 행사 등 주제별 채널을 개설해서 소통(텍스트, 파일 등)할 수 있는 슬랙 서비스를 추천한다.
놓치는 업무가 없도록 도와주는 시스템은 없을까?
다양한 업무관리(목록, 시간)를 위한 시스템 역할을 하는 툴이 존재한다.
업무관리 툴은 아래와 같은 역할을 한다.
1. 해야할 일을 놓치지 않도록 목록을 관리할 수 있다.
2. 업무를 해야할일, 진행중, 완료, 취소, 지연, 대기와 같은 원하는 여러 상태로 설정하여 업무의 상태를 관리할 수 있다.
3. 정해진 일정에 따라 해야할 일에 대한 개별적 알림을 줄 수 있다.
4. 팀장 또는 다른 상위 관리자가 팀단위, 분야단위 업무들을 관리할 수 있고, 업무 분배에 도움을 준다.
5. 반복적인 업무들은 업무에 필요한 소단위 업무들을 체크리스트화 하여 관리하기 용이하다.
6. 그외에도 다양한 자동화 처리 및 소통 툴들과의 연동을 지원한다.
앞서 말한 업무관리 툴에 정확히 맞아 떨어지는 툴은 트렐로라는 툴이다.
툴이 복잡하지 않아서, 여러가지 시스템에 익숙하지 않은 사람들도 활용할 수 있어서 많은 IT기업들과 더불어 현재 다니고 있는 회사에도 적용해둔 툴이다.
트렐로 기본화면인 칸반보드 화면
트렐로에 등록한 카드를 날짜별로 확인할 수 있는 캘린더 화면저자생각
시스템을 도입한다면 분명히 사람을 지원하거나 보완할 수 있다. 하지만, 결국 업무를 처리 하거나 시스템을 활용하는 것은 사람이다. 그러므로,시스템 도입 초기에는 도입한 시스템의 효율적으로 사용하는 방법을 지속적으로 코칭하여, 직원들이 시스템을 도입하는 목적 및 장점을 받아들이고 사용하는게 내 업무관리에 도움이 되는 것을 느끼게 해야 한다.
결론
다시 한 번 전체 글을 정리하자면 직원들이 "아! 깜빡했어요." 라는 얘기를 자주하는 경우 아래와 같이 관리한다.
사람이 관리할 수 있는 부분: 집안 일이 없는지 확인, 업무가 한사람에게 너무 몰리지 않았는지 확인.
시스템을 통해 관리할 수 있는 부분: 소통 시 요청된 업무(들)이 정확한 소통채널을 통해 글로써 확인, 업무관리 툴을 이용하여 업무관리.
