몸이 두 개라도 모자를 땐, '아이젠하워 매트릭스'
일 잘하는 사람들의 시간관리 비법 '아이젠하워 매트릭스'
이건 몸이 두 개라도 못할 일이야…
사람마다 사고방식이 다른 것처럼 업무수행 방식 또한 저마다 다릅니다. 꼼꼼하게 계획을 세워 계획대로 일하는 사람이 있고 자신 있는 업무부터 먼저 하는 사람도 있죠. 하지만 한 번에 여러 가지 일을 처리해야 하는 경우 어떤 일부터 처리해야 하는지 어려움을 느끼는 이들도 많습니다. 특히 동시에 2가지 이상의 일을 해야 하는 멀티태스킹이 힘든 사람들은 더욱 난감합니다. 이럴 땐 몸이 두 개라도 모자랄 것 같아 막막하기만 하죠.
여러 가지 업무가 동시에 쏟아질 땐 일의 우선순위를 먼저 정해야 합니다. 일의 우선순위를 생각하지 않고 일을 하다 보면 중요하지도 않은 일에 시간과 정성을 과도하게 쏟는 일도 발생하니까요. 그렇다면 일의 우선순위는 어떻게 정하는 게 좋을까요?
아이젠하워 매트릭스 (Eisenhower Matrix)
침착하게 생각하자.
동시에 여러 가지 일이 쏟아질 때 우리는 초조해집니다. 기한은 정해져 있고 어떤 일부터 해야 하는지 혼란스럽기만 하다면 일단 마음을 차분히 가라 앉혀 봅니다. 그리고 일의 중요도를 꼼꼼히 따져 보는 거죠. 아이젠하워 매트릭스는 이렇게 할 일이 많아 초조해지는 순간 가장 필요한 업무 테크닉입니다.
아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)?
미국의 34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워가 고안해낸 아이디어로, 우리에게 주어진 시간을 4분할로 나누어 우선순위를 정하는 방식입니다.
아이젠하워 매트릭스에 따르면 우리에게 주어진 일은 4가지 종류로 나눌 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스 (출처:https://itsallyouboo.com/)1. 중요하고 급한 일
2. 중요하지만 급하지 않은 일
3. 중요하지 않지만 급한 일
4. 중요하지도, 급하지도 않은 일
아이젠하워 매트릭스를 참고해 내게 주어진 일을 정리해보면 지금 당장 해야 하는 일이 무엇인지 눈에 들어옵니다.
지금 당장 해야 하는 일은 당연히 ‘중요하고 급한 일’입니다. 하지만 혼란스러운 상황에서는 이렇게 단순한 방식을 무시한 채 ‘중요하지 않지만 급한 일’에 시간과 정성을 쏟기도 하죠. 아이젠하워 매트릭스를 참고해 우선순위를 정해 보면 일의 순서가 정해집니다.
일의 순서 정하기
1. 중요하고 급한 일 :
지금 당장 해야 하는 일로, 업무의 우선순위 중 1순위에 해당하는 일입니다. 위와 같은 일엔 주어진 시간이 짧기 때문에 미루지 않고 그때그때 처리하는 것이 좋습니다.
2. 중요하지만 급하지 않은 일 :
오랜 기간 공을 들여야 하는 중요한 업무들은 그 중요도만큼이나 기한이 비교적 넉넉하기도 합니다. 하지만 언제까지나 미룰 수 없겠죠. 이런 업무들은 차분히 생각하며 완성도를 갖추는 게 좋습니다. 아이디어가 잘 떠오르는 시간, 집중력을 발휘하는 시간이 언제인지 파악해 이 시간을 이용하는 것이 좋습니다.
3. 중요하지 않지만 급한 일 :
'중요하지 않지만 급한 일'은 에너지가 가장 소모되는 일입니다. 불필요한 회의나 자잘하고도 단순한 업무들이 여기에 해당하죠. 이런 업무들은 대부분 내가 꼭 해야 하는 업무가 아닌 경우가 많아 다른 사람의 도움을 빌리거나, 효율적으로 빠르게 해낼 수 있는 방법을 찾는 게 좋습니다.
4. 급하지도 중요하지도 않은 일 :
가끔은 회사에서 굳이 안 해도 되는 일들을 종종 하곤 합니다. 업무의 생산성을 위해선 이러한 급하지도 중요하지도 않은 일들은 지양하는 게 좋습니다.
'중요하지만 급하지 않은 일'을 미루지 마세요.
"급한 일은 대체로 중요하지 않고 중요한 일은 대체로 급하지 않다.”
– 전 미 대통령. 드와이트 D 아이젠하워 -
아이젠하워 매트릭스를 참고하는 궁극적인 이유는 불필요하게 낭비되는 시간과 정성을 줄이기 위함입니다. 일의 우선순위를 정할 때 가장 흔하게 하는 실수는 '중요하지 않지만 급하게 처리해야 하는 일'을 우선순위의 상위권에 놓는 것입니다. 주로 단순한 업무들로 이루어진 이 업무는 업무의 생산성을 저해하는 가장 큰 요인이 되죠. 따라서 중요하지만 급하지 않은 일이 우선순위에서 밀리게 되는 일이 종종 발생합니다. 상대적으로 시간적 여유가 있는 업무는 미루게 되니까요.
하지만 '중요하지만 급하지 않은 일'들은 대부분 들어가는 노력도, 그 노력만큼 성과도 확실한 업무인 경우가 많습니다. 창의적인 아이디어나 오랜 시간 분석한 데이터 등 업무 리소스를 많이 투입해야 하는 일들이 그것이죠. 이 업무들은 당장은 아니지만 언젠가는 해야 하는 업무들이기에 높은 완성도를 원한다면 우선순위의 상위에 놓고 미루지 않는 것이 좋습니다.
우선순위가 높은 업무,
조금 더 빠르고 완벽하게 할 순 없을까?
급하고 중요한 일을 처리하며 우리의 집중력과 체력은 소진됩니다. 일의 우선순위 두 번째인 '급하진 않지만 중요한 일'들을 자꾸만 미루게 되는 이유죠. 주어진 동일한 시간 속에서 ‘해야만 하는’ 일들을 보다 효율적으로 하기 위해선 이에 걸맞은 환경을 갖추는 게 중요합니다. 소진된 집중력을 다시 끌어올리려면 집중이 가장 잘되는 장소를 선택해야 하죠. 급하고 중요한 일을 높은 집중도를 가지고 처리했다면 우선순위의 두 번째의 업무, 즉 급하진 않지만 중요도가 큰 업무를 할 땐 장소에 변화를 주어 소진된 집중력을 끌어올리는 것이 좋습니다.
일 잘하는 사람들의 업무 효율 높이는 비법
패스트파이브 역삼3호점보통 '일 잘하는 사람'들은 남들과 동일하게 주어진 시간 동안 남보다 더 높은 성과를 내는 사람입니다. 패스트파이브는 다양한 공간을 활용하며 주어진 시간을 효율적으로 이용할 수 있어 보다 높은 업무 생산성을 가능하게 합니다. 집중력을 발휘하기 좋은 쾌적한 사무실과 분위기를 환기할 수 있는 라운지를 함께 이용하며 우선순위가 높은 일들을 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다. 동일한 업무 시간일지라도 패스트파이브에서는 더 높은 업무 효율을 기대할 수 있죠.
패스트파이브 신사점시간은 누구에게나 똑같이 주어지지만, 이 시간을 어떻게 쓰느냐에 따라 업무의 생산성은 달라질 수 있습니다. 시간을 효율적으로 사용하면 몸이 두 개라도 모자랄 것만 같은 일들을 해결할 수 있죠.
아이젠하워 매트릭스를 이용해 업무의 우선순위를 세워 쓸데없는 에너지 낭비를 줄이고, 패스트파이브의 다양한 공간을 활용해 주어진 시간을 효율적으로 사용해 보세요. 남들과 똑같이 주어진 시간일지라도 남들보다 더 높은 업무 생산성을 가질 수 있을 거예요. :)
패스트파이브는 여러분의 성장을 언제나 응원합니다!
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