외근 많은 자산운용사 박대표의
거점오피스 구축 후기
거점오피스 by FASTFIVE는 국내 1위 패스트파이브의 노하우를 바탕으로 만든 기업 대상 서비스입니다. 오피스 근무의 장점은 살리고 재택근무의 단점을 보완할 수 있으며 기업은 직접 거점오피스를 구축하는 것보다 초기 비용을 90%까지 절감할 수 있습니다.
※ 거점오피스를 처음으로 구축한 박 대표님의 경험담으로 구성된 이야기입니다.
직원들의 외근이 잦은 회사들은 늘 사무실에 관한 고민이 깊을 수밖에 없습니다. 저희 회사도 마찬가지였는데요. 일단 본사 사무실에 상주하는 직원들이 몇 되지 않으니 공간 낭비가 심하고요, 이에 따른 임대료 낭비도 고민이었습니다.
외근을 하는 직원들도 고민이 있긴 마찬가지였습니다. 외근이 끝나면 다시 본사로 복귀하는 게 번거로워서 근처 카페에서 업무를 보는 경우가 많았는데요. 그렇지만 카페는 사무실이 아니기 때문에 복합기 같은 사무기기도 없고, 테이블과 의자도 불편하니까요.
결국 그냥 시간만 낭비한 채 본사 사무실로 복귀해 업무를 보는 직원들도 있었습니다. 이런 경우 직원 입장에서는 업무 효율이 떨어지는 것도 문제고, 회사 입장에서 봐도 직원들이 카페에서 일을 하면 이런 게 다 외근 비용으로 처리되기 때문에 비용이 낭비되었습니다.
때문에 저희 회사는 자연스레 ‘본사 사무실 크기를 좀 줄이고 거점 오피스를 도입해 볼까’ 라는 고민을 하게 되었습니다. 서울 내에서 외근이 많은 직원들이 외근 도중에 잠깐씩 체류하면서 업무를 볼 수 있도록, 본사 사무실 이외에도 서울 전역에 사무실을 여러 곳 두면 좋겠다는 생각이었죠. 그래서 자체적으로 거점 오피스를 도입하기 위해 조금씩 알아보게 되었는데요.
주로 아래 4가지 포인트에서 고민이 되더라고요!
1. 강남, 강북, 성수, 여의도… 거점오피스, 4곳이나 구축해야 하더라고요.
주로 외근 나가는 지역들을 아무리 크게 묶어도 4곳이나 되었습니다. 해당 지역에 모두 직접 사무실 매물을 알아보고 구축할 생각을 하니 벌써 머리가 아프더라고요.
게다가 직원들이 분산되어 이용할 계획이다 보니 주로 소형 면적의 사무실이 필요했는데요. 작은 면적의 매물 자체가 별로 없기도 하고요. 또 사무실 임대 시세가 생각보다 더 비싸서, 이렇게 여러 곳을 한꺼번에 임대 계약을 하려면 제가 생각한 예산을 훨씬 웃돌았습니다.
2. 사무실을 여러 곳 운영한다면 관리 리소스도 많이 듭니다.
사무실을 여러 곳 둔다면 그걸 다 어떻게 관리하는지에 대해서도 고민을 했습니다. 사무실 청소 같은 것은 업체를 쓰면 된다고 하더라도, 본격적으로 사무실을 이용하면서 생기는 비품 관리, 시설 유지 보수 등 이런저런 이슈들을 도맡아서 관리해 줄 사람이 필요할 겁니다. 본사 차원에서 직접 해야 하는 부분인데 이 리소스 또한 만만치 않을 것 같았어요.
3. 본사 사무실과 동일한 컨디션으로 구축하는 것도 어렵죠.
거점오피스로 쓸 사무실이지만 사무 환경의 퀄리티는 당연히 본사 사무실과 비슷한 수준이어야 했죠. 거점오피스로 쓸 사무실의 업무 환경이 너무 떨어지면 직원들은 당연히 이용하지 않을 테니까요. 언제 어디서나 직원들이 드나들기 편리해야 하고 본사 사무실과 동일한 수준으로 몰입하여 일할 수 있으면 좋겠다고 생각했어요. 그런데 단기간에 이런 환경을 만든다는 게 참 쉽지 않더라고요.
4. 단기 계약으로 유연하게 써볼 순 없을까?
아무래도 저희 회사가 거점오피스를 처음 도입하는 것이다 보니 직원들이 얼마나 적극적으로 이용할지 가늠할 수가 없었습니다. 그래서 처음에는 되도록 단기 계약으로 시범 운영을 해보고 싶었는데요. 그렇지만 대부분의 임대 사무실은 1년 단위의 장기 계약을 요구했고, 특히 이 부분 때문에 우리가 원하는 조건의 사무실을 찾기가 매우 어려웠습니다.
그러다 사업차 알게 된 한 대표님으로부터 추천을 받은 게 바로 패스트파이브가 운영하는 거점오피스였습니다! 패스트파이브의 공유오피스를 직접 거점오피스로 이용 중인데 공간이나 인테리어가 너무 만족스럽다고 추천을 해주었어요. 서울 내에만 지점이 40개나 되어서 원하는 위치의 지점을 거점오피스로 활용하기도 적절하고요.
너무 좋다고 추천을 해주시니 궁금해지더라고요. 그래서 패스트파이브를 직접 방문하여 거점오피스 매니저와 컨설팅 상담을 진행했습니다.
서울 주요 업무 지구에 최다 지점 보유
컨설팅을 받아보니 패스트파이브의 40개 지점 중 원하는 지점을 쏙쏙 골라 거점오피스로 이용할 수 있는 점이 마음에 들더라고요. 거점오피스가 필요하되, 우리처럼 오피스 구축에 필요한 비용이나 리소스를 최소화하고 싶은 기업에게는 딱 좋은 서비스라는 생각이 들었습니다.
거점오피스 전문가의 전담 매니징
가장 좋다고 느낀 부분은 전담 매니저가 있는 점이었는데요. 거점오피스를 이용하는 직원들이 그때그때 필요한 것들을 케어해주거나 이용 방식, 비용 정산 등을 패스트파이브의 매니저가 전담으로 관리해 주는 구조입니다.
특히 비용은 이용한 만큼만 매달 전담 매니저가 알아서 정산해 주니 관리가 편하더라고요. 거점오피스를 구축했을 때 발생하는 관리 리소스에 대한 고민도 덕분에 해결할 수 있었습니다. 패스트파이브는 이미 공유오피스로 브랜드파워가 있는 곳인 만큼 인테리어나 사무 환경은 말할 것도 없이 좋았고요!
우리 회사 특성에 맞게 골라 쓰는 타입
이용 방식에 따라 추천해 주시는 거점오피스의 유형도 다양했습니다. 라운지만 사용하는 라운지 타입, 독립된 전용 사무 공간을 이용하는 오피스 타입, 원하는 지역에 거점오피스를 구축하기 위한 매물 찾기부터 공간 구축, 운영 등 거점오피스와 관련한 전반을 솔루션 하는 커스텀 타입으로 나뉘더라고요!
저희는 그중 오피스 타입으로 결정했습니다. 업무를 볼 때 자료 보안을 신경 써야 할 일이 많아 라운지 타입보다는 프라이빗하게 독립된 사무실에서 일할 수 있는 환경이 필요했습니다. 도입하면서도 우리 직원들이 잘 이용할 수 있을지 걱정을 했는데, 이용 6개월 차인 지금 직원들의 만족도도 높고 업무 능률까지 훨씬 좋아진 게 눈에 보입니다.
저희 회사처럼 본사와 먼 거리에 외근이 많거나, 본사 사무실 외의 장소에서 분산해 일하고 싶은 기업들에게 추천드리고 싶어요!
우리 회사도 원격 근무해 볼까 고민했다면
패스트파이브 거점오피스로 시작해 보세요!
