거점오피스 도입해 본 현직 경영기획팀이 전하는 TIP
거점오피스 by FASTFIVE는 국내 1위 패스트파이브의 노하우를 바탕으로 만든 기업 대상 서비스입니다. 오피스 근무의 장점은 살리고 재택근무의 단점을 보완할 수 있으며 기업은 직접 거점오피스를 구축하는 것보다 초기 비용을 90%까지 절감할 수 있습니다.
※ 거점오피스를 이용한 경영기획팀 김 이사님의 경험담으로 구성된 이야기입니다.
AI 회사의 경영기획팀에서 일하고 있는 저는 팬데믹 이후로 주 3회 재택근무를 하고 있습니다. 저희 회사는 개발 인력이 많아서 대면 미팅을 해야 할 일이 그렇게 많지 않은데요. 덕분에 원격 근무를 도입하기 쉬울 거라고 생각했습니다.
하지만, 모든 직원들이 재택근무를 편하게 할 수 있는 조건은 아니었습니다. 집에 업무 환경을 꾸리기 어렵거나 함께 사는 가족들 때문에 업무에 집중하기 어렵다는 직원분들도 있었어요. 그래서 대표님과 논의하여, 경영비 중에서 많은 부분을 차지하는 사무실 임대료를 줄이는 동시에 직원들의 하이브리드 업무를 지원해 줄 수 있는 거점오피스를 도입해 보기로 했습니다.
저희 회사에서 원하던 조건은 총 4가지였습니다.
1) 주요 지하철역에서 도보 최소 5분 이내의 역세권
사무실 구하면서 회사 위치가 역세권 주변에 있어야 한다는 걸 더욱 절감하게 됐어요. 인재 채용 측면에서도 그렇고, 관계사 사람들과 만나는 경우에도 좋은 곳에 자리한 사무실이 회사에 긍정적인 영향을 끼치더라고요.
2) 시간제한 없이 이용할 수 있는 공간
IT 회사의 특성상 야근이 많아 언제든 접근이 가능한 사무실이 필요했습니다.
3) 비싸지 않은 보증금
아무래도 한정된 예산에서 거점오피스를 구축하려다 보니 월세도 그렇지만 큰 액수를 차지하는 보증금이 크지 않았으면 좋겠다는 대표님의 말씀!
4) 임직원들의 거주지에서 가까운 사무실
여러 지역에 분포된 임직원들의 거주지와 가까운가!?
우선, 어디에 몇 평짜리 사무실이 필요할지 정하기 위해, 임직원들의 거주지와 거점오피스 이용 수요를 조사했어요. 이때 신경 쓰셔야 할 게 있는데요! 저도 주변 다른 경영기획팀 지인들에게 물어 알게 됐지만, 직원들의 수요 응답을 100% 믿으면 안 된다는 거예요.
그냥 집에서 하지 했던 분들도 막상 다른 팀원분들이 좋다고 하면 본인도 쓰고 싶다고 하시는데.. 사무실 계약은 최소 1-2년이잖아요. 갑자기 늘릴 수 없으니 조금 넉넉하게 잡는 게 좋다고 하시더라고요. 추가 채용 가능성도 고려해야 하고요.
대략 감을 잡고 매물 보러 부동산에 직접 들러서 발품 팔기 시작했는데 이게 정말 쉽지 않더라고요. 지역이 다 따로 있으니까 (강북, 강남, 강서에 총 3군데) 보러 가는데 시간도 많이 들고, 규모가 작아지다 보니 기존 사옥과 비슷한 인프라를 갖춘 매물이 정말 없었어요. 관련 중개 업체에 연락도 해봤지만 기존에 내던 임대료보다 더 비싸지거나 비용이 낮으면 후미진 위치에 자리해서 접근성이 떨어지는 경우가 많았어요.
그리고 거점오피스라고 해서 업무 환경 퀄리티가 떨어지면 안 되잖아요. 직원들 복지까지 고려해서 도입하려고 한 건데, 그러다 보니 인테리어비도 들어가야 하고, 각종 사무 가전(복합기, 커피 머신, 정수기 등)부터 사무 가구들도 다시 구매 또는 렌탈하니까 이 비용도 만만치 않더라고요. 3달 넘게 거점오피스 TF 팀이 고군분투했지만, 결국 만족스러운 조건을 찾지 못해 그냥 포기하고 이대로 지내자는 얘기까지 나왔었습니다.
그러던 중에 마지막으로 들렀던 부동산 측에서 그런 사무실 찾으려면 오히려 공유오피스 한 곳 정해서 그 공유오피스의 여러 지점에 분산 오피스를 구축하는 게 나을 거란 얘기를 해주시더라고요. 그래서 저희가 인터넷상에서 우선적으로 찾아본 곳은 국내 1위 공유오피스라는 패스트파이브였어요.
패스트파이브는 공유오피스를 제공하는 곳이기도 했지만, 최근 바뀐 업무 환경에 맞춰 거점오피스를 만들어주는 거점오피스 by FASTFIVE도 운영하고 있었습니다. 아무래도 국내에서 TOP을 달리는 곳이라 그런지 지점도 40개 지점(2022년 4월 기준)으로 가장 많고, 강남뿐만 아니라 서울 곳곳에 위치하고 있어 각자 다른 곳에 거주하는 직원들을 위해 좋을 것 같다는 첫인상을 받았습니다.
공식 홈페이지에서 문의를 하니 빠른 시간 안에 연락을 주시더라고요. 그 이후부터 저희 회사의 거점오피스 구축이 재빠르게 진행됐는데 전체적인 과정은 대략 이렇습니다.
1) 계약 담당자와 상담 후 상품 및 지점 선택해 계약서 작성
2) 임직원 이용 가이드 수령 및 회원가입
3) 기업 전용 예약 페이지를 통해 지점 예약 및 이용
저희에게는 본사 개념으로 우리 회사만 이용할 수 있는 사무실이 있는 오피스 타입에 패파 전 지점의 라운지를 자유자재로 쓸 수 있는 라운지 타입을 혼합하는 방법을 제안 주셨어요. 한 가지 타입만 정해도 되지만 사원들의 복지를 위해 각자의 서울 곳곳에 사무실을 마련하고 싶다고 했더니, 라운지와 오피스 타입을 혼합해서 이용하는 것이 실제 사용 측면이나 비용 측면에서도 더 좋을 것 같다고 말이에요.
그래서 그 제안을 듣고 나서 대표님께 말씀드렸더니 단번에 진행하자고 하시더라고요. 일단 패파 전 지점은 역에서 도보로 3분 이내의 지점에 위치해 있어 임직원들의 거주지와 관련된 부분은 고민할게 없었고, 24시간 이용할 수 있는 데다가 풀옵션 오피스라 추가 세팅 비용도 아낄 수 있었죠.
실제로 지금 패파 거점오피스를 도입한 지 2달 정도 되어가는데 직원들의 만족도가 엄청납니다. 개발자 파트는 대부분 재택근무를 진행하시기 때문에 각자의 집에서 가까운 라운지 타입을 자유자재로 이용하시고, 또 임원진들이나 경영 및 인사팀들의 경우 필요시에 사무실에 나와서 근무하면서 패파가 제공하는 미팅룸이나 세미나룸 등을 사용하거든요.
공유 라운지부터 멤버라면 언제든 사용 가능한 미팅룸, 폰 부스, 무료로 이용할 수 있는 F&B Bar까지 출근하는 분들의 복지까지 챙겨갈 수 있었습니다.
본사 개념의 사무실을 구축해놓고 팀원들이 원하는 곳에 자유자재로 출근하면 되니 많은 분들이 이런 하이브리드 업무 환경에 긍정적인 반응을 보이셨어요. 원래는 처음 3개월만 일단 파일럿으로 해보고 운영이 어려우면 다시 원래 상태로 돌아가자는 결정을 했었어요.
패스트파이브 전담 매니저분께서도 거점오피스로 운영하고 확정 짓기까지는 최소 3개월 정도의 운영 기간이 필요하고, 실제 도입한 기업들도 평균 3개월 정도 파일럿을 통해 회사 니즈에 부합하는지 보고 결정한다고 하셨기 때문이죠.
그래서 패파의 거점오피스를 3개월만 계약했었는데 이제 사용하다 보니 너무 편리하고 비용도 절감해서 다시 돌아갈 수 없겠더라고요. 결국 저희는 비용, 시설 모두 완전히 만족하고 있어서 2년 정도 더 연장하기로 결정했습니다!
팬데믹 상황이 시시각각으로 바뀌는 지금이야말로 유연 근무를 제대로 도입해야 하는 상황이라 생각돼요. 저희 회사 역시 패파 덕에 거점오피스 형태로 완전히 정착했는데, 다른 스타트업이나 대기업 TF 팀 중에 이런 하이브리드 근무에 관심 있는 분들도 패스트파이브의 서비스를 접해보셨으면 좋겠어요.
골치 아픈 일을 알아서 꼼꼼하게 해결해 줄 뿐만 아니라, 각자 회사의 니즈에 맞는 사무실을 눈 깜짝할 새에 만들어주니 괜히 다른 곳에서 시간 낭비하지 않을 수 있답니다!
우리 회사도 원격 근무해 볼까 고민했다면
패스트파이브 거점오피스로 시작해 보세요!
