일하는 방식의 변화 ‘스마트 오피스’ 파헤치기
스마트 오피스의 정의부터 도입 사례까지
거점오피스 by FASTFIVE는 국내 1위 패스트파이브의 노하우를 바탕으로 만든 기업 대상 서비스입니다. 오피스 근무의 장점은 살리고 재택근무의 단점을 보완할 수 있으며 기업은 직접 거점오피스를 구축하는 것보다 초기 비용을 90%까지 절감할 수 있습니다.
팬데믹 흐름과 온라인 업무 환경 중심으로 흘러가는 지금의 상황은 오피스 환경에도 많은 변화를 가져다주었습니다. 보다 효율적이고 안전한 업무 방식을 추구하는 기업들이 많아지자, 오피스 중에서도 ‘스마트 오피스’를 도입하는 기업들이 많아지고 있는데요.
정작 스마트 오피스에 대한 정보는 많지 않아 ‘우리 회사에도 적합할까?’라는 고민이 되시리라 생각됩니다. 고민 많은 인사총무, 경영지원팀 담당자분들을 위해 스마트 오피스의 정의부터 실제 도입 사례까지 이번 글을 통해 알려드립니다.
잘나가는 기업들이 도입한다는 스마트 오피스, 뭐가 다른 것일까?
※ 스마트 오피스란?
기존 본사 외 임직원 거주지와 같은 위치를 고려하여 원격 근무가 가능하도록 거점 지역에 마련한 IT 기반의 사무실을 뜻합니다. (기존의 ‘거점오피스’와 같은 개념이라고 보셔도 무방합니다.)
본사 근무의 장점은 살리되 재택근무의 단점을 보완한 오피스로 어디서든 근무할 수 있는 환경을 구축하여 안전성, 효율성, 성과지향성 측면에서 가장 이상적인 근무 제도를 만들 수 있습니다.
이제는 노트북 하나면 언제 어디서나 업무가 가능하기 때문에, 스마트 오피스가 더 이상적인 근무 제도로 평가되는 것이죠. 스마트 오피스 장단점을 꼽아본다면 아래와 같이 정리할 수 있겠습니다.
▶ 스마트 오피스의 장점
1) 탄력 근무, 선택 근무, 원격 근무 등 다양한 근무 형태 수용 가능
2) 거주지 근처 사무실 사용으로 임직원 출퇴근 시간 감소에 따른 업무 효율 증가 및 만족도 상승
3) 코로나 19로 인한 밀집된 근무 환경에 유연하게 대응하여 임직원 안전 보장
4) 사무실 구축에 드는 초기 비용 및 자원을 절감하고 폐기물을 최소화해 ESG 경영에 동참
▶ 스마트 오피스의 단점
1) 매물 탐색부터 실제 오피스 관리 운영까지 막대한 시간과 리소스 발생
2) 임직원들 실 이용량 예측 불가에 따른 의사 결정의 어려움
3) 임직원 근태 관리, 비용 정산, 추가 오피스 케어 등 업무 증가
인터뷰를 통해 알아보는 스마트 오피스 사례
기업들은 어떤 이유로 스마트 오피스를 도입할까요? 이번 기회에 실제 도입한 기업 담당자분들과 인터뷰를 진행해 보았습니다.
임직원들이 업무에만 집중할 수 있는 환경을 만든 LG에너지솔루션
“다른 회사와 마찬가지로 저희도 재택근무의 비율이 현저하게 늘어났습니다. 그 과정에서 21년말 임직원들이 심리적인 안정감을 느끼면서 업무에 집중할 수 있는 환경을 구축하자는 조직 문화 방향성을 결정하게 되었는데요. 이때 ‘어디에서든 성과에만 집중하는 자율 근무 문화’ 조직 문화를 위해 자율 근무 문화 조성의 일환으로 스마트 오피스를 도입하게 되었습니다. 실제로 출퇴근 시간이 절약되어 업무 효율이 증대된다는 임직원들의 만족스러운 후기들을 종종 접하고 있습니다.”
- LG에너지솔루션 업무지원팀
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재택근무의 단점은 보완하고 직원 복지까지 향상시킨 롯데칠성음료
“코로나19 유행 이후 갑작스럽게 사무실 출근이 불가능해지는 경우가 있기에 재택근무하게 되었죠. 하지만 집에서 일한다는 게 환경이 제대로 구축되어 있지 않으면 일하기 어려운 게 사실이라 업무를 하기 위한 직원들의 제3의 공간이 필요하다는 것을 절실히 느꼈습니다. 재택근무의 단점은 보완하고 출퇴근 시간 단축을 통한 직원 복지 개념으로 스마트 오피스를 도입하게 되었고, 한 번이라도 써 본 직원들은 모두들 좋다고 얘기해 주고 있어요.”
- 롯데칠성음료 전략기획 부문
좌석 부족 문제 해결과 유연 근무 제도 정착에 성공한 쏘카
“쏘카도 코로나 기점으로 재택근무가 활성화됐어요. 사무실이 아닌 곳에서 근무를 하는 경우가 많아졌고, 마침 본사 채용 인원이 늘어나면서 좌석도 부족한 상황이라 스마트 오피스를 도입해서 원격 근무를 해보자는 의견이 나왔어요. 저희는 주로 개발자 직원분들이 많이 사용하시는데 원하는 대로 업무 환경을 선택할 수 있고, 업무 효율도 올라간다는 이야기를 많이 해주세요. 한 번도 이용 안 한 분은 있어도 한 번만 이용한 분은 없을 정도로 직원 만족도가 큽니다.”
- 쏘카 인사지원팀
이들이 선택한 스마트 오피스는 어디?!
인터뷰를 진행하면서 공통적으로 알게 된 점은 최소 반 년은 걸린다는 스마트 오피스를 패스트파이브를 통해 한 달 만에 도입했다는 점입니다.
패스트파이브는 국내 대표 1위 공유오피스로 서울 주요 업무 지구에 40개 지점을 보유하고 있어 원하는 위치에 스마트 오피스를 구축하기 쉬웠다고 합니다. 더욱이 전담 매니저가 매달 이용 현황 분석과 비용 정산을 세금계산서 한 장으로 처리해 주기 때문에 실제 드는 리소스도 거의 없고요.
최근에 대기업부터 스타트업까지 패스트파이브를 통해 스마트 오피스를 구축하고 있는데요. 이들이 선택한 거점오피스 by FASTFIVE가 궁금하다면, 지금 바로 무료 상담을 신청해 보세요!
우리 회사도 원격 근무해 볼까 고민했다면
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