스마트 오피스 ‘직접 구축 vs 공유오피스 이용’ 비교
거점오피스 by FASTFIVE는 국내 1위 패스트파이브의 노하우를 바탕으로 만든 기업 대상 서비스입니다. 오피스 근무의 장점은 살리고 재택근무의 단점을 보완할 수 있으며 기업은 직접 거점오피스를 구축하는 것보다 초기 비용을 90%까지 절감할 수 있습니다.
※ 거점오피스를 이용 중인 총무팀 담당자 박 과장님의 경험담으로 구성된 이야기입니다.
저는 IT회사에서 인사총무와 부동산 업무를 담당하고 있습니다. 이 글을 읽고 계시는 총무팀 담당자님들 모두 스마트 오피스 구축 때문에 골치 아프신 상황일 텐데, 저도 작년 내내 그랬습니다. 처음엔 스마트 오피스가 뭔지도 몰랐는데 ‘거점오피스’라고 하니까 알겠더라구요. 결국, 본사 외 거점에 오피스를 두고 임직원들에게 다양한 근무 공간 옵션을 제공한다는 거죠.
우선 저희 회사는 C레벨 임원이 제안해서 스마트 오피스를 도입하게 된 케이스입니다. 지금은 패파 거점오피스 이용 중이지만 첫 거점오피스 지점은 저를 필두로 총무팀에서 직접 구축했어요. 다른 총무팀 담당자님들은 제가 겪은 고통(?)과 시행착오를 피해가시기를 바라는 마음에서 제 경험담을 공유해 드립니다.
거점오피스 ‘직접 구축’ 생각 중이시면, 그냥 1년은 그 일만 한다고 생각하세요.
거두절미하고 직접 구축 당시 제 타임라인을 보여 드릴게요.
딱 11개월 걸렸습니다. 이후 관리 업무까지 생각하면 구축 이후부터가 본격적인 일의 시작이라고 봐도 되겠죠. 시간도 시간이고, 부동산 중개 수수료부터 건물 보증금, 임대료, 관리비, 오피스 구축 비용, 뭐 하나 돈 아닌 게 없더라구요. 제가 사장이면 돈 아까워서 자다가도 벌떡 일어났을 거예요.
총무팀이라고 해도 부동산의 ㅂ자도 모르는 분들이 대부분일테고, 인테리어 업체도 아무리 잘 한다고 해봤자 오피스용 인테리어는 또 다르다고 하더군요. 특히 요즘 강남에 오피스 공실 구하기가 하늘의 별따기라는 말 들어보셨죠? 제가 그 별 따려다가 퇴사할 뻔 했습니다.
이렇게 겨우 사무실 만들어 놓고, 패파 거점오피스로 옮긴 이유가 뭐냐구요?
스마트 워크다, 원격 근무다 하는데 사실 거점오피스가 딱 한 곳 있으면 그것도 웃긴 일이죠. 저희 회사는 구로에 있어서 강남에 거점오피스를 구축했는데, 다른 지역도 커버가 필요했고 마침 추가 채용이 계속 이뤄지고 있었어요. 데스크가 필요했죠. 또 다른 지역에 추가로 오피스를 만들라는 얘기가 슬슬 나왔어요.
아.. 한 번은 몰라도 두 번은 절대 못 한다, 그러다가 패스트파이브의 ‘라운지 오피스’를 알게 됐죠. 서울 전역에 공유오피스 지점이 있고 거기의 업무 라운지를 계약하면 직원들이 원하는 시간이나 원하는 지점에 방문해서 일을 하면 되는 거래요. 1개월 단위로 계약도 가능하고, 그냥 이용한 만큼만 결제하는 거라 테스트 삼아 한 번 써 봤죠. 직원들이 실제로 어떤 지역을 더 선호하는지 사용량 체크도 필요했구요.
11개월 걸려서 겨우 1개 거점오피스 만들었는데, 3일만에 수십 개 지점을 구축할 수가 있었네요
패스트파이브 라운지 오피스 계약을 하면서, 제가 11개월 동안 고생한 건 뭐였나 싶을 정도로 간단하고 명확했어요. 딱 3일 걸리더라구요. 우선 처음부터 끝까지 과정을 말씀해 드리면요.
1) 담당 컨설턴트 분과 저희 회사 상황, 니즈를 공유
2) 거점오피스 타입 중 적합한 타입을 선택 (저희 회사는 라운지 타입이었습니다)
3) 이용 지점과 기간 확정하고 계약서 최종 작성
4) 임직원 이용 가이드 수령
5) 임직원 이용량 체크 방법 확인 (월간 이용량 리포트를 줍니다)
이게 전부였어요. 지점의 경우엔 본사가 위치한 구로 외에 강북이나 강남 권역도 모두 커버할 수 있도록 총 21개 지점을 선택했죠. 보증금도, 중도 해지 수수료도 모두 0원이라 초기 구축 비용이 직접 구축 대비 거의 95%는 줄어들었어요.
오픈 된 라운지 오피스에서 근무하는 거라 직원들이 실제로 잘 사용할까 걱정도 했는데, 파일럿 기간 동안 이용량이 놀랄 노자였어요. 절반이 넘는 직원들이 2번 이상 사용했고 만족도도 높았죠. 그래서 몇 달 전 부터는 라운지 오피스에, 우리 회사를 위한 별도 독립 오피스 공간까지 추가로 계약해서 두 가지 타입을 혼합한 ‘하이브리드 타입’으로 운영 중이예요. 이것도 저희가 ‘고정 좌석이랑 짐 둘 곳이 필요하다’라고 패파에 문의했더니 제안해 주신 솔루션이죠.
6개월째 이용하면서 제일 좋았던 점들은요
저희 직원분들은, 서울 전역 공유오피스를 365일 24시간 사용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이라고들 하세요. 그 날 원하는 곳에 자유롭게 출근하면 되니까요.
또 라운지 오피스에는 듀얼 모니터 좌석이나 포커싱 존 같은 다양한 좌석들이 있는데 그 날의 업무에 맞게 공간을 선택할 수 있어서, 직원들이 이런 하이브리드 업무 환경에 굉장히 만족하셨어요.
총무팀 입장에선 앞서 말씀드린 것처럼 비용이나 시간 낭비를 할 필요가 없다는 게 가장 장점이죠. 풀옵션 오피스에 입주만 하면 끝이니까요. 그리고 세금계산서 한 장으로 모든 결제 업무가 끝나요. 오피스를 직접 구축했을 땐 임대 서류부터 관리비용 청구, 물품 구매비까지 영수증 처리하는 게 엄청 번거로웠거든요.
그리고 근태 관리가 편해요. 임직원들 이용 현황을 파악할 수 있게 실시간, 월간 리포트를 받아볼 수 있다는 점이 좋았죠.
총무팀 직원분들 요즘 스마트 오피스다, 원격 근무다, 하면서 빠르게 변하는 기업 트렌드에 발맞추시느라 고생 많으실 거예요. 저도 거점오피스 구축하면서 참 많은 시행착오를 겪었거든요. ‘처음부터 직접 구축하지 않고 패파를 사용했다면 좋았겠다’는 생각을 계속 하게 되더라구요. 혹시 지금 거점오피스 도입을 알아보고 계신 담당자 분들이라면 지금도 늦지 않았으니까 얼른 패파의 거점오피스로 정착하세요.
저희 회사처럼 단기간만 라운지 오피스를 쓰면서 실제 이용량이나 업무 효율성을 파악해보시는 것도 좋은 방법일 겁니다!
우리 회사도 원격 근무해 볼까 고민했다면
패스트파이브 거점오피스로 시작해 보세요!
