행사를 진행하면서 반복하는 일과다. 예정된 진행 일정에 맞추어 매일 회의를 하고 그 결과를 전 조직원이 공유하도록 한다. 그것은 전시 준비과정뿐 아니라 행사기간 내내 이루어진다. 주기적으로 조직원 전체 회의를 통해 공유하고 부족한 부분은 각 부별로 별도 회의를 통해 점검한다. 지겨울 정도로 챙기고 챙겨야 행사당시 도출될 수 있는 문제를 사전에 보완할 수 있다. 각 담당자 별로 진행예정 사항과 미흡한 부분을 도출하도록 하고 상호 의견을 통해 협력하거나 보완할 수 있도록 한다. 처음엔 어려운 일이나 몇 번 거듭하면 자신의 단점을 스스로 찾아내어 다른 팀의 도움을 받아 해결할 수 있다.
전시준비는 크게 기반시설 부분과 전시연출 부분 그리고 행사운영 부분이다. 여기에 홍보와 수익사업, 대외협력 등 행사를 지원하는 성격의 업무가 있다. 기반시설은 드러나는 일들이라 진행경과가 보이지만 전시연출과 행사 운영 부분은 행사가 시작될 때까지 눈으로 확인하기 어려운 부분이다. 그렇기 때문에 진행 과정을 체계적으로 점검하고 보완하지 않으면 문제가 발생된다.
전시관의 전시물은 대부분 공장에서 제작되어 행사시작 몇 주전에 현장에서 조립하는 형태다. 그러므로 중간중간 그 진행 상황을 집적 확인하고 체크해 보아야 한다. 행사운영의 경우 자원봉사, 교통, 소방, 위생 등 기관과 협력이 많은 부분을 차지함으로 사전에 협력 부분에 대한 조율이 충분히 이루어져야 한다. 회의 안건을 만들어 수시로 조율하며 기관 간의 간격을 좁히는 일이 중요하다. 각 분야별 만남이 많을수록 상호 간의 입장차를 줄일 수 있고 미비된 사항에 대한 보완이 빠르게 이루어진다.
행사 중에도 상황을 수시로 관리하도록 해야 한다. 매일 유관기관 상황회의를 개최하여 정보를 공유하고 대행사와 조직위는 별도 회의를 통해 문제점과 예상되는 각종 안건에 대한 사전 점검을 해야 한다. 또한 각 업무 담당별로 시설운영에 대한 현장 점검을 매일 하도록 하고 전시물 훼손이나 안전에 문제가 없는지 확인토록 한다. 그러므로 작은 문제들을 사전에 발견하여 즉시 조치함으로써 행사운영에 차질을 사전에 예방할 수 있다. 또한 진행요원과 자원봉사자는 행사 30분에 각 위치에 도착하여 임무숙지와 전시장 청소 등 오픈 준비를 하도록 하여 현장에서 일어날 여러 상황에 대비토록 한다.
점검에 있어 관리자는 항상 질문을 던져야 한다. 어떻게 되고 있는지 결과에 대한 확인을 해야 중요한 부분을 놓치지 않는다. 당연히 할 것이라는 생각은 버려야 한다. 담당자는 시간이 지날수록 처리할 일이 늘어나고 어느 순간에는 자신도 모르는 사이에 중요한 포인트를 처리할 시기를 놓치는 일이 발생한다. 관리자는 전체적인 흐름과 준비시기를 확인하여 줌으로써 도출될 문제점을 사전에 예방하는 역할을 하는 것이다. 담당자가 자신의 업무흐름을 계속 유지하도록 도와주어야 한다. 세부적인 부분까지 하나하나 메모해서 체크하면서 진행상황을 확인해야 한다.