행사를 준비하고 진행하면서 가장 어려운 부분 중 하나가 내부적으로 세워놓은 원칙, 즉 기준이 무너지는 경우다. 원칙이야 변할 수 있지만 외부적인 요인에 의해 무너질 경우 또 다른 문제가 도출되기에 조심해야 한다. 내. 외부적으로 정해진 기준을 넘어서는 일이 있을 경우 가능하면 조직원 내부 회의를 통해 그 상황을 공유하고 함께 대처토록 하는 것이 중요하다. 일방적인 지시나 검토 없이 추진될 경우 조직원 사기에도 문제가 된다.
행사기간 중 가장 많은 민원의 하나가 의전요구다. 예를 들면 각급기관 단체 등에서 안내 등의 편의나 차량진입이 금지된 행사장 내 차량 출입요청이 있기도 한다. 나이가 많고(어리고) 또는 몸이 불편하니 차량을 가지고 들어가게 해 달라 등등...., 이런 경우 최대한 배려할 수 있는 곳까지만 허락하되 원칙이 무너지는 선을 넘지 말아야 한다. 또 다른 민원 중 하나는 일반인 출입이 금지된 행사준비단계에서 현장을 보게 해 달라는 것이다. 여건이 되면 좋지만 작업 등으로 사고 위험 등 어려운 경우도 많다. 그럴 경우도 가능한 범위를 넘어서지 않도록 하는 것이 중요하다. 행사준비단계에서 운영전인 전망대를 보게 해달라고 하고는 정상까지 올라갈 수 있도록 요청하는 경우도 있었다. 그런 경우 정중히 입구에서 사진 촬영만 하도록 허락하고 보내는 것이다.
작은 편의가 어떤 위험의 요인이 될 수도 있고 또 다른 곳에서 그와 같은 요청을 해올경우 특정인 편의만 제공한다는 원망도 들을 수 있는 어려움이 생긴다. 또한 준비 과정이 일반인에게 노출되는 경우 불필요한 오해를 낳기도 한다. 진행과정을 모르면서 자기 기준으로 평가해서 이야기할 수도 있기 때문이다. 특히 행사준비 과정에 발생할 수 있는 업체와 특혜성 시비에도 주의해야 한다. 불필요한 오해를 사전에 예방하기 위해서는 가능하면 계약은 공개 입찰로 진행하는 것이 중요하다. 어느 것이든 한 번의 실수로 이미지에 엄청난 손상을 입게 된다.
원칙을 지키는 가장 기본은 “ 어떤 일을 했을 경우 우리가 준비하고 있는 행사에 도움이 되는가 안 되는 가”다. 그렇지 않은 경우는 지위 고하, 좋고 나쁨을 떠나 거절해야 한다. 그래서 모든 직원이 원칙준수라는 기준을 지켜야 한다. 여러 가지 요인들이 있어 어려움이 따르는 판단이 요구된다. 그러나 체면이나 인간관계 등에 의하여 원칙이 무너지면 한 번의 호의보다 그 뒤에 따르는 불이익이나 어려움이 더 크다는 인식을 가지는 것이 중요하다. 때로는 그 한번의 호의가 행사 전체에 영향을 끼칠 수 있다는 생각을 전 직원이 지니고 있어야 한다.
원칙을 지키는 데는 관리자의 행동이 중요하다. 여러 상황에 대해 일관성 있는 명확한 행동을 보여주어야 하고 담당자가 외부압력 등 어려움에 처할 경우에는 방패역할을 해주어야 한다. 조직원들 사기와도 직결된다. 원칙을 지키는 것은 서로 간의 약속을 지키는 것이다. 누구 하나 그 범위를 벗어나면 신뢰관계유지가 어려워진다.