행사를 준비하면서 가장 긴장되는 많은 부분들 중 하나가 안전과 청결이다. 대부분의 행사장은 임시로 텐트를 세우고 활용하는 구조다 보니 다른 곳에 비해 안전과 청결에 취약하다. 처음부터 끝까지 조금이라도 긴장을 늦추면 사고가 날 수밖에 없다. 크게 보면 구조물의 안전성, 관람객의 안전한 관람, 자연재해(비, 바람, 산불 등), 화재, 폭력, 주차장, 식품위생 등 안전문제다. 청결은 행사장 전반에 있어 중요한 부분이다. 화장실, 수돗물, 휴지통, 음식, 종사자 복장 등 모든 것이 위생적이어야 한다.
기본적으로 임시로 사용하는 대형텐트는 비와 바람에 견디어야 하는 등 안전성을 갖추어야 한다. 내부 전시물도 고장을 일으킨다거나 화재 등에 노출되어서는 안 된다. 산림엑스포는 가을이지만 8월에 대형 태풍이 온다는 예보가 있었다. 태풍에 견딜 수 있는 구조로 설치되어 문제가 없을 것 같다고 했지만, 안전을 위해 텐트 네 모서리에 1.2톤 콘크리트 구조물 4개씩을 추가로 매달았다. 다행히 태풍은 오지 않았다.
산림엑스포 이전의 대형 행사장에서도 문제가 많이 되었던 화장실과 휴지통 관리는 각 시설물마다 고유 번호를 달고 관리전담제를 시행했다. 물론 예상 방문 인원에 맞추어 시설을 충분히 확보했다. 특히 화장실은 야외라는 현장 상황을 고려하여 물청소를 하지 않도록 했다. 해야 하는 경우에도 마른걸레로 바로 물기를 제거토록 했다. 휴지통은 쓰레기가 70% 차면 바로 수거토록 하여 넘치는 것을 예방했고 순회 청소원을 따로 두어 행사장 곳곳을 청결하게 유지토록 하고 조직위 직원과 행사진행 요원들도 쓰레기가 보이면 바로 처리토록 했다. 그 결과 행사장에는 쓰레기가 나뒹구는 사례가 거의 없이 관리되었으며, 화장실은 호텔 화장실을 찾은 듯 깨끗하다는 찬사를 들었다.
주차장 관리는 외부 용역을 통해 관리인원을 충당하고 자원봉사자가 협력 토록했다. 외부에 예비주창을 만들어 본 행사장 주차장이 가득 찰 경우 활용했으며, 셔틀버스를 운행하여 관람객 편의를 도왔다. 입구와 출구 동선을 쉽게 확인하고 이동할 수 있도로 배치했다. 자동차 이동과 안전에 대한 것은 사전에 경찰 등 관계기관과 협의를 통해 버스와 승용차의 출입 동선을 확보했다. 그리고 차량 밀집도에 따라 현장 상황을 반영하여 차량을 우회시키거나 하는 방법으로 정체와 안전을 확보했다.
특히, 행사장 안전을 위해서 경찰관이 현장에 배치되어 교통 통제와 행사장 순찰을 하였다. 소방은 24시간 현장 대기하고, 보건요원과 식품위생 차량이 현장에 상주하며 음식관과 푸드트럭에 대한 식품 검사를 매일 시행하고 위생교육을 실시했다. 특히, 화재 등 긴급 상황에 대비한 매뉴얼 교육을 통해 직원들이 바로 대응할 수 있도록 교육하였다. 그 결과 안전사고 없는 행사가 되었다. 행사에 있어 우선순위는 첫 번째가 안전, 두 번째도 안전이다.