행사를 준비하면서 중요한 요소 중 하나가 바로 매뉴얼이다. 행사 종사요원들이 스스로 판단하고 별도의 지시를 받지 않아도 각자가 지닌 재량권 내에서 일사불란하게 움직이는 지침서 역할을 하게 한다. 매뉴얼은 크게 행사운영 전반에 대한 것과 화재, 사건사고, 태풍, 바람 등 긴급상황 발생 시 대응방법에 대한 것을 반영하여 작성한다.
행사계획서는 포괄적이고 행정적인 서류지만 운영매뉴얼은 현장에서 실제 움직일 때의 지침서다. 행사장 전반에 대한 자료와 함께 응급상황 발생 시 대응 방법 그리고 조치할 사항까지 그대로 따라 할 수 있도록 작성되어야 한다. 그런 과정을 통해 조직원들이 자신의 업무를 다시 한번 확인하고 숙지하는 역할도 하게 된다.
매뉴얼이 있으면 행사를 진행하는 과정에서 어떤 사안 발생 시 그 시나리오대로 실행하면 되기 때문에 우왕좌왕하는 것을 예방할 수 있다. 그러므로 운영매뉴얼은 행사진행요원들 한 명 한 명의 역할까지 세부적으로 작성한다. 전체적인 매뉴얼을 통해 조직원과 진행요원들이 행사 전반을 숙지하도록 한다. 또 자원봉사자 등 행사에 참가하는 많은 지원인력들은 별도의 요약된 안내서를 통해 각자가 맡은 범위 내에서 대응할 수 있는 여건을 만들어주어야 한다. 매뉴얼은 요약본으로도 작성하여 모든 종사자가 각자 휴대하여야 한다. 필요시 바로 확인할 수 있도록 하고 세부내용은 홈페이지 등을 통해 열람할 수 있도록 한다.
예를 들어 행사장 내에서 어떠한 사건사고나 응급상황이 발생되면 별도의 지시가 있기 전에 현장담당자로부터 1차적으로 사전 조치가 이루어져야 한다. 그리고 추가 대응이 필요한 부분이 있을 시에는 각 분야별로 그 상황에 대하여 조치할 사항을 검토하고 대응방안을 제시하게 하는 것이다. 여러 의견이 곧바로 함께 수렴되기 때문에 빠른 대응책을 마련하고 조치할 수 있다.
매뉴얼은 행사 전까지 보완하여 모든 행사관계자들이 충분히 숙지하여 대응하여야 한다. 진행요원이나 자원봉사자도 행사 전반에 대한 내용을 숙지하고 있어야 관람객의 요구에 대응할 수 있다. 매뉴얼의 중요성이다. 특히, 긴급상황에 대비한 매뉴얼에 대해서는 각 역할을 세부적으로 구체화시켜 대응토록 하여야 한다. 관람객의 대피나 구호방법, 긴급차량 이동 동선 등 사전에 교육과 현장 점검을 통해 철저히 관리해야 긴급상황 발생 시 대응이 가능하다. 위기 대응 능력은 행사의 성공과 실패를 결정하는 중요한 요소다.
많은 행사에서 매뉴얼을 작성하고 있지만 대부분 형식적으로 작성되거나 현장 담당자가 내용을 숙지하지 못하고 있는 경우가 많다. 작성 내용의 현장성뿐 아니라 숙지하고 있어 응급상황에 대응할 수 있는 능력을 확보하는 것이 중요하다. 사전에 여러 번 검토하고 실제 가능성을 확인하는 노력이 필요하다.