행사를 준비하고 진행하는 과정에 있어 가장 중요한 요소가 의사결정이다. 잘되고 안되고를 떠나 결정은 어느 순간이나 있다. 그 순간을 명확하게 정리하고 빠른 실행이 이루어지도록 해야 한다. 머뭇 거리는 사이 일어 더 커지거나 더 이상 조치할 수 없는 상황에 이를 수도 있다.
그래서 각자의 책임이 중요하다. 권한의 위임이다. 각각의 현장에 있는 담당자가 사전 조치 후 보고하고 추가 조치가 필요할 시 대응할 수 있도록 해야 한다. 현장의 일을 모두 결정권자에게 보고 후 처리하면 수동적이 되고 현장감을 놓쳐 실기할 수 있다. 그에 따른 문제가 발생된다면 사후에 대응책을 찾아 보완하면 된다. 현장에서 책임감이 없으면 행사장 운영에 문제가 발생한다. 그래서 의사결정 권한은 현장에서 이루어지고 현장에서 마무리되어야 한다.
또한, 행사기간 동안 명령과 지시는 지휘계통을 통해서 해야 한다. 대행사, 자원봉사자 등 모든 조직에는 책임자가 있다. 부분적인 일에 대해서는 책임자에게 지시하고 그 결과를 받아야 한다. 그렇기 때문에 컨트롤타워인 종합상황실의 역할이 중요하다. 행사장의 모든 상황은 종합상황실에 보고되어 정보가 공유되어야 한다. 또 어떤 상황에 대해서든 명확하게 모든 인력에게 바로 전달되어 조치가 이루어지도록 지시가 내려져야 한다.
특히 주의해야 할 부분 중 하나가 전달 계통을 무시하고 이 사람 저 사람이 직접 지시를 내리는 경우다. 그럴 경우 지시 계통이 무너지고 공공연한 오해를 불러올 수 있다. 그런 일이 반복되면 중복된 지시나 하나의 일에 반대되는 지시가 전달될 수도 있다. 그럴 경우 현장에서 일을 할 수 없다. 대행사 등 외부 인력은 자신이 맡은 계약된 일만 하기 때문에 나중에 근로 조건의 문제나 비용의 추가 청구 등 문제가 생길 수 있다.
부분적으로는 업무 영역에 대한 책임을 확실히 하기 위한 방법으로 행사장 내 구역을 정하여 책임지고 역할을 맡기는 방법도 있다. 예를 들면 자원봉사자의 경우, 특정 구역을 지정해 주고 그 구역 내에서 일어나는 일에 대해서 자율 운영토록 하는 권한을 주는 것이다. 그렇게 되면 갑자기 인력이 모자라는 경우에도 그 범위 안에서 조정하여 즉시 대응하는 효과를 얻을 수 있다.