행사를 기획하고 운영하는 데 있어 대행사의 역할이 막중하다. 대형 이벤트는 대부분 대행사에서 행사의 실행 계획을 제안하고 그것을 토대로 입찰을 통해 선정된다. 그 과정에서 가장 중점을 두어야 할 부분이 현실적인 실행력이다. 물론 낙찰이 된 이후 실행에 대한 협의를 거쳐 최종 결정되지만 첫 번째 순위로 선정된 업체가 가장 중요한 키를 잡게 된다.
그 이후 세부적인 실행계획을 마련하며 여러 가지 조율을 거쳐 전시계획을 확정하게 되는데 그때 업무를 실질적으로 담당할 전문가와 매칭이 제대로 되어야 한다. 이때 의견이 맞지 않거나 조율이 안될 때는 빨리 담당자를 교체하도록 요구하는 등 조치가 뒤따라야 한다.
여러 과정을 거쳐 실행 안이 마련되고 실제 행사에 접어들면 그간의 일들이 정리되는 듯싶지만 예상하지 못했던 새로운 변수들이 많이 등장하게 된다. 그럴 경우 대행사와 충분한 협의를 거쳐 현장상황에 맞게 계획을 변경하는 등 조치가 필요하다. 당초 안이라고 하여 그대로 시행할 경우 현장과 미스매칭으로 행사에 차질을 빚거나 매끄럽지 않을 경우도 생길 수 있다.
대규모 행사를 치러본 현장 경험이 부족한 공무원의 경우에는 이런 부분에 있어 적극적으로 대응하는 자세가 필요하다. 서로의 믿음과 성공이라는 것에 맞추어 결정을 한다면 큰 오류가 없을 것이다. 다만, 이런 변수가 발생된다고 하여 별도로 많은 예산이 추가되는 상황이 발생되다면 그것은 또 다른 문제다. 범위 안의 조율이 필요하다.
주 대행사가 정해진 이후 사업을 추진하면서 중간에 새로운 추가 사업이 발생할 경우에는 가능하면 기존 사업과 연계가 이루어질 수 있도록 하는 것이 좋다. 부득이 전문성 등으로 다른 업체가 참여할 경우에도 업무연계가 원활히 이루어지도록 조정해야 한다. 전시 연출 등의 경우에는 중복되거나 연계가 안되어 상충되는 부분이 발생할 수도 있다. 업무가 세분화되어 있는 경우 이런 현상이 많이 발생된다.
* 주요 대행업무 : 전시물설치, 공연.체험, 교통, 홍보 등
특히 행사 운영요원 선발은 매우 중요하다. 대행사의 역할이지만 인원선발 시 적극적이고 활기 넘치는 인력 확보가 중요하다. 행사의 절반은 진행요원들의 태도에 의해 분위기가 바뀐다고 할 정도로 많은 영향을 미치기 때문이다. 산림엑스포에 근무했던 진행요원들의 적극적인 일 처리와 친절은 관람객들로부터 많은 칭찬을 받았다. 그들이 곧 행사장 얼굴이 된다.