행사의 핵심중 하나가 전시 연출 부분이다. 당초 준비했던 계획들이 차질 없이 진행되어도 일정에 맞추기 어려운 경우도 생기지만, 진행과정에 일어나는 각종 변수로 인해 많은 수정과 보완이 계속진행되어야 한다. 전면적인 보완은 어렵지만 상황변화에 맞추어 소소한 것들을 변경하는 것도 큰 업무부담이 될 수 있다. 가급적이면 변화를 줄이되 부득이한 경우 업무처리 범위 내에서 조정해 나가야 한다.
모든 행사는 수없이 검토하고 보완해도 직접 행사장에 들어서면 상황이 달라지고 변수가 발생되기 때문이다. 이때 중요한 것은 계획대로가 아닌 현장에 맞추어 진행하는 것이다. 계획의 수정이다. 예를 들어 전시물을 생화로 하기로 했는데 구조상 생화보다 조화가 더 좋다고 판단되거나, 입체로 설치하기로 했는데 현장 상황상 입체구조물 설치가 어려운 상황이 발생한다. 제작된 설치물들이 현장에서 조립되는 과정에도 무수한 상황이 발생된다. 그럴 때는 전체적인 구성과 방향에 어긋나지 않으면 현장 상황에 맞추어 수정 보완하며 진행한다.
산림엑스포에서는 현장에 설치된 시설물이 인기가 많을 것으로 예측되었으나 초기에는 관람객이 적어 이동동선을 다시 검토하기도 했다. 그 이후 시범적으로 몇 개만 설치한 소나무숲 해먹이 인기가 많아져 관람객이 줄을 서서 기다리는 경우도 있었다. 그런 경우는 해먹을 추가로 설치하여 수요에 대응하였다. 또 그늘막을 설치했으나 바람에 날리어 어려움이 있자 그늘막을 철거하고 테이블만 운영했다. 안내판을 규정대로 많은 곳에 설치했으나 부족하다는 의견이 많아 추가로 임시 설치하거나 길이 아닌 곳을 관람객이 많이 다니면 그곳에 길을 만들어 불편을 최소화했다. 이런 사례들은 간단한 일들이지만 현장에서 적극적으로 대응하지 않으면 조치될 수 없는 일들이다.
행시기간 동안 전시 연출은 끝없는 현장 변화에 대응하며 바꿔나가야 한다. 전시물 파손이나 상황변화 등에 의한 수요가 발생된다. 이런 다양한 변수에 즉각 대응해야 행사에 차질이 없고 관람객의 민원발생이 줄어든다. 계획에 없던 일들이 수시로 일어나기 때문에 조직위 직원들과 행사운영 요원들이 적극적으로 대응하는 노력이 필요하다. 이런 경우에도 반드시 지원되어야 하는 것이 인력과 예산이다. 담당팀에만 맡길 것이 아니라 조직전체에서 지원하도록 컨트롤해주어야 한다.