행사를 준비하는 과정은 덧셈이 아닌 뺄셈이어야 한다. 행사를 준비하다 보면 다양한 아이디어가 나오게 되고 더 많은 것을 하고 싶어지는 욕심이 생긴다. 결코 그런 과오에 빠지면 안 된다. 행사는 많은 선택지 중에서 꼭 필요한 핵심 포인트를 중심으로 골라내는 것이 되어야 한다. 너무 많은 것을 하려고 하면 행사장이 도떼기시장된다. 욕심을 내지 마라.
행사의 큰 흐름에 따라 전시물을 무엇으로 채울 것인가를 고민해야 한다. 건물을 세우듯 중심이 되는 기둥을 제대로 세우는데 심혈을 기울여야 한다. 그런 흐름이 정리되면 보조적인 역할을 하는 것으로 채우면 되는 것이다. 준비하는 과정에서 좋은 아이디어는 많이 받아들이되 최종적으로 가장 매력 있는 포인트를 발굴하는 것이 핵심이다. 그것을 놓치면 행사의 성격을 잃어버리게 된다. 또한 행사 중간에 계획에 없던 것을 하게 되면 조직원들의 부담은 가중되게 되고 행사 질은 떨어지게 된다. 결국 예산은 더 들어가지만 예상했던 효과는 얻을 수 없게 되는 것이다. 중간에 부득이하게 무엇인가 추가를 하게 되면 기존 것을 줄이고 대체하는 개념으로 접근해야 한다.
아무리 많은 의견이 들어와도 예산에 맞추고 현장 상황에 맞추어 깔끔하게 정리되어야 한다. 그래야 관람객이 행사장을 둘러볼 때 잘 정리된 느낌을 받을 수 있다. 그러기 위해서는 검토 단계에서 무엇을 어떻게 할 것인가에 대한 방향이 잘 설정되어야 한다. 이를 위해서는 행사를 추진하는 목적을 앞에 놓고 부수적인 메뉴는 가능한 최소한으로 하는 것이다. 주제보다 부제가 많으면 행사의 흐름이 엉뚱한 방향으로 흘러가게 된다.
특히, 행사를 준비하는 조직위원회 입장에서는 성과를 내야 한다는 강박관념에 무리한 일을 추진하려 할 수 있다. 그럴 경우 크고 작은 문제가 발생한다. 관리자는 최소한으로 규모를 줄이는 노력을 해야 한다. 그렇게 해도 당초 계획보다 부지기수로 늘어나는 일이 많을 것이다. 보여주기식으로 늘어놓은 잡화점보다는 알찬 내용으로 가득 채우는 선택이 중요한 이유다.
행사는 아무리 잘해도 본전이라는 말이 있다. 그만큼 모든 이들의 마음을 맞추기 어렵다는 뜻이다. 행사가 끝나고 이렇게 했으면 좋았었겠다는 아쉬움이 남아야 한다. 그만큼 일을 벌이지 않고 매듭을 짓는 것은 어려운 일이다. 행사는 준비과정과 진행과정이 9:1이다. 그만큼 완벽하게 준비하고 실행에 옮겨야 한다.