협업툴 도입 전, 고민 Best 5 및 해결책
어떻게 협업툴을 기업에 잘 정착시킬 수 있을까
재택 및 원격근무의 확대, 디지털 디바이스의 보급으로 업무 프로그램은 이미 주요 기업과 혁신 기업에서는 도입을 넘어 정착을 통해 뿌리를 내리고 있습니다. 이러한 디지털 워크 시대에서 시공간을 초월하고 실시간 의사결정을 진행할 수 있는 협업툴이라는 도구를 가진 조직은 유리한 고지를 선점하고 그러지 못한 조직은 디지털 전쟁에서 우위를 점하지 못해 결국 기업의 경쟁력은 약화될 수 밖에 없습니다.
그래서 업무 툴을 도입하실 때, 공통적으로 고민하신 5가지를 어떻게 해결해 나갈 수 있는지에 대해 소개할까 합니다.
협업툴 도입 전, 기업 담당자 고민 Best 5
자체 빅데이터 시스템으로 6년간 2,000여개의 기업에 적용한 실제 사례를 바탕으로 ‘어떻게 협업툴을 기업에 잘 정착시킬 수 있을까’에 대한 분석을 해왔고 공통적으로 겪게 되는 고민과 문제점은 아래와 비중으로 도출되었습니다.
ⓒ Madras check. Source: flow seminar, 2021 디지털 협업시대, 협업툴 혁신 1등 전략✅ 5위 – 예산적합성
협업툴 사용인원이 많을수록 그 비용은 증대되고 임대형 솔루션의 경우 매달 청구되는 비용이 영구적으로 사용한다고 가정한다면 도입과 운영에 대한 예산을 고민하지 않을 수 없습니다.
✅ 4위 – 상호 운용성
기존의 그룹웨어나 ERP, 메신저, 전자결재와 같은 익숙한 기능들에 충돌하지 않으면서 협업툴이 기존의 업무 시스템에 정착할 수 있는지를 고민해 볼 수 있습니다.
✅ 3위 – 보안 안정성
기업에 대한 모든 공식적인 자료와 비공식적인 메시지들이 공유가 되고 저장이 되는 소프트웨어입니다 보니 보안정책과 수준이 우리 기업에 맞는가를 고민해 보아야 합니다.
✅ 2위 – 신중한 선택
선택에 대한 부담감이 있지만, 한번 도입을 하고 난 다음에는 다른 협업툴로 변경이 어렵기 때문에 신중한 결정이 필요한 단계입니다.
✅ 1위 – 직원 활용성
조직원들이 마음을 움직여 잘 활용해야하고 업무환경에 정착이 되도록 하는 일이기 때문에 굉장히 난이도가 높습니다.
고민 Best 5에 대한 해결책
협업툴 도입 전, 기업 담당자가 가장 많이 하는 고민 Best 5를 알아 보았습니다. 그리고 빅테이터 중 하나는 바로 협업툴 도입을 최종적으로 결정 전에 그 문제를 해결할 수 있는 솔루션을 가지고 도입을 했던 경우와 그렇지 않은 경우 사이의 큰 결괏값을 가져왔다는 것입니다. 이에 그에 대한 해결책을 알아볼게요
✅ 5위 예산적합성 솔루션
회사의 규모와 운영방식에 따른 방식을 선택하라. 최적의 예산으로 이 시스템이 잘 운영될 수 있도록 해야 하는데 그에 따른 선택이 바로 임대형과 구축형에 대한 결정입니다.
임대형은 초기 투자비용이 낮고 언제든지 중지할 수 있으며 지속적인 업그레이드가 자동으로 된다는 장점이 있지만, 커스터마이징이 제한적이고 금융업과 같은 일부 업종은 법적인 규제로 인해 임대형 사용이 안된다는 단점이 있습니다. 반대로 구축형의 경우는 자유로운 커스터마이징이 가능하고 보안정책 수준도 원하는 만큼 높일 수 있습니다는 장점이 있지만, 그런 만큼 높은 초기비용, 높은 업그레이드 비용이 들고 유지보수 또한 플랫폼별(안드로이드, IOS, 웹 등)로 진행해야 된다는 단점이 있습니다.
이렇게 두가지 방식 모두 장단점을 가지고 있기 때문에 기업의 사용환경을 먼저 분석해 보고 거기에 적합한 방식으로 매칭하는 것이 가장 효과적이 방법입니다.
✅ 4위 상호운용성 솔루션
기존 시스템과의 유기적 연동이 가능한지를 점검하라. 사례 중 현대모비스의 경우 기존의 인사정보 시스템을 연동시켜 입퇴사를 자동으로 괸리되도록 하였으며 SAP 인사평가시스템 솔루션연동, 게시물을 이메일로 보내기 기능 연동 등을 통하여 상호운용성을 대폭 증대시켰습니다.
또한 DB금융투자의 경우 고객관리시스템과 연동하여 스마트폰으로 영업 활동을 공유할 수 있게 하였으며 상품 게시판과 그룹웨어를 연결시켜 모바일에서 금융상품을 영업사원에게 바로 전달하는 기능이나 MDM 보안 솔루션과 연동하여 내부 보안 정책을 고도화시켰던 사례들이 있습니다. 이처럼 가능한 범위 내에서의 연동 기능을 추가하게 된다면 업무의 효율성이 증대되고 사용빈도가 높아지기 때문에 성공적인 도입이 될 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.
✅ 3위 보안안정성 솔루션
협업툴 회사의 보안 대책 및 기술 난이도를 점검하라. 보안 안정성을 점검할 수 있는 부분이 바로 협업툴 회사의 보안 대책 및 기술 난이도에 대한 평가입니다. 9가지의 대표적인 보안 대책입니다.
① 파일 다운 이력 모니터링 시스템
② 특정 파일 보안 등급 설정 시스템
③ 입퇴사 계정 관리 시스템
④ 화면 캡쳐 모니터링 및 방지 설정 시스템
⑥ Ddos 등 해킹 관제 모니터링 시스템
⑦ 도용 방지를 위한 2차 본인 인증 시스템
⑧ 중복 로그인 제한 시스템
⑨ 데이터 암호화 시스템
위와 같이 협업툴 회사가 얼마나 최적의 보안 안정성을 가지려고 노력하고 있으며 변화하는 기업환경에 맞춰 새롭게 발생하는 보안이슈에도 적극적으로 대응하는 전문 기술 인력 및 보안 노하우를 축적하고 있는지에 대해 평가해볼 필요가 있습니다.
✅ 2위 신중한선택 솔루션
시범 운영(파일럿) 후 점진적 확대를 추진하라. 협업툴은 특성상 전사 도입이 완료되면 바꾸기가 어려운 소프트웨어이기 때문에 조직원들의 불편을 최소화하고 업무 능률을 가장 극대화 시킬 회사의 제품을 선택하는 것이 필요한데 기업의 업무 환경은 워낙 다양하기 때문에 아무리 면밀한 검토를 한다 하더라도 실제 도입 환경에 대한 오차가 발생할 수 있습니다.
더하여 파일럿 테스트 동안 반드시 IT부서와 비IT부서를 함께 테스트에 참여시켜 상반된 업무 환경에 최적화 될 수 있는지를 평가하고 최소 본부 또는 팀 단위의 조직에 적용시켜 하나의 최소 조직에서 어떻게 운영이 되는지를 지켜봐야 합니다. 그리고 기존 채널을 통한 소통은 최소화시켜서 도입하고자 하는 협업툴이 얼만큼의 소통 가치가 있는지를 보고 사용상의 불편과 개선사항들이 파일럿 기간동안 반영될 수 있도록 조치해야 합니다.
✅ 1위 직원활용성 솔루션
앞서 언급한 4가지의 고민과 해결책과 달리 직원활용성은 기업의 조직문화와 업무마인드에 대한 혁신이 조직원들에게 어느정도 있는가에 대한 정성적인 부분에 해당하기 때문에 그만큼 예측과 통제가 어렵다고 볼 수 있지만, 디지털 전환의 최대 성패는 ‘조직문화 혁신’에 달렸다고 할 정도로 중요한 부분입니다.
앞서 디지털 전환을 시도했던 글로벌 기업들의 사례에서도 그 어려움을 엿볼 수 있는데 JP모건의 경우 “단순히 디지털 기술로 전환하려 한 것이 필패의 요인이었고 디지털 전환시에는 조직 및 인사, 기업 문화 등 내부조직의 역량을 함께 키워야 한다”고 자사의 실패 요인을 분석했으며 GE의 경우도 “디지털화를 빠르게 시행했지만 CEO나 임원에 의한 일방적 결정이었기 때문에 조직간 비전공유가 되지 못했고 결국 실패로 돌아갔다”라고 평가하였습니다.
이처럼 성공적인 디지털 전환과 협업툴 정착을 위해서는 ‘조직 문화’의 변화가 바탕이 되어야 하며 신속하고 효과적으로 여기에 맞는 조직문화를 만들 수 있는가가 협업툴 도입의 성공 포인트가 될 수 있습니다.
맥킨지의 Harry Robinson 는 중앙일보의 한 인터뷰에서 “디지털 혁신 도전 기업 90%가 실패한다”라고 말했다. 그의 말처럼 협업툴 정착이라는 디지털 전환은 결코 쉽지 않은 과정이 될 수 있습니다.
앞선 사례를 반면교사 삼아 협업툴 안착을 위한 기반을 선제적으로 마련하고 보다 기업 담당자들이 실익 있는 디지털 환경을 구축하는데 도움이 되길 바랍니다.
