사람이 중심에 있다

진짜 회의 만들기_14

이익은 의견 교환에서 온다

회의는 수평적 대화이다. 회의에 참여하는 사람들이 권위의식을 내세우지 않고 우호적인 분위기를 만들면 대화가 계속 이어진다. 그러나 수직적인 위계 구조를 강조하거나 서로에 대한 불신이 깊다면, 오직 한 사람만이 회의장에서 이야기할 것이다. 그리고 이를 듣는 사람들은 그의 잔소리에 굳게 입을 다물어 버린다. 결국, 발언하는 사람은 자기 이야기를 들어줄 누군가의 시선을 찾아 회의장 이곳저곳을 두리번거린다. 

사람은 관계 속에서 살아간다. 한쪽만의 노력으로는 문제가 해결되지 않는다는 뜻이다. 회의의 사전적 의미는 어떤 사안을 여럿이 모여 의견을 교환하는 일이다. 그러나 많은 조직에서 회의는 어떤 사안을 두고 여럿이 모이지만 의견이 자유롭게 교환되지 못하고 끝나버린다. 허심탄회한 의견 교환이 가능해지려면 사람 간의 관계에 집중해야 한다. 회의 참석자들은 의견 교환이 서로의 이익에 연결되는 관계라는 인식을 지녀야 한다. 이를 위해 “교환에 의한 이득(gains from exchange)”의 개념을 바탕으로 회의 내에서 맡은 소임과 책임을 다하도록 한다. 

Role

이러한 사람과의 관계를 형성하기 위해 진짜 회의를 만드는 DIET 프로세스는 각자의 역할을 명확히 제시하고 있다. 이 또한 자유로운 의견 교환이 일어나도록 촉발하는 장치라 할 수 있다. DIET 회의는 세 주체로 이루어진다. 주관자(리더), 진행자(퍼실리테이터), 참가자이다. 결론적으로 이들 세 주체가 각자의 역할에 충실할 때 회의는 좋은 결과를 거둘 수 있다. 

먼저 주관자의 역할이다. 회의 현장을 관찰하다 보면 주관자는 관리자의 역할(Chief 또는 Chairman으로서)만 수행하려 든다. 하지만 진짜 회의가 되기 위해서는 주관자는 후원자(Sponsor)로서 전폭적 지원자가 되어야 한다. 전폭적 지원자인 리더는 회의 전반에 대한 책임을 지니고 있다. 따라서 회의 아젠다 선정과 참석자 확정, 최종안에 대한 의사결정, 결정된 사항이 실행될 수 있도록 지원(실행 관리가 아닌 실행 지원의 측면에서 접근해야 함), 퍼실리테이터가 중재하지 못하는 갈등 상황에 대한 지원 등의 역할을 해야 한다.

다음 진행자의 역할이다. 일반적으로 주관자의 역할은 의장이 하는 경우가 많다. 그러나 퍼실리테이션 기능을 강화하고 회의의 원활한 진행을 위해서는 의장 외에 다른 사람이 회의를 진행하는 것이 효과적이다. 이 진행자는 사회자 또는 코디네이터로서의 역할이 아니라 의견 촉진자의 임무를 수행해야 한다. 의견을 촉진하는 사람으로서 퍼실리테이터의 역할은 회의 계획 단계부터 참여해 회의가 원활하게 진행되고 목표를 달성할 수 있도록 지원한다. 중립적인 입장에서 의견을 제시하도록 참여를 독려·촉진하고, 참석자 간 발생하는 갈등을 조정하며, 회의 단계에서 필요한 문제를 해결하거나 의사결정 도구를 제공하는 역할을 한다.

다음은 참가자의 역할이다. 필자가 관찰한 회의의 참가자들은 많은 인원이 수동적 참여자(Passive Attendant)였다. 그러나 회의에 참석하는 사람들은 적극적 참여자(Active Attendee)가 되어야 한다. 적극적 참여자로서 회의의 목적과 아젠다를 정확히 숙지 및 이해해야 한다. 목적과 아젠다를 중심으로 회의의 사전 준비를 철저히 해야 한다. 회의 시에는 회의 의제를 기반으로 한 다양한 의견을 제시하고 다른 참석자의 의견을 경청하며, 회의가 끝난 후에는 회의 내용에 대해서 구성원들과 공유하고 회의를 통해 결정된 사항을 성실하게 수행해야 한다.

[표 6] 회의 참가자의 역할과 책임

지금까지 회의 참여 주체(Sponsor, Facilitator, Attendee)의 역할과 DIET 프로세스에 대해서 다루었다. DIET 프로세스가 원활하게 가동하기 위해서는 단계별로 참여자들의 적정한 개입이 필요하다. 시작단계에서는 후원자(Sponsor)와 퍼실리테이터(Facilitator)가 역할을 많이 하고, 후반으로 갈수록 참여자(Attendee)의 적극적인 참여가 필요하다. 

[그림 13] DIET 단계별 참여자의 적정 개입 정도