회의 참가자가 회의를 완성한다
진짜 회의 만들기_17
진짜 회의에서는 “백지장도 맞들면 낫다”는 속담을 실감할 수 있다. 다른 관점을 접하면, 더욱 새로운 아이디어가 떠오르기도 한다. 한 사람의 아이디어가 바탕이 되어 다른 사람들의 의견과 결합할 때 생산적인 해결책으로 발전할 수 있다. 이러한 작은 성공 체험이 회의의 흥미와 효과를 높이는 요소이다.
때때로 회의 참가자들은 주제의 방향 감각을 잃고 방황한다. 어떤 회의는 아무런 성과가 없다고 느낄 수 있다. 이러한 상황이 벌어지는 이유 가운데 하나가 회의 참가자가 자신의 역할을 다하지 않기 때문이다. 리더와 퍼실리테이터처럼 회의 참가자에게도 요구되는 역할이 있다. 생산적인 진짜 회의란 단지 리더의 책임이 아니다. 그것은 모든 사람의 책임이다. 생산적인 회의가 되려면, 모든 사람의 참여의식이 필요하다. 결국, 회의는 참석자들의 올바른 참여를 통해 완성될 수 있다.
회의 목적과 목표를 정확하게 이해하고 참석하자
모니터링을 하다 보면 전혀 관심이 없는 회의 참가자를 만나기도 한다. ‘왜 저 사람은 저기에 앉아 있고 도대체 무슨 생각을 하는 것일까?’라는 의구심이 들 때가 있다. 그래서 컨설팅 후반 무렵, 회의에 참가하는 모든 사람에게 회의 전에 가진 목적, 목표, 회의의 유형을 적어보게 했다. 그리고 회의가 끝난 후 목적, 목표 등에 대한 달성도는 어떠했는지, 본인의 참여 의지는 어떠했는지 다시 확인했다. 이 과정을 통해 놀라운 사실을 발견할 수 있었다. 회의에 참여하는 모든 사람이 같은 방향과 목적성을 가지고 있지 않다는 것이었다.
이는 회의를 주최하는 사람이 원인이 될 수 있다. 왜냐하면 회의 공지를 통해 회의 시작 전 해야 할 활동을 충분히 주지시키지 않았을 수 있기 때문이다. 반면, 회의에 임하는 참가자의 태도에 문제가 있는 경우도 있다. 회의 참가자는 회의를 왜 진행하는지, 성취해야 할 목표와 이유를 정확하게 알아야 한다. 따라서 회의 전 배포된 안건을 숙지하고 참석해야 한다. 회의 참가자는 의제의 해결방법에 대해 고민하고 해결책을 미리 준비하는 관심을 가져야 한다. ‘나는 회의에 임하기 전 회의에 대해서 깊이 생각했는가?’라고 자신에게 질문을 던져보기 바란다.
회의 참가자가 지켜야 할 기본 행동이 있다
회의 참가자가 사전 준비를 철저히 하여 회의에 참가해도 가장 기본적인 행동을 지키지 않아 불필요한 오해를 불러올 수 있다. 성의를 다해 회의 준비를 하는 것 못지 않게 회의에 임하는 자세 역시 참가자의 중요한 역할 가운데 하나이다. 그 가운데 가장 기본적으로 준수해야 할 행동을 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 회의 시간에 늦어서는 안 된다. 회의에 늦는 것은 모든 사람의 시간을 낭비하는 일임을 명심해야 한다. 반드시 회의 시작 전에 참석하여 회의가 지연되는 일이 없도록 해야 한다.
둘째, 진행자의 동의를 얻어 발언한다. 회의 참가자는 별도의 발언이 필요할 경우, 발언권을 얻어 진행해야 한다. 이 경우에도 제한된 시간 내 마무리될 수 있도록 핵심 내용을 중심으로 발표해야 한다. 중복 발언이나 회의와 관련 없는 발언은 자제해야 한다는 뜻이다. 특히 새로운 아이디어가 없음에도 단지 자신의 존재를 확인시키기 위한 발언은 삼가야 한다.
셋째, 남의 의견을 존중해야 한다. 회의 참가자가 자주 지키지 못하는 기본 행동 가운데 하나가 타인에 대한 배려이다. 자신의 의견만 주장하고 상대방의 의견을 존중하지 않는 태도, 상대방의 의견을 비판하거나 훈시 또는 강연 조의 말투, 남의 발언에 급작스럽게 끼어드는 행위 등은 지양해야 한다.
다른 사람의 의견을 소중히 여기고 최종 결정을 존중하자.
성공적인 회의는 회의 참가자 각각의 실제적 욕구(Practical Needs)와 개인적 욕구(Personal Needs)를 충족시킨다. 실제적 욕구란 회의의 목표를 최대한 효과적이며 효율적으로 달성하는 것이다. 개인적 욕구란 참가자들이 다른 사람들이 자신의 말을 경청하고 자신을 소중하게 대하며, 참여를 통해 이바지했다는 느낌을 얻는 것이다. 어떤 회의이든, 성공을 위해서는 참가자들이 서로의 실제적 욕구와 개인적 욕구를 충족시키도록 노력을 기울여야 한다.
회의가 주제를 벗어나 너무 길어지거나 아무런 성과 없이 끝나게 되면 개운치 않은 마음을 가질 수 있다. 이러한 현상은 참가자들이 회의에 대한 사전 계획을 세우고 있지 않았거나 회의 절차를 무시했을 때 일어난다. 반면에 회의가 잘 진행되어 실제적 욕구가 충족되면, 참가자들은 회의 의제에 집중하여 더 나은 결론을 이끌어 낼 가능성이 높다.
참가자들이 너무 자신의 아이디어와 성취욕에 집착하면, 다른 사람의 개인적 욕구가 무시되기도 한다. 사람들은 다른 사람들이 자신의 말을 경청하지 않거나, 자신이 토론에 참여하지 못한다고 느끼면 그 회의에서 합의된 결정사항에 대하여 자발적 참여와 수행 의지를 갖추지 않는다. 다른 사람의 의견을 소중히 여기고 존중하는 것이 개인적 욕구를 충족시키는 기본 요건이다.
전원합의(Consensus)를 사전에 찾아보면 "관련된 당사자의 대부분이 내린 결정"이라 풀이한다. 이는 대체적인 의견 일치(General Agreement)이지 만장일치 (Complete Agreement)가 아님을 뜻한다. 의사결정 시에는 참가자 일부는 완전히 동의하지 않는다는 것을 전제로 해야 한다. 다시 말해, 이는 결정 내용이 자신의 주장과 달라도 결정 사항을 수용하고 따라야 한다는 것을 의미한다. 따라서 최종안이 선택된 후에는 결정내용을 수행하겠다고 자발적으로 나서는 것이 필요하다. 실행의 세부 계획과 역할 분담에 적극적으로 참여해야 하며, 필요한 지원과 상호협조를 약속해야 한다.
전원합의와 만장일치는 다르다. 내 주장과 달라도 수용하고 따르자.회의에서 발언하지 않으면 직무유기이다
회의 참가자의 가장 기본적인 의무는 발언이다. 참석 자체로서 의무를 다했다고 말하는 구성원이 있는데 그런 참석자가 많은 회의는 회의가 아니다. 일방적인 발표회일 뿐이다. 가끔 보면 회의장에는 구경꾼들이 가득하다. 딴짓이나 딴생각을 하는 경우도 비일비재하며, 심하면 하염없이 조는 사람도 있다. 이런 사람들은 회의장 ‘그곳’에 있어야 할 이유가 없다. 수면실로 가거나 휴식을 취하는 것이 생산성을 위해서도 더욱 좋다.
순자(荀子) 수신(修身)편에는 “是是非非謂之知(시시비비위지지) 非是是非謂之愚(비시시비위지우)”라는 문장이 있다. 순자는 “옳은 것은 옳다고 하고 그른 것은 그르다 하는 것을 지혜라 하며, 옳은 것을 그르다 하고 그른 것을 옳다고 하는 것을 어리석음이라 한다.”라고 강조한다. 하지만 이는 참으로 어려운 말이다. 특히, 조직생활을 하면서 이 가르침에 따라 자기주장을 과감히 펼치기란 쉬운 일이 아니다. 그러나 회의장에서는 옳고 그름에 대한 명확한 자기 의사를 표시해야 한다. 그것은 조직원으로서 의무이기도 하다. 부분이 아니라 전체를 보고 수동적인 반응자의 자세를 취하는 것이 아니라 능동적인 참여자의 자세를 취해야 한다. 풍전등화와 같은 요즘의 기업 환경에서는 임원이 따로 있고 직원이 따로 있는 것이 아니다.
발언한다는 것은 자기 생각을 표현하고, 반론이 있으면 반론에 대해 대응하는 식으로 계속해서 자신의 사고방식을 펼쳐 나가는 것을 말한다. 따라서 회의 참가자는 어떤 상황이 펼쳐져도 거기에 대응할 수 있는 자기만의 사고방식을 가지고 있어야 한다. 의견을 준비할 때도 주제를 거시적으로 보고 회의 참석자가 어떤 사람들인가를 확인하며 그 수준을 고려해야 한다.
회의에서의 의견 발표는 개인적으로도 매우 중요한 승부처이다. 따라서 회의에 대한 사전 준비가 그만큼 중요하다. 충분한 준비를 한 사람은 발표의 기회가 주어졌을 때 자신의 견해를 유리하게 주장할 수 있다. 즉석에서 되는대로 돌발적으로 의견을 내놓은 것은 아무런 효과를 거둘 수 없다. 반대를 위한 반대 의견 역시 실익이 없다. 찬성인지 반대인지를 확실히 하고 반대 의견에 대해서는 그 이유를 분명히 해야 한다. 자아도취적인 의견 또한 금물이다. 의견을 제시할 때는 다음과 같은 사항을 유의하여 분명하게 말하도록 한다.
질문이나 초점에 직결되는 이야기로 시작하라.
우선순위를 정해 중요한 것부터 말하라
상대방의 표현이나 발상을 이용하라.
요점을 논리적으로 간단하게 말하라.
한 문장에 한 가지 생각을 담아라.
듣는 사람의 이해력에 맞춰라.
함축적이고 정리된 표현을 사용하라.
긍정적인 것부터 이야기하라.
비즈니스에 어울리는 표현을 사용하라.
모호하지 않게 의사를 분명히 밝혀라.
자신의 주장을 제시할 때는 결론을 먼저 제시하고 세부적인 근거를 제시하는 것이 기본이다. ‘나는 이렇게 하는 것이 좋다고 생각한다. 왜냐하면, 무엇 무엇을 통해서 검증되었기 때문이다.’라고 논리를 전개하는 것이 보다 설득력이 있다. 여기에 상대의 의견도 이해하고 있음을 미리 제시하면 금상첨화이다. ‘OOO의 생각이 일리 있는 말씀입니다. 그래도 다른 관점에서 생각해 볼 여지가 있지 않을까요?’ 또는 ‘OOO의 말씀에 공감합니다. 그러나~’라고 말하면 조금 더 부드러워질 수 있음을 유념하기 바란다.
회의는 시간이 정해져 있으며 그 장면은 두 번 다시 재현되지 않으므로 적당한 시점에 발언할 수 있어야 한다. 그래서 사전 준비가 필요한 것이다. 한정된 시간에 서로의 생각을 이해하기 위해 발언을 가능한 알기 쉽게 그리고 되도록 오랜 시간을 들이지 않고 쉽게 전달하는 방법을 연구해야 한다.
다른 참석자의 발언 내용을 잘 들어야 한다. 이때는 최대한 메모를 하여 이해를 더욱 정확히 하는 것이 중요하다. 또한, 발언 내용이 본론에서 벗어나지 않도록 주의해야 하며, 무리한 발언을 하지 말아야 한다. 무엇인가 발언하지 않으면 안 된다고 생각하는 강박관념이 발언내용을 딱딱하게 하고 주제와 아무 관계도 없는 이야기를 무리하게 할 수 있다.
마지막으로, 여유를 가지고 발언한다. 마음에 여유가 있으면 자연히 회의에 임하는 자세도 부드러워지고 발언을 주고받는 데도 당연히 좋은 결과가 나온다. 이는 자신을 위해서 뿐만 아니고 회의 성과에도 좋은 영향을 미친다.
평소 자기주장(Assertiveness) 훈련을 해두어라
회의장에서 의장이나 자신보다 지위가 높은 상대방에게 건설적으로 의견을 제시하기 위해 평소에 자기주장을 전달하는 훈련을 해두어야 한다. ‘자기주장(Assertiveness)’이란 다른 사람을 화나게 하거나 관계를 망치지 않으면서도 의연하고 당당하게 자기가 하고 싶은 말을 하고 자기 의견이 최대한 반영되도록 하는 대화의 기술을 말한다.
자기주장 방식으로 소통하는 사람들은 자신의 의견과 감정, 욕구를 솔직하게 표현하되 결코 상대방의 권리를 침해하지 않는다. 이 유형의 사람들은 자신이 원하는 바를 얻으면서도 상대방의 감정을 해치지 않으므로 대화 결과에 대한 만족감이 높다. 대인 관계의 성공 경험도 축적되어 자존감이 높고 부끄럼 없이 당당하게 자신을 표현한다. 항상 열린 마음으로 남의 의견을 경청하지만, 그 의견에 동의하지 않을 수 있고 '아니요.'라고 당당히 말할 수도 있다. 다시 말해 올바른 자기주장 능력을 갖추는 것은 대인관계가 좀 더 편해진다는 의미이기도 하다. 자기주장의 의사소통은 자신의 의견, 감정, 욕구를 있는 그대로 언어에 담아 전달하는 것이라는 점을 명심해야 한다. 자기주장 훈련에 도움이 되는 몇 가지를 살펴보도록 하자.
⓵ 문제 상황을 정확하게 분석하라.
자신이 과연 어떤 상황에서 공격적 혹은 수동적이 되는지 문제 상황을 분석한다. 누구와 있을 때(who), 언제(when), 무엇이 괴로운지(what), 어떻게 대처했는지(how), 자기주장을 한다면 무엇이 두려운지(fear), 자신의 지금 목표는 무엇인지(goal)를 구체적이고 명확하게 적어본다.
⓶ 나의 권리와 바람을 직시하고 그 상황에서 내가 느끼는 감정을 직시하라.
상대에 대한 원망이나 분노, 자기 연민 등 감정을 직시하되 이 상황에서 무엇을 바꾸고 싶은지 목표를 세우고 집중하라. 부하 직원의 업무 상황을 무시하고 자주 무리한 요구를 하는 상사가 원망스러울 수 있다. 화가 나지만 내 목적은 관계를 원만히 유지하면서 상대방이 이 사실을 이해하도록 하는 것이다.
⓷ 문제 상황을 가능한 한 구체적이고 상세하게 정의하라.
대화에 집중하기 위해 매우 중요한 조건이다. 모호한 말은 상대방의 오해를 불러올 수 있다. 비판이나 평가, 타인과의 비교가 아닌 순수한 관찰로 문제를 제기한다.
⓸ 당신의 감정을 설명하라.
이 문제가 당신에게 얼마나 중요한 문제인지 상대방이 이해하도록 한다. 상대방이 의견이나 생각이 다르다 하더라도 당신의 감정을 이해하고 공감하도록 지금의 당신 감정을 이야기하도록 한다. 이때 감정은 꽁하게 꼬인 마음이 아니라 그 상황에 대한 나의 솔직한 느낌을 말하는 것이다.
⓹ 요구사항을 이해하기 쉬운 짧은 문장으로 명확하게 표현하라.
확실하게 이야기해야 한다. 상대방이 자신의 마음을 알아서 헤아려 주기를 바라는 것은 절대 금물이다. 원하는 것을 부드럽지만 확실하게 말한다. 상대방이 해 줬으면 하는 행동을 구체적으로 요구한다. 행동의 요청은 긍정문이나 청유형 의문문이 좋다.
⓺ 원하는 것을 얻기 위해 상대방의 이익도 강화, 상기시켜 주어라.
[참고] 회의를 방해하는 기술
지각 : 절대 제시간에 가지 않음으로써 풋내기 인상을 주지 않는다.
은둔 : 내가 있었으면 하고 원하는 시점이 지날 때까지 모습을 나타내지 않는다.
침묵 : 회의가 반쯤 진행될 때까지 발언하지 않는다. 그래야 박식한 인상을 줄 수 있다.
추상 : 발언을 되도록 막연하게 한다. 다른 사람을 자극하지 않아야 한다.
지연 : 논의를 한없이 늘어뜨려 다른 사람들을 굴복시킨다.
간섭 : 상대방의 의사 발언 규칙의 위반 등 회의 절차를 문제 삼는다.
기습 : 타이밍을 봐서 회의를 중단시킨다.
철수 : 조용히 퇴장한다.
담합 : 참석자 수를 늘리거나 측근들을 데리고 간다.
공격 : 발언자의 정확성이나 진실성을 강하게 반박한다.
교차 : 정신이 산만해지도록 새로운 화제를 끄집어낸다.
무의미화 : 상대방에게 동전 던지기 등 운수 승부를 제안한다.
무작위 추출 : 상대가 즉석에서 반론할 수 없는 한정된 사실을 회의 도중 제출한다.
번복 : 회의의 목적을 과장했다가, 의도 이하로 소집되었다고 뒤집는다.
개입 : 휴회 제안은 남보다 먼저 한다. 그래야 인기를 얻을 수 있다
연기 : 의견이 엇갈리거든 다음에 소위원회를 열어 처리하자고 제안한다.
무시 : 상대방의 말이 끝나지 않았는데 회의를 마친다.
역습 : 같은 시간 다른 곳에서 회의를 소집한다.
(by 알프레드 프라이슈만)
