회의가 쓰레기가 되지 않도록 하자
진짜 회의 만들기_18
쓰레기는 그만. 회사가 아프대요
회의에 참석했을 때 여러 가지 문제들이 발생하여 본 궤도를 이탈하는 경험을 해보았을 것이다. 사람들은 쓰레기 같은 일을 하고 싶지 않다. 모두에게 손해가 되는 회의, 시간만 낭비되는 회의, 결론도 없는 회의 이런 회의를 쓰레기 회의라고 말한다.
격한 감정의 대립이 일어나거나 주제의 범위가 아닌 얘기를 하거나 하게 되는 경우 쓰레기 회의가 될 가능성이 높다. 특히 회의장에서 나오는 이야기의 초점이 회의 주제나 목표를 벗어나면 회의는 유명무실해진다. 많은 구성원이 이런 문제의 장면을 겪었거나 현재 겪고 있을 것이다. 문제의 원인이 무엇이고 어떻게 처리해야 하는지 많은 고민을 거쳤지만 결국 포기하고 있을 수도 있다.
그러나 회의에서 일어나는 이런 일련의 문제들을 손대지 않고 내버려둔다면 이후에는 더 큰 문제가 될 수 있다. 이런 경우 회의에 대해 불쾌감, 좌절감을 느끼거나 실속 없는 회의의 결론 때문에 또 다른 갈등을 만들 수 있기 때문이다.
회의를 위협할 수 있는 징후들에 주목해서 회의를 구제해야 한다. 쓰레기 회의가 되지 않도록 하는 방법에는 크게 두 가지 있다. 사전에 예방하는 것과 회의 중에 중재하는 것이다.
치료보다 예방접종
사전예방부터 살펴보자. 회의를 구제하는 가장 좋은 방법은 무엇보다 곤란한 상황을 사전에 예측하여 회피하는 것이다. 예를 들면, 참가자 중 한 사람이 특정한 주제에 과민 반응을 보일 수 있다. 이 사람은 이전 회의 시에도 같은 주제가 나오면 언제나 방어적으로 반응하면서, 나머지 사람들과 끝없이 말다툼을 계속하곤 한다. 그래서 회의는 정상 궤도를 벗어났었다.
이러한 상황을 사전에 방지하려면 적절한 예방 기법을 사용해야 한다. 예를 들어, 특정 주제가 어떤 회의 참가자에게는 감정상 동요를 일으킬 가능성이 있다고 예상되면, 사전에 접촉하여 그들의 행동이 회의에 어떤 영향을 미치는지를 알려준다. 간단한 사전 대화만으로도 회의의 긍정적인 환경을 조성할 수 있고 민감한 토의주제를 보다 원활하게 처리할 수 있다. 회의 준비 시에 유용한 예방 기법들은 다음과 같다.
회의 목표 달성에 적합한 사람들을 적절한 인원수로 구성한다. 많은 회의가 실패로 끝나는 원인은 인원이 너무 많거나, 또는 핵심 인물들이 제외되었기 때문이다.
민감한 주제나 복잡한 배경 정보를 취급할 회의에서는 개최에 앞서 사전 안내나 참가자들을 코치한다. 참가자에게 배경 정보를 사전에 배포한다.
우선순위가 높은 순으로 안건을 배정하고 제한 시간을 설정하여 현실성 있는 의사일정을 작성한 다음, 참가자들에게 미리 나누어 준다. 회의 계획서(meeting planner)를 활용하면 생각을 정리하는 데 도움이 된다.
회의에 앞서 다른 사람들과 함께 핵심 내용을 검토해 본다.
회의 시 지켜야 할 기본 원칙(Ground Rule)을 공유한다.
단계적 중재
회의 중에 발생하는 문제들을 효율적으로 중재하는 것이다. 회의 중에 단계를 뒤죽박죽으로 만들거나, 회의 자체를 위협할 수도 있는 예상 밖의 상황이 발생한다면, 즉시 중재에 나서야 한다.
중재는 다양한 수준에서 이루어질 수 있다. 최초에는 낮은 수준의 중재를 시도해 보고, 상황이 개선되지 않으면 차츰 강도 높은 중재를 활용해야 한다. 예를 들면, 회의 참가자들이 논쟁을 벌이기 시작하면 차례대로 아이디어를 제시하라는 부드러운 제안을 할 수 있다. 더욱 강력한 중재는 짧은 휴식을 하여 다툼을 벌인 당사자들이 냉정함을 회복할 시간을 갖게 하는 것이다. 가장 강력한 단계의 중재는 회의를 연기하고 참가자들을 재구성하는 것이다.
중재의 목적은 참가자들이 개인적 문제가 아니라 회의 주제에 집중하도록 만드는 것이다. 아래의 중재 기법을 활용하여 회의 전반을 원활하게 이끌 수 있다.
다른 사람의 아이디어를 활용하여 발전시키자. 그러면 합의안의 실행 시 더 큰 참여의식을 이끌어낼 수 있다.
회의 의사일정과 절차에 초점을 맞추자.
까다로운 주제는 뒤로 미루어 차후에 다루기로 하여, 진행 중인 의사일정을 마무리할 수 있도록 하자.
발언순서를 돌아가면서 정해진 제한시간 내에 자신의 주장을 발표하도록 제안하자.
짧은 휴식을 제안하자. (쉬는 시간에 까다로운 참가자와 개별적 대화를 할 수도 있다).
참가자들을 재구성하는 문제를 고려해 보자. 이때 참가자의 역할을 검토하여 회의 목표 달성을 위해 반드시 필요한 인물이 누구인지 다시 확인한다.
참가자들을 소그룹으로 나누어 그들에게 문제를 해결하도록 한다. 해당 분야의 전문성을 가진 참가자라면 까다로운 문제를 보다 빨리 해결할 수 있다.
회의를 연기하고 일정을 재조정한다. 참가자들에게 추가 정보를 수집하도록 하여 차후 회의 시, 보다 효과적으로 토론할 수 있다.
회의를 효과적으로 중재하려면 이에 대한 별도의 과정 지침을 마련해야 한다. 상황이 더 어려워질수록 포기하려는 경향이 만연하게 된다. 하지만 중요한 것은 기본 원리 및 과정 지침을 계속 활용해야 하며 결국은 이를 통해 상황을 통제하고 반전시킬 수 있게 될 것이다.
