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매거진 회의문화 혁신 프로젝트

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by 플랜비디자인 최익성 Mar 20. 2019

스스로 규칙을 만들고 철저히 지키자

진짜 회의 만들기_19

위대함은 환경이 아닌 의식적 선택과 원칙의 문제다.
한 번의 성공보다 일관성 있는 작은 행동이 위대함을 결정한다.
- 경영학자 짐 콜린스 -

진짜 회의를 기업의 문화로 만드는 방식도 이와 같다. 한 기업이 바람직한 회의 문화를 만들기 위해서는 일관성 있는 행동 원칙을 만들고 이를 지켜내야 한다. 이를 위해 진짜 회의를 위해 필요한 3.3.3 원칙을 소개한다. 회의 전·중·후에 지켜야 할 회의의 원칙이다.

[그림 16] 3.3.3 원칙

회의 3.3.3 원칙은 회의 전반에 대한 DIET 프로세스의 효율적 적용 여부를 조사할 때도 활용할 수 있다. 9개의 원칙은 회의 전·중·후를 기반으로 하는 것이니 회의장보다는 인트라넷 전체 게시판이나 업무공간에 잘 보이게 소개하는 것이 좋으며, 회의장에 들어와서 회의장 내에서 지켜야 할 원칙을 별도로 추가하여 제정하면 좋다. 필자는 이를 6가지 규칙(Six Disciplines)이라 부른다.

6가지 규칙(Six Disciplines)

하나. 우리는 회의를 시작할 때 회의를 통해 얻고자 하는 바를 명확히 선언합니다.

둘. 우리는 회의장을 활기차고 긍정적인 공간으로 만들기 위해 노력합니다.

셋. 우리는 회의의 목적과 목표를 중심으로 의견을 제시합니다.

넷. 우리는 상대방의 의견을 막을 권리가 없음을 잘 알고 있습니다. (단, 목적과 목표를 벗어난 발언이나 발언을 독점하는 것은 제외함)

다섯. 우리는 언제나 치열하게 견해를 나누고 토론하되, 상대방의 의견과 감정을 존중합니다.

여섯. 우리는 회의장을 떠나기 전에 무엇을, 누가, 언제까지를 명확하게 정합니다.

선진 기업들의 회의문화 혁신에도 필자가 앞서 제시한 유사한 사례가 등장한다. 그만큼 회의문화 혁신 활동은 각 기업의 상황에 맞는 이런 원칙들을 스스로 만들고 포스터로 제작해 적극적으로 홍보하며 그 일관성을 지키는 것이 중요하다. 그러나 이러한 원칙에 대해 철저한 실천이 없다면 진짜 회의를 기업문화로 정착시키기 어려운 것이다. 그래서 필자는 회의의 모든 참석자가 체크할 수 있도록 Why-How-What의 틀(Frame)를 기반으로 한 성찰 질문을 만들었다. 질문은 전체적인 차원의 성찰 질문과 역할별 성찰 질문으로 구분하였다. 이는 진짜회의를 만들어내는 매우 강력한 점검 도구가 될 것이다.