4. 근태관리
기본이 묻고 HR이 답한다
근태 관리란 직원의 출퇴근과 휴가 등 근무태도에 관한 정책 수립, 히스토리 관리, 정책을 지키는 것을 모니터링하고 지키지 않을 경우 경고하거나 징계로 연결하는 것을 말합니다. 근태관리는 업무 효율성을 높이고 생산성을 유지하는데 것과 책임감과 신뢰의 문화를 회사에 조성하는 것과 관련됩니다.
근태관리에 포함되는 업무들은 구체적으로 다음과 같습니다.
1) 근태 정책 수립/운영
근무 시간, 출퇴근 확인(지문 등록, 태깅 등), 근무 시간 중 자리비움, 결근 등에 대한 정책을 수립하고 실제로 어떻게 직원이 해야(지문 등록, 태깅 등)하는지, 어떻게 관리되고 지키지 않을 때 어떤 불이익이 있을지 등을 명확하게 정의합니다. 이는 전직원이 확인할 수 있도록 전달하고 공지되어야 합니다.
출퇴근 시간 등이 지키는 것이 어떤 의미를 갖는지 홍보 활동을 지속해야 합니다. 출퇴근 시간은 회사, 동료와의 약속이며, 잘 지켜질 때와 지켜지지 않을 때 어떤 영향이 있는지 정기적으로 홍보합니다.
출퇴근 시간이 지켜지지 않을 때, 직원에게 즉시 경고를 보내고 누적 몇회시 징계에 처해질 수 있음을 알려줍니다.
근태 정책은 직원의 인사상 직접적인 영향을 미치므로 근로관계법을 준수하고 취업규칙에 반영되어야 합니다.
근태 정책에 직원들의 건강 문제, 육아 문제, 교통 문제로 인해 근태 문제가 발생하는 경우 회사가 배려하거나 지원해 줄 수 있는 방법을 제시합니다. 최근에는 유연하게 출퇴근 시간을 운영하는 회사가 많아졌으나 이 회사들도 같은 시간대에 모든 직원이 근무하는 집중근로시간을 운영하고 있습니다.
이외에 아래 2)이후의 내용 중 직원이 알아야 할 내용을 정책에 포함합니다.
2) 근무 시간 및 출퇴근 추적
수기로 관리하는 것은 비효율적이고 눈(eye checking)으로 관리하는 것은 데이터화도 안됩니다. 직원 출퇴근을 추적하고 기록하는 시스템을 도입/운영하세요. 근태기록을 데이터화하세요. 흔히 사용하는 방법으로 지문 기록, 사원증 태깅 등이 있습니다. 이외에도 직원 컴퓨터마다 활동을 추적하는 프로그램을 설치하여 일정시간 이상 자리이석 등을 관리하는 회사도 많습니다. 근태관리 시스템의 데이터는 근태관리용으로 사용되지만 사용범위를 확대하여 직원 생산성, 적정 인원 분석 등에 활용할 수 있습니다.
30분 이상 자리를 비우거나 PC에 활동이 없는 경우, 그 사유를 작성해야지 다음 PC사용이 가능하도록 근태관리 시스템을 운영하세요. 회사에서 하루 8시간에 해당하는 급여를 지급하는데 자리를 비운 것에 대한 사유를 묻는 것은 당연합니다.
출퇴근 기록을 정기적으로 검토하여 직원 출근 패턴을 모니터링하고 반복되는 출근 문제를 확인(잦은 지각 등)하고 사전에 해결합니다. 징계해서 해결할 수도 있으나 근무시간이 회사 상황에 적합하지 않은 경우 회사 출근시간을 조정하거나 유연근무제를 도입하는 것도 검토할만합니다.
3) 휴가 관리
휴가는 법정 연차, 회사 정책상 추가로 지급되는 휴가로 나눌 수 있습니다. 법정 연차는 근로기준법에 따라 지급되는 휴가로 근속연수에 따라 휴가일수가 늘어납니다. 회사 정책상 추가로 지급되는 휴가는 법정 연차 외에 지급되는 휴가를 말하는 것으로 하계휴가, 연말 셧다운 등이 있습니다. 회사에 따라 이러한 공동 휴가기간을 법정 연차에서 차감하기도 합니다.
휴가도 수기로 관리할 수 있습니다. 요즘은 IT시스템이 워낙 잘되어 있고 저렴하니 휴가시스템을 사용하는 것을 추천합니다. 휴가 시스템을 사용하면 언제든 직원이 자신의 휴가일수를 확인할 수 있어서 인사관리를 투명하고 편리하게 할 수 있습니다.
예전에는 휴가 신청 시에 휴가 사유를 작성했으나 요즘은 휴가사유도 안 받습니다. 휴가사유를 받는 것 자체가 휴가를 억제합니다. 휴가를 사용 못하면 워라밸이 안 지켜지기 쉽고 이는 퇴직사유가 됩니다. 휴가 사유받지 마세요.
가끔 직원이 자신에게 주어진 휴가를 초과해서 사용하는 경우가 있습니다. 이 경우 무조건 급여에서 차감하세요. 다음에 발생할 휴가에서 차감한다는 생각은 버리세요. 휴가는 주어진만큼만 사용하는 것이라는 원칙을 준수하세요.
4) 결근, 당일 연차 사용 등 관리
결근은 천재지변, 건강상 상당한 사유 등이 있지 않으면 불가한 것으로 정책을 운영합니다.
결근의 정의는 아무런 연락 없이 회사에 출근하지 않는 것을 말합니다. 결근에 정당한 사유가 없다면 필히 징계조치합니다. 결
결근에 준하는 것이 당일 연차 사용입니다. 이 경우 진단서 등이 있으면 좋으나 증빙할 수 있는 자료가 없는 경우가 대부분이니, 사유서를 작성하는 것을 정책으로 합니다. 정당한 사유 없는 당일 연차 사용이 6개월 2회 이상이면 징계조치합니다.
5) 정기적인 보고
정기적으로 직원 근태 현황을 분석해서 경영진에 보고합니다. 결근 또는 지각 패턴을 파악하고, 지속적인 문제를 해결합니다. 데이터를 분석하여 잠재적인 원인을 파악하고, 시정 조치를 취하고, 개선하기 위한 전략을 제안하고 실행합니다.
