4-1. 근태 Q&A - 무단 결근하는 직원
기본이 묻고 HR이 답한다
무단결근을 예방하고 적절하게 조치하고 히스토리를 관리하고 다른 인사제도에 반영은 어떻게 할지 간단히 알아보겠습니다.
1) 예방
명확한 결근 기준과 행동지침 마련
결근 사유 발생 시 직원이 어떻게 행동해야 하는지에 대해 간략한 가이드를 제공합니다. 결근 가이드에는 결근에 대해 회사가 어떤 조치를 취하는지를 설명하는 내용을 포함합니다. 모든 직원이 결근 가이드를 볼 수 있도록 공지하고 최소 분기 1회 리마인드 합니다. 결근 가이드는 별도 문서로 만들기보다는 '근태 규정 또는 가이드'의 일부분이 되도록 문서를 구성하는 게 좋습니다.
결근가이드 예시)
결근이 부서와 동료에 미치는 영향 : 업무 협업 안됨, 부서 근무 분위기 저하
예상되지 않은 결근 사유 발생 : 본인 또는 가족 건강 문제(위독, 사망), 전염병 감염, 차량 등 사고 발생
결근 보고 절차 : 결근 사유 인지 → 직속 상사에 보고 → 출근 후 사후 연차신청/처리 → 결근사유서 제출
결근 보고 불이행 시 : 무단결근 처리, 결근일 급여 차감, 해당 연도 인사평가/승진/인센티브에 반영
근태규정
무단결근 시간 : 무급처리
무단결근 1회 : 경징계 처리, 인사기록
무단결근 2회 : 중징계 처리, 차년도 연봉 동결, 승진 1회 제한
무단결근 3회 : 징계 해고 가능
근태 모니터링
직원의 출퇴근 시간을 기록하여 출퇴근, 결근, 휴가 패턴을 분석하고 결근이 발생할 가능성을 사전에 파악합니다. 이 내용은 결근뿐만 아니라 지각, 조기퇴근 등 모든 근태 패턴을 포함합니다.
분석된 내용을 토대로 월단위로 직원 개인에게 근태를 잘 지키고 있다고 긍정적인 피드백을 합니다. 물론 안 좋은 근태가 습관화가 될만한 직원에게는 경고를 합니다. 근태가 개선되는 직원에게는 격려도 합니다.
열린 의사소통 및 근태 정책 검토
6개월에 한 번은 회사의 근태 정책이 근무하기에 불편함은 없는지 개선했으면 좋은 점은 무엇인지 직원과 소통하는 시간을 갖습니다. 근태 정책만 소통하자고 따로 시간을 내기에는 주제가 작으니 인사 관련 주제를 직원과 소통할 기회가 있을 때 함께 소통하는 게 좋습니다. 그룹웨어가 있다면 인사 관련 건의사항 게시판을 운영하면서 건의사항 게시판 운영 안내 글에 건의사항 예시로 근태 관련 건의사항을 작성해 놓는 것도 좋습니다.
6개월에 한 번은 인사 관련 정책, 회사 방침 등을 직원과 소통하세요.
이때 직원 건의사항도 받고 애로사항도 듣습니다.
직원 의견을 모두 반영하면 좋지만 현실적으로 불가능하니 우선순위를 정하여 순차적으로 반영합니다.
중요한 것은 회사가 바뀌고자 하는 의지가 있고 실행함을 직원에게 보여주는 것입니다.
2) 무단결근 발생 시
첫 번째, 최대한 빠르게 연락
직원이 출근 시간을 10분이 지나도 출근하지 않으면 연락하여 사유를 확인합니다. 이는 유선 통화, 메신저, 이메일 등 사용 가능한 모든 통신 채널을 활용합니다. 이때 개인적인 응급 상황이나 갑작스러운 질병과 같은 타당한 이유가 있을 수 있으며, 이로 인해 사전 통지를 제공할 수 없었을 가능성도 있음을 감안하고 연락하세요.
두 번째, 언제 출근할 것인지 확인
늦거나 결근하는 사유를 확인하고 나면 정상 출근은 언제 할 수 있는지 확인합니다. 결근의 원인이 되기도 하는 개인 사유 또는 건강 문제가 있을 수 있으니 꼭 확인하기 바랍니다. 이때 결근이 예상되면 미리 연락해야 함을 간단하게 언급합니다. 이런저런 이야기하면 오히려 직원이 출근을 두려워할 수 있으니 길게 이야기하지 마세요.
결근 사유 문의 → 피치 못할 개인적인 사유, 건강 문제 확인 → 사전에 알려주기 바람을 언급 → 언제 출근할 것인지 확인 → 출근하면 다시 이야기하자고 한다
세 번째, 조금 구체적인 사유 확인
직원이 출근하고 나면 조금은 구체적인 사유를 확인합니다. 너무 구체적으로 파고들면 프라이버시가 침해될 수 있으니 한 뎁스만 파고들어서 물어봅니다.
예) 왜 결근했나? 몸이 안 좋았습니다. 어디가 아팠나? 감기 몸살이었습니다. 질문 STOP
같은 사유가 반복된다거나 정황상 거짓임이 충분히 예상된다면, '0월에도 같은 사유로 결근했으며 사전에 회사에 알려줄 것을 요청했는데 이번에도 사전 연락이 없었다'는 것을 말합니다. 추가로 결근은 기록으로 남을 것이며 인사부서에 결근 사실이 전달되어 근태규정과 징계규정에 따라 징계조치가 있을 것이며, 인사상 불이익이 있을 수 있음을 안내합니다.
결근이 처음이며 사유도 충분히 납득 가능하다면, 결근 가이드를 안내하고 처음에는 그냥 넘어가지만 다음에는 인사상 불이익이 있다고 안내합니다.
여기서 인사부서까지 알려서 징계처리를 할지는 현업부서장의 재량입니다. 위 내용은 한 번의 결근은 용납하는 것을 전제로 했지만, 현업부서장에 의사결정에 따라 달라질 수 있습니다. 여러 번 현업부서장이 봐준다면 이슈가 커진 상태로 인사부서에서 알게 되어 현업부서장도 지휘감독부적절이 되어 징계를 받을 수 있습니다.
회사가 작아서 대표님 혼자 직원을 관리할 때도 같습니다. 봐주는 것은 한 번으로 족합니다. 계속 봐주면 습관이 되고 다른 직원도 배우게 되고 회사는 거의 모든 직원이 지각하거나 결근하는 회사가 될 가능성이 높습니다. 그런 회사를 원하는 대표는 없으리라 생각합니다. 언듯 직원이 편해서 좋겠다 싶지만 직원들은 이런 회사를 원칙이 없는 주먹구구식 회사라고 한다는 것을 잊지 마세요.
3) 결근 히스토리 관리
직원의 결근 기록 및 결근에 대해 주고받은 의사소통 기록을 보관합니다. 기록은 추후 발생할 수 있는 징계 등 이슈에 대응하기 위한 것입니다. 기록에 포함될 내용은 날짜, 각 연락 시간과 주고받은 메시지, 결근 사유, 결근한 직원의 다짐, 조치사항(훈계 등)을 포함합니다.
4) 평가, 승진, 연봉, 인센티브에 반영
무단결근은 인사평가, 승진, 연봉, 인센티브 등에 반영할 수 있습니다. 이때 주의할 점은 인사 평가가 승진, 연봉, 인센티브와 연동되어 있다면 각 제도에 결근을 반영하는 것은 처벌이 중복되기 때문에 가혹할 수 있다는 것입니다.
제도가 연동되어 있지 않다면 근태사항을 반영할 제도를 선택하여 반영합니다. 이때 근태사항은 무단결근뿐만 아니라 다른 지각, 조기퇴근, 근무지 이탈 등 모든 근태정보를 의미합니다. 근태사항을 인사 제도에 반영하는 방식은 다음의 것들을 검토할 수 있습니다. HR은 근태사항이 반영될 수 있도록 적극적으로 히스토리를 관리하고 정보를 보고 판단하기 좋게 제공합니다.
적용 대상에서 제외 : 인센티브 지급 대상 제외, 승진 대상에서 제외, 연봉 동결
감점 처리 : 인사평가 점수에서 감점, 승진 점수에서 감점 | 점수로 환산하는 과정이 없다면 종합평가 시 결근을 감안하여 평가/심사할 수 있도록 결근 정보를 평가자에게 제공
일부 불이익 처리 : 연봉인상률 -0.5%, 인센티브 지급 감액 000만 원
결근뿐만 아니라 모든 인사 정책은 일관성이 중요합니다. 일관성은 신뢰를 만듭니다. 직원이 회사를 신뢰할 수 있으면 직원은 일에만 집중할 수 있습니다. 직원이 일에 집중하면 회사는 성장할 수 있습니다.
