나만의 일처리 프로세스
프로 일잘러가 일하는 방법
https://www.dbblog.co.kr/445나만의 일처리 방식을 갖는다는 것
마케터뿐만 아니라 모든 직장인들이 자주 하는 경험입니다. 뭔가 새로운 일을 받으면 이 일을 어떻게 계획하고 추진할지 당황하고 망설이는 경우죠. 특히, 평소 하던 일 또는 하던 분야의 일과 조금 다른 성격의 업무가 부여되면 그 혼란은 훨씬 가중되곤 합니다. 그래서 일을 잘하던 친구도 이런 일을 맡게 되면 당황하고 고민하느라 주어진 시간을 다 써버리거나 일정관리를 힘들어합니다. 그러면서 슬럼프를 겪는 경우도 생깁니다.
후배들에게 이런 경우에는 어떻게 해야 하는지 질문을 받은 적이 몇 차례 있습니다. 그때마다 거의 같은 얘기를 했던 기억이 있습니다. 아마 같은 질문으로 시작했고 답변이 거의 같았기 때문에 유사한 소통의 흐름이 있었던 것 아닌가 하는 생각입니다.
제게 물은 후배에게 거의 같은 질문을 합니다. "나만의 일처리 방식, 나만의 일처리 프로세스가 있는가?" 거의 대부분의 답변은 같습니다. "머 딱히 없는 것 같아요..." 이 글을 읽는 여러분도 스스로에게 물어보시겠습니까? "나에겐 나만의 일처리 방식, 업무 프로세스가 있는가?"
일처리 방식, 업무 프로세스를 갖는다는 것은 Biz 관점에서 보면, 일종의 생산라인을 갖는 것과 같습니다. 그 생산라인에 무엇을 만드는 가의 차이는 경우에 따라 클 수 있지만, 그렇다고 꼭 한 가지 유형의 제품만을 생산할 수 있는 것은 아닙니다. 휴대폰을 생산하는 라인이면 일단의 중/소형 가전제품 대부분은 마음만 먹으면 생산할 수 있습니다. 속옷을 만드는 섬유제품 생산라인이면 일단의 일반 의류나 코로나 19로 유명해진 마스크도 만들 수 있습니다. 이처럼 나에게 일단의 일처리 방식, 업무 프로세스가 있다면 유사한 관련된 일은 비교적 처리해 낼 수 있습니다. 또 내 머릿속에 있는 일처리 생산라인의 Capa. 에 따라서는 비교적 낯선 일도, 무거운 일도 큰 고민 없이 진행시킬 수 있습니다. 물론 후자의 경우는 꽤 많은 경험과 훈련이 필요합니다.
왜 나만의 업무 프로세스가 필요한가?
직장인으로 기업에서 일을 하다 보면 누구나 그 일을 열정적으로 하기 위한 동기(Motive)가 필요합니다. 어떤 사람은 업무 성공에 대한 자아실현과 자기 보람이 동기가 될 수 있고, 어떤 사람은 타인의 인정과 칭찬 또는 적당한 보상이 동기가 될 수 있습니다. 또 어떤 사람은 일을 잘 배워 더 좋은 조건이나 비전을 달성하는 일로 옮겨가기 위한 것이 동기가 될 수 있습니다. 여하튼 상대적으로 주어진 일을 잘 처리해 내기 위해서는 이런저런 본인에게만 작동할 수 있는 동기 부여할 거리가 필요합니다.
일단의 동기부여가 된다면, 그다음은 술이 술을 먹듯 부여된 동기가 일을 처리해 나가는 동력으로 작동합니다. 이 부여된 동기가 일을 잘 처리해 나가는 원동력이라면 나만의 일처리 방식(프로세스)은 이 일의 처리가 얼마나 원활히 순조롭게 진행될 수 있는가 하는 부분을 담당하는 윤활유나 불스원샷과 같은 연료첨가제 역할을 합니다. 일단 연료(동기)만 있다면 달리 수 있지만, 윤활유가 떨어지면 엔진이 작동할 수 없습니다. 그러니 일에 대한 동기가 있다고 해서 계속해서 잘 지낼 수만은 없다는 말입니다.
이런 관점에서 우선은 업무를 추진할 동기(력)가 필요합니다.
스스로 나의 업무동기가 무엇인지 생각해볼 필요가 있습니다. 지금의 직장과 지금의 과업이 마음에 들지 않으면 이직과 경험을 업무 동기로 삼아볼 수 있습니다. 주관적이지만 현 직장에서 동기 부여가 안돼서 일을 잘 못하는 사람이 다른 곳으로 옮겨서 일 잘했다는 경우는 많지 않았습니다. 혹시라도 다른 직장에서 내가 원하는 일을 하면 그때는 남들보다 거 높은 성과를 낼 수 있다고 상상하다면, 과연 그럴지 의문이 생깁니다.
일에 대한 동기를 갖는다는 것은 그저 희망사항이나 소망이 아닙니다. 목표 달성을 위한 실행(력) 일 수 있습니다. 일반적으로 많은 사람들(직장인들)이 남들보다 더 좋은 성과를 내고자 하지만 정작 그것을 실현하기 위해 명확한 계획을 갖고, 실질적인 노력과 실행을 하는 사람은 소수에 불과합니다.
그러니, 목표의식이나 바람이 없다면 사실 동기부여가 되지 않는 게 현실입니다. 어쩌면 자기 위로 나 스스로에게 외치는 작은 '파이팅!'같은 것에 불과할 뿐입니다. 스스로에게 일의 동기가 부여되기 위해서는 목표하는 바가 매우 구체적이고 명확해야 합니다. 그래야 스스로에게 희망고문이 아닌, 치열한 도전을 추진하게 됩니다. 동기부여의 힘이 강하려면 목표 또는 목적의식이 강해야 한다는 얘기입니다.
나만의 업무 프로세스란?
위의 얘기를 정리하면, 일을 잘하려면 일에 대한 동기가 필요한데, 그 동기의 크기는 스스로에게 있는 목표나 목적의식의 강도에 비례한다는 말입니다. 자 그럼 일단, 목적의식도 명확하고 그에 따라 업무에 대한 동기부여도 꽤 되었다고 생각한다면 일처리 방식, 업무 프로세스에 대해서 본격적으로 생각해 보겠습니다.
나만의 일처리 방식, 업무 프로세스를 정의하자면, "어떤 주어진 일에 대해 통상적이고 Routine 하게 그 일을 처리하는 정형화된 방식"이라고 할 수 있습니다. 컨설팅 회사가 업종 불문하고 일정 분야의 컨설팅을 할 수 있는 건, 그들만의 노하우, 일명 Best Practice라는 게 있어서입니다. 그간의 경험과 문제 해결 과정에서 축적한 조망력과 통찰력이 기반이 된 일처리 방법인 것이지요. 개인에게도 이와 비슷한 Best Practice 같은 것이 바로 나만의 일처리 방식, 업무 프로세스입니다.
SK그룹, 일처리 5단계
조직 차원에서 그런 일처리 프로세스를 만들어 둔 대표적인 예가 SK 그룹, SK Management Sysytem 상에 언급된 "일처리 5단계"입니다. SKMS란 SK그룹의 매니지먼트 시스템이자, 그룹의 핵심 철학을 공유하고 동일한 관점에서 일관된 일을 처리하게끔 하는 방법론이라고 할 수 있습니다.
SK그룹의 < 일처리 5단계 >를 아주 간단히 소개해 보겠습니다.
1. 입체적 Location 파악 :
모든 일은 입체적 관계성을 갖고 있으니, 더 넓게 조망하고 복합적으로 통찰하라는 의미.
2. KFS(Key Factor for Success) 추출 :
과제를 풀어나가고, 직면한 문제를 해결하기 위해 가장 중요한 요인이 무엇인지 정의하라는 의미
3. 목표 설정 :
최선의 노력으로 달성해 볼 수 있는 극한의 목표(Super Excellent)를 설정하란 의미
4. 장애요인 도출 :
목표를 달성하기에 가장 핵심적인 장애요인을 도출하고 정의하란 의미
5. 장애요인 제거 방안 수립 및 실행
장애요인을 제거하기 위한 Action Item을 설정하고, Action Plan에 따라 실행하는 것
저렇게 대기업에 다니면, 내가 스스로 고민하지 않아도 알려주는 수십 년 고민해 온 일처리 모범답안이 있기도 합니다. 하지만, 대부분의 일반적인 기업에서는 이 부분을 그저 조직원 개인에게 맡기는 형편이죠. 어쩌면, 잘 훈련되고 마음 착한 선배를 만나기라도 해야 그나마 그 선배의 일처리 프로세스나 일처리 노하우를 배울 수 있습니다.
일처리 프로세스에 대한 제언
자 이제부터는 제가 생각하는 저만의 일처리 프로세스에 대해서 얘기해 보겠습니다. 일처리 프로세스 자체에 대해서 라기보다는 일을 시작하고 진행해 나가는 핵심 과정에 한정해서 언급해 보겠습니다. 일처리 프로세스는 자신에게 맡는 방법, 마치 개인 구 없이 볼링장에서 자신이 게임할 볼링공을 찾는 것처럼 자신의 것을 찾는 것이 중요합니다.
1. 힘에 대해서 생각하라.
다른 말로 기대효과에 대해 명확히 정의하라는 의미입니다. 여기서의 힘은 말 그대로 그 일이 해결할 힘(Power)의 크기 또는 규모(Scale), 강도(Strength) 등을 의미합니다. 다른 표현으로 그 일의 목표(KPI)를 정교하게 설정하라는 것으로 볼 수 있습니다. 그것이 일처리 프로세스의 첫 번째가 될 필요가 있습니다.
개인의 관점에서는 여러 이유가 그 일을 하는 동기부여가 될 수 있습니다. 그런데, 어떤 일(Task)을 처리할 때는 힘을 생각하는 것이 그 단위 일의 동기로 작동할 수 있습니다. 설정된 힘의 크기, 규모, 강도에 따라서 그 일이 추진되는 개념과 설계를 달리하게 되기 때문입니다.
대부분은 사람들은 어떤 과제가 주어지면 그 과제의 설루션(주로, Action Item, Action Plan)을 먼저 생각합니다. 그보다 조금 더 나은 사람은 그 우선 도출된 설루션을 기대효과나 목적과 연동하는 경우입니다. 하지만 저는 일의 순서가 거꾸로 되었다고 봅니다. 우선 그 일이 해결하거나 만들어내야 하는 힘을 먼저 생각해야 합니다. 그리고 그 힘을 실현할 수 있는 계획을 수립하는 것이 올바른 순서라고 생각합니다.
힘을 먼저 생각하고 설정하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 평소 안 해오던 프로세스이기도 하기 때문에 관성적으로 해결 방법을 먼저 생각하게 됩니다. 어렵지만, 대부분의 일(Task)에서 창출해야 하는 힘에 대해서 먼저 생각하길 제언합니다.
2. 문제의식을 가져라
힘을 먼저 생각한 다음에는, 그 힘이 발현되지 못했던 이유 또는 그 힘을 창출하는 데 걸림돌 등 어떤 문제가 있는지를 생각해야 합니다. 우선은 그 문제점들을 여러 관점(예컨대 시장 환경, 경쟁 환경, 내부 환경 등)에서 도출, 나열해야 합니다. 그 뒤에 나열된 문제점들 중에 가장 중요하고 가장 우선순위인 문제점들을 선별하는 것이 좋습니다. 저는 이 과정이 SK의 일처리 5단계 중 입체적 Location 분석과 장애요인 도출에 해당한다고 봅니다. 이렇게 핵심 문제점을 도출하게 되면 그다음은 비교적 용이합니다. 그다음은 말 그대로 아이디어를 찾아내면 되는 것입니다.
여기서 오해할 수 있는 점은 < 문제의식 > 이란 무엇인가? 하는 것입니다. 문제의식은 문제점, 장애요인, 병목현상, 충돌과 중첩 등으로 일반적으로 해석될 수 있습니다. 하지만 사실 제가 그 이면에 숨겨는 의미는 핵심가치입니다. 문제를 발견하려 하다 보면 결국 핵심이 무엇인지 알아채기 쉬울 수 있으니까요. 어쩌면 핵심 이슈(문제) = 핵심 가치라고 볼 수도 있습니다.
저는 후배들에게, "다 잘하려고 하지 마라, 대신 가장 중요한 것은 반드시 잘 되게 하라!"라는 얘기를 많이 합니다. 듣는 이에 따라서는 현실 모르는 소리일 수도 있습니다. 하지만 기업에서 생활을 좀 더 하다 보면 어쩌면 다 잘한다는 것 자체가 말이 안 된다는 생각이 들 수도 있습니다.
나만의 일처리 프로세스를 갖는다는 것은, 단언컨대, 어떤 경쟁도 할 수 있는 출발선 상에 서 있을 수 있는 자격이 있다는 의미입니다. 이제 어떤 과제, 어떤 콘텐츠를 그 프로세스에 끼울 것인가와, 그 효과와 효율에 대한 경쟁이 있을 뿐입니다. 간혹, 나의 일처리 프로세스에 잘 끼워지지 않을 것 같은 과제들이 밀려올 때도 있습니다. 하지만 나에게 그런 프로세스가 있을 때와 없을 때, 그 일을 대하는 나의 자세와 태도는 천지차이라고 생각합니다. 나만의 일처리 프로세스가 있는 경우 적어도 그 일을 새롭게 세팅할 확률은 매우 낮습니다. 그저 응용하고 일부 수정해서 보완하는 수준일 가능성이 높기 때문입니다.
