사회초년생의 일을 하는 요령 익히기
-일본 자기 계발서 仕事術図鑑 리뷰
2020년 12월 연말연시 휴가에 들어가기 직전, 회사에서 振り返り(자기반성의 시간)을 가졌다. 지난 9개월간의 업무 진척상황, 그리고 업무에서 배운 내용, 느낀 점을 말하고 상사와 선배들에게 피드백을 받는 자리였다(한국 회사도 비슷한 것이 있는지 궁금하다). 그곳에서 가장 많이 들은 피드백은 다 좋은데 “段取り(일을 처리하는 방식, 순서)가 개선의 여지가 있음.”이었다. 확실히 지난 11월 12월 업무량이 갑자기 늘면서, 정신없는 두 달을 보냈다. 물론 업무의 질도 과거와 달리 떨어지고, 안 하던 잔업도 하게 되었다. 그런 점에서 상사와 선배들의 피드백은 핵심을 잘 파악하고 있었다.
이를 개선하기 위해 평소에 보지 않던 자기 계발서 섹션에 갔다. 일본인들 생각하는 “일을 잘하는 것”, 그리고 段取り(일을 처리하는 방식, 순서)는 무엇일까?”가 가장 궁금했다. 많은 책들 중에 구체적인 사례가 가장 많은 이 책을 고르게 되었다.
이 책의 특이한 점은 3가지가 있다. 첫 번째는 저자의 이력이다. 저자는 잘 나가는 성공한 셀러리맨은 아니다. 오히려 그 반대, 실패의 경험이 있는 직장인이다. 대학생 때 사법시험에 낙방한 뒤 한 회사에 입사했지만, 업무에 적응하지 못했다. 하지만 휴직기간 본인의 실패 경험을 살려 자신을 바꾸는 것이 아니라 “일하는 방식”을 바꾸는 방법으로 2번째 직장에서는 성공할 수 있었으며, 이 경험을 전달하는 강연을 여러 번 일본에서 개최하기도 했다.
두 번째는 위로의 말들이다. 사회초년생들이 듣기 쉬운 상사나 동료의 평가에 대하여 적절한 위로의 말들이 곳곳에 있다. 어디까지나 일하는 방식이 문제인 것이지 자기 자신이 문제가 아니라는 것을 10개의 챕터에서 강조하고 있다. 자신을 바꾸는 것이 아니라 “일하는 방식”을 바꾸었던 저자의 경험이 담겨있었다.
마지막은 구체적 사례들이 많다는 점이다. 이론은 첫 장의 step 1~5에서 끝이었다. 책의 나머지는 각 상황별, 약 80여 개의 사례와 그 구체적인 대안을 제시하고 있었다. 예를 들어 회의 후 회의 내용을 이해하지 못했을 때의 대책, 이메일에 답변이 돌아오지 않을 때의 대책 등등이 실려있었다. 물론 그 구체적 대안의 깊이는 깊지 않지만, 문제 해결의 시작점으로서는 의미가 있는 내용들이다.
책은 크게 업무의 기본과 업무에 필요한 다양한 스킬들에 대한 설명으로 나뉘어 있다. 그중에서도 핵심은 전자이다. 업무 레벨업의 가장 기본은 1장에 있었다. 일을 잘하기 위해서는 다음의 5가지가 기본이라고 한다.
1) 일에 이름을 붙이기: 업무의 구체화
2) 일의 순서 파악: Task Breakdown
3) 각각 Task의 책임자는 누구인지 파악
4) 각각 Task의 기한을 정하고, 우선순위의 판단
5) 일을 끝내기 위해서는 첫 번째 단계에 집중
예를 들어 상사에게 “멕시코의 a 부품 소싱(Sourcing)을 follow”라는 요청을 받았다고 한다면, 먼저 해당 의뢰를 구체화하는 것부터 시작하는 것이다.
-무엇을: 멕시코의 a 부품 소싱(Sourcing) 상황
-어떻게: follow->여기서 follow의 의미를 상사/선배에게 어느 수준의 확인 작업인지 다시 한번 체크하여 업무에 이름을 붙이는 것이다.
만약 단순 진척 확인 작업이라면, “멕시코 a부품 소싱 진척 상황 체크”라고 구체적으로 표현하는 것이다. 그 뒤에는 진척상황 체크를 위해 Task Breakdown 하고, 각각의 책임자를 파악한다.
-해당 안건의 경위 파악
-설계/개발에게 소싱 최종 기한 확인
-멕시코 담당자에게 현재 상황 질문 및 최종 기한 공유
-연락 수령 후 정리
-상사에게 보고
그리고 각각의 업무에서 누가 공을 갖고 있는지를 확인하고, 기한을 정해 실행하면 되는 것이다.
매우 구체적인 사례들과 해결책을 소개하고 있기에 만족이었지만 한 가지 아쉬운 점이 있었다. 가장 기본이 되는 Task Breakdown에 대한 설명이 얕았다는 점이다. Task Breakdown에 대하여 한 챕터를 할애하긴 했지만, Task breakdown에 대한 구체적인 How to보다는 Task breakdown을 한 뒤, 어떻게 운용하는지에 초점이 맞추어져 있었다. 물론 이 책은 Task breakdown에 대한 전문 경영학 서적은 아니지만, 그래도 다른 해결책들이 구체적으로 제시되어있음에도 불구하고, 저자의 업무 스킬의 가장 기본인 Task breakdown에 대한 설명과 사례가 적었던 점은 아쉬웠다.
하지만 책을 통해 나의 부족한 점을 다시 한번 확인하고 어떠한 프레임을 가져야 할지를 알게 된 것은 큰 수확이었다. 확실히 다년간 한국의 수험생활과 대학교에 학점관리에만 익숙했던 나에게 일본 회사라는 환경은 꽤나 낯설었다. 어떻게 해야 잘할 수 있는지 전혀 감을 잡지 못했다. 하지만 이제는 이 책을 바탕으로 다시 한번 1년 차 4분기에 도전해보고자 한다. 휴가가 끝나면 먼저 나의 Task들을 분해하여 누가 책임자인지, 언제까지 일을 처리해야 하는지, 명확하게 정리해 볼 것이다. 책의 가르침을 한번 실험해보고 싶다.
매우 기본적인 내용이라 대부분의 사람들은 사실 이 내용들을 알고 있을 것이라고 믿는다. 하지만 당연한 것일수록 다시 확인하는 것이 나쁘지 않을 수도 있다고 믿는다. 혹시 이제 막 회사에 들어간 분이나, 곧 회사에 들어가실 분, 특히 일본 회사에 입사하실 분에게 이 책을 추천한다.
책 정보
要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑, F太、小島遊 지음, Sanctuary books, 2020
