구글링이 낯설다면 책 한 권이라도 들여놓읍시다
책 리뷰. 문서작성 최소 원칙
자주 부딪치는 문제
파워포인트를 주제로 1:1 강의를 하다 보면 대부분 제안서나 보고서를 많이 만난다. 난감한 상황은, 디자인보다 구조나 순서 보정이 필요해 보이는 문서들이 높은 확률로 그 사이에 끼어있다는 것. 그럼 나는 예의상 질문을 하나 던진다.
"혹시 제안서나 보고서 양식 구글링 해보셨나요?"
당연히 해봤겠지, 처음 문서를 만드는데 어떻게 찾아보는 것 없이 그냥 빈 양식에 써보기만 했겠어.
그러나 이 질문에 "아니오."라고 답변하는 사람들이 꽤 많다는 것을 알고 나서 나는 고민에 빠졌다. 목차 잡는 것 만이라도 수업에 넣어야 할까.
정작 나도 제안서와 보고서의 내용을 직접 작성하는 경우가 잘 없는 1인 기업가라, 관련 내용을 수정해야 할 때는 일단 구글링으로 필요한 목차와 내용들을 점검한다. 그냥 한 번에 모아놓은 자료집 없나? 하고 툴툴거리면서 말이지. 그래서 이 책을 발견하고 부끄러워졌다. 이런 책이 있는지 진작 찾아볼 걸.
'중요한 것은 보고서를 읽는 사람 입장에서 핵심을 파악하는 능력, 복잡한 표를 한눈에 알 수 있는 그래프로 표현하는 능력, 그리고 쉬운 용어로 정리하는 능력이다.(40P)
이 문구에서 파워포인트 디자이너가 관여할 수 있는 부분은 [복잡한 표를 한눈에 알 수 있는 그래프로 표현하는 능력]이다. 나머지는 기획과 글쓰기 능력으로 보완해야 한다는 생각이다.(하나의 강의나 한 사람의 강사가 모든 능력을 키워줄 수는 없다.)
특히 그래프의 경우 신빙성을 위해서 인터넷 신문기사나 보도자료의 그래프를 통째로 캡처해서 슬라이드에 넣는 경우가 많은데, 복잡하지 않은 데이터인 이상 직접 그려보는 것을 추천하고 있다. 해상도 문제도 문제지만 무엇보다 원하는 부분만 강조해야 하는 상황에서 빨간 사각형을 그리는 것밖에 해결방법이 없다면 작업자가 의도한 대로 내용을 전달하기 어렵다.
결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다.(48P)
이 책에선 본업과 연결할 내용들이 많아서 하나하나 파워포인트 템플릿화 시키고 있는데(그래서 리뷰 올리는데 오래 걸렸고 아직 이 작업은 제대로 시작도 못했다.) 그 시작이 된 게 이 문장이다. 이 내용을 시각화하면? 아주 단순한 파워포인트 템플릿 기본 구조가 된다.
가장 심플한 템플릿 양식. 이 부분만 정리돼도 문서의 진행을 알 수 있다.아이디어나 제안 내용이 아무리 좋아도 주제와 단락 구분이 제대로 안된 문서는 읽고 싶은 마음이 생기지 않는다.(69P)
이 글에서의 포인트는 '주제와 단락 구분을 제대로 하자'겠지만 내가 집중한 부분은 '아이디어나 제안 내용이 아무리 좋아도'이다. 개인적으로 아이디어나 제안 내용이 좋은 경우를 찾기가 매우 힘들었다. 비슷한 제안 내용에서 단락 구분도 보기 힘들면 바로 이해가 떨어진다. 개인적으로 아이디어를 더 독창적으로 보이게 하거나 제안 내용에 힘을 주는 것보다(대표적으로 제안 내용을 있어 보이게 만들기 위해 인플루언서를 언급하거나 사이즈를 국외로 키우는 경우가 있다.) 실행계획과 거기까지 가는 논리에 좀 더 주목해보자.
그래프가 양적인 비교와 분석을 보여준다면 도식화는 항목 사이의 관계를 보여준다.(143P)
툴에 대한 의견은 언제나 달라왔고 특히 파워포인트의 경우 여러 회사에서 '사용하지 말 것'으로 권유되는 툴로 기사화되기도 했다.(왜!) 파워포인트 강사이자 디자이너 입장에서 '쓸데없는 것'에 집중하느라 업무효율이 떨어진다는 의견에 어느 정도 동의하고는 있다. 그 비효율에 집중하는 사람과 비효율에 집중하라는 사람 때문에 힘들어하는 사람들을 종종 보기 때문이다.
하지만 무조건 죄를 파워포인트로 돌리기에는 파워포인트의 효율이 좋다는 게 문제다. 대표적인 것이 위의 그래프와 도식화에 관련된 것. 이 문장만큼 시각화를 명쾌하게 이야기한 것이 없었다. 굳이 파워포인트가 아니더라도 그래프와 도식화를 모두 효과적으로 보여주고 내가 잘 다룰 수 있는 툴을 하나 정도 가지고 있다면 글로는 표현하기 힘든 복잡한 사항들을 쉽게 이미지화시킬 수 있다. 내가 파워포인트로 자료들을 정리하는 것처럼 말이다.
체크박스를 넣은 이유는.
책을 읽을 때마다 SNS용 기록을 하기 위해 카드 뉴스를 만들고 있다. 이번에는 스스로 만들어보려고 체크박스를 추가했다. 이 카드 뉴스의 항목뿐 아니라 제안서, 보고서에 필요한 프레임들을 템플릿화 해볼 예정이다. 원하는 퀄리티가 나오면 다음 단계의 일도 벌여보도록 하겠습니다:)
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