05. 파워포인트의 모든 기능을 알아야 할까?
생존형 파워포인트 디자인
Cover Photo by Juan Gomez on Unsplash
파워포인트가 가지고 있는 기능들은 정말 다양하다. 쉽게 이야기하면 '이런 거 있을까...'싶은 건 웬만해선 있다. 그리고 기능들이 계속 추가되고 수정된다. 라이선스에 따라 차이가 있지만 지금도 기능들은 프로그램의 업그레이드와 함께 추가되고 있고(2007,2010,2013,2016등으로 대대적으로 버전 업그레이드 사이사이에 작은 단위들의 기능들이 추가된다) 따로 필요한 메뉴들은 플러그인이라는 이름으로 구글링만 해보면 쉽게 찾을 수 있다. 파워포인트 강사인 내가 모르는 기능들도 무궁무진하다. 우리 모두 알고 있지 않은가. 어떤 상황에서든 쓰던 기능만 쓰게 되는 얄궂은 성향은 꽤 자주 발현되다는 걸.
모든 기능을 알려준 다음 만드는 걸 배우면 안 될까요?
강의 중에 만나는 수강생들의 파워포인트에 대한 인지도는 무지하게 다르다. 내 경우 파워포인트가 뭐예요?라는 질문을 듣고 말문이 막힌 적도 있고, 이미 다 안다는 표정으로 '다음을 내놓아라'라는 따가운 눈빛을 받은 적도 있다.
*이런 상황에선 당황스러움을 감추고 가능한 다수의 능력 위주로 진행하되 너무 느리거나 빠른 분들은 따로 케어하곤 합니다.
그중에도 '모든 기능을 알고 싶다'는 욕심 많은 수강생을 만나면 설득시키는데 시간이 길어지긴 한다.
여기에 대한 대답은 크게 두 가지 정도인데
첫째, 강사인 나도 파워포인트의 모든 기능을 활용하고 알고 있는 것은 아니다.
둘째, 자료를 만드는데 모든 기능이 사용되지는 않는다.
이 정도이다.
실제로 파워포인트 슬라이드로 처음 작업을 하는 사용자들의 경우 쓰게 되는 기능은 텍스트 삽입, 도형 삽입, 서식 변경 정도다. 파워포인트의 홈과 삽입 탭에 몰려있는 메뉴들로, 이것들만 잘 활용하면 만족할 만한 자료들을 만들 수 있다.
필요한 메뉴들은 모두 알고 있는데 왜 완성작은 좋아 보이지 않냐고? 이건 게임이랑 비슷하다고 보면 된다. 여러 가지 공격이 모이면 색다른 필살기가 나오는 것처럼, 적재적소에 퍼즐처럼 잘 짜인 기능들의 조합이 들어가면 자료의 퀄리티가 좋아지는 격이다. 그러므로, 우리에게 필요한 건 모든 기능을 익히고 외우는 것이 아니라 상황에 따라 필요한 기능들을 찾아내는 능력이다.
어떤 기능들이 필요할까?그중에서도 자주 쓰이는 기능들이 있다
나는 강의를 할 때 개인의 능력이나 필요를 강조하는 편이라 커스터마이징에 대해서 자주 이야기한다.
자신의 스타일대로 디자인하는 것이 틀린 건 아니지만 그중에서도 그냥 넘어가선 안 되는 기능은 있다. 바로 정렬과 관련된 것들인데, 내 파워포인트 강의 커리큘럼에서 가장 먼저 나오는 기능은 거의 이 정렬과 관련된 것들이다.
디자이너들은 '줄 맞춤'에 민감하다고 하는데, 처음엔 나도 이게 허세인 줄 알고 '성질 참..' 이러고 넘어간 적이 있다. 근데 시간이 지나고 나서 알았다. '이거 불편한 거였구나!!'
덕분에 수업 때 실습으로 보여준 자료들도 말하면서 정렬 맞추는 버릇이 들어버렸다. 성질 참;;;;
파워포인트에서는 정렬과 관련된 메뉴가 한 공간에 모여 있는데 그중에서도 자주 사용하는 건 개체 맞춤과 관련된 것들이다.
*이 내용은 빠른 시일 내에 집중적으로 다루겠습니다:)
정렬 메뉴만 잘 다뤄도 잘 다듬어진 문서를 만들 수 있다친한 기능들에는 빨리 접근할 수 있어야 한다
자, 그럼 이렇게 자주 써야 하는 기능들을 마우스를 가지고 한 땀 한 땀 찾아나가면서 클릭해야 할까? 단축키로 파박하면 따라란~ 속도도 빨라지고 더 있어 보이게 되지는 않을까. 게다가 파워포인트에서는 내가 원하는 대로 단축키를 만들 수 있는 빠른 실행 도구 모음도 있으니 말이다. 미리 옵션으로 지정해 놓고 Alt 키 하나만 누르면 무심한 듯 시크하게 파워포인트를 파바박 만들어낼 수 있다.
내 경우에는 이전 회사에서 사용했던 단축키 목록을 기반으로 나한테 도형 서식과 그러데이션과 관련된 기능들을 추가하고 자주 쓰지 않는 기능들은 하나둘씩 빼나가고 있다. 언젠가 포스팅에서도 말했듯이 백지부터 시작하는 건 나한테 너무나 어려운 일이므로. 그렇게 만들어진 현재 시점의 빠른실행도구 모음과 자주 쓰는 단축키를 공개하자면 아래와 같다.
*이전 회사에서 공통적으로 사용했던 빠른실행도구목록이 기반이므로 순수하게 제 창작물 만은 아님을 밝힙니다. 하지만 제가 추가하거나 순서를 바꾼 것들도 있기 때문에 굳이 말하자면 2차 창작물 정도가 되겠군요.
자주쓰는 메뉴들 모음. 나는 이와중에 텍스트 개체 정렬이 맞지 않는 부분을 찾고 말았다.가끔 수강생들에게 보여주기 위해 단축키를 써서 빠르게 작업을 할 때가 있는데 그럴 때마다 '어느 정도 연습하면 그 정도로 빠르게 할 수 있느냐'라는 질문을 받는다. 사실 연습을 했다기 보다 이걸로 밥벌이를 하고 있고 파워포인트로 모든 문서 작업을 하고 있는 현재로서는 빨라질 수 밖에 없다라는 대답을 한다. (견적서도 엑셀이 어색해서 파워포인트로 만드는 인간....)
아, 위의 이미지를 굳이 가져와서 편집한 이유가 하나 있다. 처음 빠른실행도구모음을 이용해서 메뉴를 찾기 어려운 이유는 아이콘만으로 메뉴를 설명하고 있어서다. 텍스트로 이해했던 메뉴들이 그림으로만 나오니까 어색한 거지.
그래서 처음 빠른실행도구모음의 단축키를 익힐 때는 아이콘과 메뉴를 연결시키는 과정이 있어야 한다는 것. 이 이후에는 무조건 Alt키를 눌러서 원하는 메뉴를 따라가는 방법을 반복하는 수 밖에 없다.
파워포인트 단축키에는 정답이 없다
여러분들도 파워포인트의 옵션을 이용해서 여러분만의 기능들을 세팅 해 보자. 굳이 빠른 실행 도구 모음이 아니어도 괜찮다. 인터넷에 파워포인트 단축키라고 검색만 하면 마이크로 소프트 공식 사이트를 포함해서 필요한 정보들이 차고 넘칠 것이다.(방금 구글링 했는데 267,000개 나오더라..) 여기에서도 필요한 기능 몇 가지의 단축키만 익히자.
외우기 어려운 그 외의 기능들은 빠른 실행 도구 모음으로 가는 거다. 다만 빠른 실행 도구 모음의 메뉴들은 아이콘과 메뉴를 매칭해야 되는 시간이 분명히 필요하다. 어떤 방법이든 본인이 편안한 방법을 선택하면 된다. 우리는 파워포인트를 공부하는 것이 아니라 자료를 디자인하기 위해 파워포인트라는 도구를 활용하는 거니까.
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