PT/발표 절대 실패하지 않는 법
중요한 발표 전에 꺼내보는 비밀 노트
본 글의 내용은 영상으로도 제작되어 있습니다.
영상 링크: https://www.youtube.com/watch?v=q-bWHV-ZpmU&t=1s
여러 사람 앞에서 해야 하는 발표나 PT에 대해 걱정하시는 분들 많으시죠?
성적에 들어가는 대학교 발표나,
직장 내 PT처럼 그 중요성이 클수록 더욱 걱정이 많이 되실 거예요.
이런 발표는 참 어려운 게,
열심히, 많이 준비한다고 해서 무조건 성과가 향상되는 분야가 아니라는 거예요.
여러분도 한 번쯤 열심히 준비했던 발표의 결과가 생각보다 좋지 않았던 적 있으실 거예요.
열심히 준비했는데 결과가 좋지 못하면 참 허탈하고 그 날은 좀 많이 우울하고 그러잖아요.
그렇다면 노력이 쓸모가 없는 거냐!
아닙니다!
올바른 방향을 모르고 한 노력이 효과가 떨어질 뿐이에요.
그렇다면 올바른 방향이 뭐냐! 지금부터 제가 알려드리겠습니다.
제가 말씀드릴 3가지만 지켜도, 당신의 발표가 적어도 실패는 하지 않을 것이라 자신할 수 있습니다.
좋은 발표를 위한 3가지 원칙, 지금부터 시작합니다.
첫째, KISS입니다.
발표 듣는 분들께 손키스를 날리고 시작하시면 됩니다!
...
그게 아니고, Keep it Super Simple을 줄여서 KISS라고 불러요.
이건 그냥 법칙입니다. 외우세요.
포스트잇에 적어서 발표 준비할 때 모니터에 붙여놓고 보면서 준비하세요. 그만큼 중요합니다.
발표에 사용할 언어, 논리 구조, PPT까지 모든 게 Simple해야 합니다.
현대 프레젠테이션의 대가라고 하는 스티브 잡스가 아이폰을 공개하던 프레젠테이션 보신 적 있으세요?
없으시면 잠깐 보고 오시면 좋을 것 같아요.
https://www.youtube.com/watch?v=GbtXavOLL5o
스티브 잡스의 프레젠테이션은 심플함 그 자체입니다.
PPT에 텍스트라곤 찾아보기 어렵습니다. 이미지 하나씩만 올라와 있어요.
말도 굉장히 쉽게 합니다.
세상에 없던 새로운 제품을 소개하면서도
어려운 기술 용어는 전혀 사용하지 않고,
듣는 모든 사람이 이해할 수 있는 표현들을 사용합니다.
그리고, 한 슬라이드에서는 반드시 한 가지 메시지만을 전달합니다.
상징적인 목폴라가 보여주듯 복장까지 심플합니다.
이렇게 심플한 프레젠테이션을 해야 하는 이유는,
한 번에 여러 정보가 전달되면 듣는 사람이 이를 다 처리하지 못하기 때문입니다.
대부분의 사람들은 주의집중력도 굉장히 짧고,
한 번에 관심을 쏟을 수 있는 정보의 양이 한정되어 있습니다.
기억의 과정을 도식화 한 ‘정보처리 이론’에 따르면,
우리가 지각하는 경험을 처리하는 ‘작업기억’이라는 영역은
한 번에 다섯 개에서 아홉 개의 정보 덩어리를 처리할 수 있다고 합니다.
그런데 스마트폰의 과도한 사용으로 인해 사람들의 사고능력이 떨어져
최근에는 이 덩어리의 수가 세 개에서 다섯 개 정도로 줄어들었다고 봐야 하지 않냐는 의견이 많다고 해요.
‘그러면 한 3개에서 5개까지는 한 번에 말해줘도 되는 건가?’라고 생각하실 수 있는데,
이 숫자에는 우리의 일상적 고민,
예를 들어 좀 있다 먹을 점심 메뉴에 대한 고민이라던가,
어제 있었던 친구와의 말다툼 등 무의식적으로 계속 흘러가고 있는 생각들까지 포함되는 거예요.
그렇게 되면 실제로 한 번에 처리할 수 있는 정보는 1개 혹은 많아야 2개 정도밖에 남지 않잖아요.
이런 상황에서 발표를 듣는다고 생각해보세요.
한 번에 전달되는 정보가 2개 이상만 넘어가도 우리의 두뇌는 과부하에 걸리고 맙니다.
듣는 사람이 무의식적으로 떠올리는 생각을 정리하고 전적으로 내 발표에 집중할 수 있다면 몰라도,
그건 발표자의 능력 밖의 문제입니다.
발표를 하는 우리가 할 수 있는 건,
무조건 알아들을 수 있는 심플한 메시지 하나만 던지려고 노력하는 겁니다.
심플한 메시지를 던지기 위한 팁을 좀 드릴게요.
PPT 슬라이드 하나에 한 가지 주제만을 담으세요. 텍스트를 쭉 나열하는 것도 하시면 안 돼요.
말하고자 하는 바를 함축적으로 보여줄 수 있는 이미지 하나, 혹은 키워드 하나만 넣으시는 게 좋습니다.
추가 정보를 제공할 필요가 있다면 유인물을 따로 만드세요.
나중에 유인물 참고하라고 하고, 일단 발표 중에는
사람들이 PPT에 있는 자료 보느라 발표 자체에 집중을 하지 못하는 일이 없도록 해야 합니다.
애니메이션 화려하게 넣지도 마세요. 내용은 기억에서 사라지고 애니메이션만 남게 됩니다.
말도 너무 길게 하지 마세요. 간단하고 쉬운 표현, 짧은 문장으로 발표를 준비하세요.
말을 유창하고 길게 한다고 잘하는 게 아닙니다.
책 읽듯이 전문용어 쭉 나열하며 설명하는 건 누구나 할 수 있어요.
그 내용을 아주 쉬운 한마디로 바꿔내는 게 진짜 좋은 말하기이고, 좋은 발표입니다.
둘째, 내 발표를 듣는 사람은 누구인가?입니다.
나름 발표를 좀 잘한다고 생각하고, PPT 제작 능력도 있는 소위 ‘능력 있는 사람’들이 하는 실수가 있어요.
그건 바로 지나치게 열심히 한다는 겁니다.
열심히 하는 거 좋죠.
그런데 문제는 '본인의 기준에 맞추기 위해' 열심히 한다는 겁니다.
자기 생각에 좋은 내용, 예쁜 이미지 등을 열심히 찾아서 집어넣고,
자기 스타일의 유머 코드를 첨가해 발표 대본 작성 후 ‘이 정도면 됐네.’ 하는 거죠?
그런데 이게 듣는 사람들의 취향과 특성에 안 맞으면,
최선을 다해 발표를 망치고 있는 것과 동일하다는 겁니다.
청자의 특징은 여러 방면에서 고려할 수가 있는데,
대표적으로 발표자료, 내용, 강조점 등에서 청자의 특징을 고려해야 합니다.
먼저 발표자료에서는, 청자의 미적 선호도를 고려한 발표자료를 제작해야 합니다.
예를 들어, 요즘 트렌드에 맞는 흰색 깔끔한 배경에, 인스타 갬성 넘치는
예쁘고 작은 글씨체로 PPT를 제작했다고 칠게요.
그런데 청자가 나이가 지긋하신 어르신들이라고 가정해봅시다.
PPT를 띄우는 순간 어떻게 되나요? 일단 글씨가 안 보여요!
안경 벗고 눈 찌푸리시며 무슨 글잔지 보려고 하시겠죠?
그 상황에서 발표가 귀에 들어올까요?
반대의 경우도 마찬가지예요.
청자가 2030 젊은 세대인데, 글씨는 궁서체에 큼지막하고, 강렬한 색들로 구성된 PPT를 띄우면 어떨까요? PPT가 주의 집중을 흩트리는 결과밖에 나오지 않을 것입니다.
이렇듯 주요 청자들의 미적 스타일에 맞는 발표자료를 제작하는 것은 매우 중요합니다.
다음으로 내용에서도 마찬가지예요.
어휘, 예시, 유머 등이 듣는 사람의 특성에 맞아야 합니다.
‘아는 형님’에 미스터 트롯 ‘정동원’군이 나왔는데, '버즈 알아?'라고 물어보니까
'이어폰이요?'라고 대답하더라고요?
제 세대에서는 정말 이해가 안 되는 상황인데,
어쨌든 10대들한테 버즈는 밴드가 아니라 그냥 이어폰인 거예요.
아는 형님 민경훈은 알아도 버즈 보컬 민경훈은 모르는 겁니다.
이런 10대들에게 말하면서 가수의 예로 ‘버즈’를 들면 안 되겠죠?
직장 내 PT나 대학 발표의 경우 청자가 나보다 윗세대인 경우도 많잖아요?
그런 분들에게 지금 본인 세대에서 유행하고 있는 예시 아무리 들어봤자 의미가 없다는 겁니다.
세대가 같다고 무조건 특성이 동일한 것도 아닙니다.
직업군, 성별, 취미 등에 따라 사람들의 관심사와 취향은 다 다를 수 있어요.
내 발표를 듣는 주요 타깃, 페르소나라고도 하죠?
타깃을 설정하고, 그 사람에게 최적화된 표현과 스토리를 활용해야 합니다.
마지막으로 강조점이란 특히 기업 내 PT에서 중요한 사항입니다.
사업계획에 대한 PT를 한다고 생각해볼게요.
이 때는 많은 발표 내용 중 어떤 부분을 강조할 것인지를 ‘결정권자’의 성향에 맞추어 결정해야 합니다.
아무리 팀원들이 좋다, 우리 팀장님이 좋다 해도 임원이 싫다 하면 의미가 없는 거잖아요?
결정권자가 위험회피 성향이 높은 임원이라면 리스크 회피를 어떻게 할 것이며,
얼마나 이 사업이 ‘안정적’으로 수익을 가져다줄지에 방점을 두어야 합니다.
또한, 결정권자가 도전적이며 승진을 위해 큰 실적이 필요한 사람이라면,
리스크보다는 이 사업이 얼마나 큰 수익을 안겨줄 수 있는 일인지를 강조해야겠죠?
거짓말을 하라는 게 아닙니다.
이미 정해진 사업 계획 중 어떤 부분에 조명을 비출지를 고민하라는 뜻입니다.
인간은 생각보다 비합리적이고 감정적이어서, 자신의 성향에 맞는 말을 들었을 때
그렇지 않았을 때보다 호감을 보이고 편을 들어줄 가능성이 훨씬 크게 마련입니다.
발표를 듣는 사람이 누구이며, 어떤 특징을 가졌는지를 꼭 고민하세요!
셋째, 연습 또 연습입니다.
‘정말 좋은 발표였다’라고 기억하는 발표가 있나요?
그중에, 발표자가 머뭇머뭇거리거나 대본 종이나 PPT만 뚫어지게 쳐다보며 말하던 경우 있나요?
없죠?
대개 능력 있는 발표자들은 아예 발표 내용을 외워서 발표하거나,
키워드 정도 적힌 큐시트/스크린 보면서 발표합니다.
말해야 할 내용을 까먹지 않게 참고하는 정도이지, 자료를 그대로 보고 발표하는 일은 없다는 거죠.
이렇듯 대본에서 자유로운 발표를 하려면, 연습만이 살 길입니다.
부단한 연습을 통해서만 대본에서 자유로운 발표를 할 수 있습니다.
발표도 어쨌든 사람에게서 나와 사람에게 전해지는 ‘말’이거든요?
그런데 누가 나한테 말할 때, 자신감 넘치는 목소리로 눈을 정확히 쳐다보며 또박또박 말해야 설득력이 있지,
대본 보면서 더듬더듬거리면 설득력이 있나요? 간단한 겁니다.
발표 자료 준비 끝났다고 발표 준비된 거 아닙니다. 눈 감고도 발표할 수 있을 정도로 연습하세요.
그리고, 내용을 말하는 것뿐 아니라 어떤 표정을 할지,
어떤 톤이나 제스처를 사용할지에 대해서도 부단히 연습하세요.
대본에서 자유로워져야 표정, 톤, 제스처와 같은 비언어적 요소에 대해 고민할 수 있고,
이런 비언어적 요소들이 갖춰진 PT가 대개는 내용만 잘 갖춰진 PT들보다 호소력이 훨씬 큽니다.
앞서 말했듯이 인간은 합리적인 동물이 아니에요.
연습이 많이 돼서 자신감 넘치는 발표를 보면 내용이 좀 부족하더라도 더 마음이 가는 게 사람 심리입니다.
연습하고, 또 연습하세요.
이렇게 발표 망하지 않으려면 지켜야 할 세 가지 원칙들에 대해 이야기해봤습니다. 뭐였죠?
첫째, KISS. Keep It Super Simple. 최대한 심플하게 발표를 구성하세요.
둘째, 내 발표를 듣는 사람이 누구인지 생각하고, 그 사람들에게 맞추세요.
셋째, 연습 또 연습하세요.
이 세가지만 지켜도 발표 절대 망하지 않습니다.
중요한 발표를 준비해야 하기 전에, 이 영상을 꼭 다시 보시면서 복기해보시기 바랍니다. 어느 순간 발표에 자신감이 붙어있는 자신을 발견하실 수 있을 거예요.
