메일 작성 tip 3가지 - 제목, 내용, 첨부파일

Google에서 '이메일 잘 쓰는 법'으로 검색하면 19,400,000개 결과물이 나올 정도로 정말 많은 Tip이 있습니다. 그런데 굳이 제가 이런 글을 쓰는 이유는 아무리 강조해도 지나치지 않을뿐더러 아직 다른 곳에선 알려주지 않았던 tip이라고 생각하기 때문입니다.

이메일을 크게 3가지 영역으로 나누면.. 제목, 본문, 첨부파일로 나눌 수 있습니다. 제가 오늘 말씀드릴 부분은 각 영역별로 딱 1가지씩입니다. 매우 쉽죠?

1. [제목] 검색할 수 있도록

대부분 메일 관련 글에서 제목의 중요성은 항상 언급됩니다. 그만큼 중요하다는 의미입니다. 수신자가 잘 이해할 수 있도록 목적과 회신 기한을 간략하게 쓰는 것은 정말 중요합니다. 제목에 정보를 잘 넣어야 하는 이유를 한 가지 더 보태면 언젠가 '검색' 수 있도록 써야 한다는 겁니다.

그래서 발신 메일뿐만 아니라 수신한 메일 제목이 검색하기 어렵다면 회신할 대 변경해야 합니다. 예전에 모든 메일 제목을 'ㅇㅇㅇ입니다'라고 본인 이름을 써서 보내는 분이 계셨습니다. 수신자/발신자로 검색하면 검색 결과가 모두 ㅇㅇㅇ입니다 였지요. 그래서 저는 그분의 메일에 회신을 보낼 때는 항상 제목을 바꿔서 보냈습니다. 검색할 때 찾을 수 있도록 말이죠.

ex. Re: 2021년 1분기 신상품 ㅁㅁㅁ 출시 일정 조정 (2월 → 3월, 사유 : 부품 A 수입 일정 변경)

2. [내용] 고민하지 않도록

상대방이 메일을 읽고서 '무엇을 원하는 거지?' '내가 어떻게 해줘야 하지?' 같은 고민을 하지 않도록 해야 합니다. 특히 업무 요청을 할 때 어떤 자료를 원하는지, 어떤 형식의 자료를 원하는 건지 구체적으로 알려줘야 합니다. 반대로 말하면 상대방의 창의력을 제한하고 궁금증을 최소화하는 방식으로 메일을 보내야 합니다.

그래서 기준을 설정해주면 좋습니다. 언제부터 언제까지 자료인지, 금액이나 수량의 단위는 무엇인지, vat가 포함된 것인지, 혹시 제외해야 하는 항목이 있는지.. 물론 표로 만들어 주는 것도 좋은 방법입니다. 그러려면 메일을 보내기 전에 본인이 원하는 것을 구체적으로 생각해야 합니다. 상대방에게 어떤 정보가 있는지도 고민해야 합니다.

물론 이런 고민이 어려울 수 있습니다. 하지만 고민하지 않고 보내고 받은 메일은 분명히 부메랑이 되어 오게 됩니다. 그러니 본인이 편하려면 메일을 보내기 전에 고민을 해야 하고, 상대방의 창의력은 제한해야 합니다.

3. [첨부파일] 구분할 수 있도록

취합하는 취합 하는 메일을 주고받을 때는 파일명에 이름을 추가하는 게 좋습니다. 본인이 취합하는 사람이라면, 이름을 넣을 공간을 만드는 겁니다. 다운로드만 해놓으면 누가 보낸 것인지 파일만 봐도 알 수 있도록 말이죠. 물론 (이름)이라고 보내는 분도 계십니다. 그러면 다운로드할 때에 이름을 써 놓아야겠지요.

ex. 2020_4분기_예상 매출_(이름). xlsx

반대로 제출하는 사람이라면 이름을 꼭 넣어야 합니다. 취합하는 사람이 같은 이름의 파일을 실행 중이라면 실행할 때 오류가 생깁니다. 그러면 일을 두 번 하게 됩니다. 만약 여러 차례 보낸다면 (1차) 또는 20201120 같은 날짜로 구분을 하는 게 좋습니다. 동료의 시간도 소중하게 여기는 것을 우리는 '센스'라고 부르죠.

ex. 2021_신제품_아이디어_홍길동. docx

회사에서 메일은 의사소통, 정보전달에서 가장 중요한 tool입니다. 수시로 메일을 주고받고, 수시로 주고받은 메일을 찾아봅니다. 효율적/효과적인 의사소통이 '일잘러'의 첫걸음이라면 메일을 잘 주고받는 능력은 필수겠지요. 여러분의 건승을 빕니다. :)

Small things often.

(Img 출처: pixabay)