보고서 잘 작성하는 법

의도 파악 및 스토리라인 전개, 퇴고까지

기획업무를 하면 매일매일 해야 하는 활동입니다. 이를 통해 상사를 설득까지 여정 이겠습니다. 이번에는 구체적으로 보고서 작성에 대해 생각을 나누고자 합니다.

먼저 보고서 작성하기 전에는, 안건(주제)에 담긴 배경/의도 파악이 우선입니다. 주로 상사의 지시로 하는데, 'Why'관점으로 작성해야 할 핵심 콘텐츠에 대해 상사와 컨센서스를 해야 합니다. 그 후에 보고작성 위한 스토리라인을 고민해야 합니다.

스토리라인을 구성할 때는 PC보다는 종이상에 스케치하면 효율적입니다. 바로 PC상에서 작업하면 생각이 떠오르지 않거든요. 제 경험상, 대부분 기획경험이 많은 상사일수록 보고서 스케치 한 거에 대해 먼저 논의하자고 하더군요. 스토리라인은 기승전결 기반으로 각장(슬라이드)에 담을 헤드메시지까지입니다. '상사가 알고 싶은 게 무엇인지?'고민하여 별도 유첨으로 정리가 되면 차별화가 가능합니다.

상사가 좋아하는 보고서를 만드는 게 중요합니다. 위에서 언급하였지만 중요한 것은 '읽는 사람 입장에서 만족 여부'입니다. 이전 보고서 작성 시 얻은 lesson & learned 통해 본인만의 체크리스트화 하는 것도 필요합니다. 특히 상사의 배경지식도 감안하여 용어 및 메시지도 조정도 해야 할 경우도 있습니다. 상사의 배경지식이 없다면 중학생이 이해할 수 있을 정도로 쉽게 작성해야 합니다. 그러면 보고내용에 대해서 완벽하게 이해하기 위한 사전 스터디도 요구됩니다. 기본적으로 보고서가 갖춰야 할 사항을 염두해야 합니다(보고 목적에 적합, 보고 내용이 정확, 간결하게 정리, 이해하기 쉽게 정리, 완결성, 적절한 시점에 보고)

보고서를 작성하면, PT 한다는 생각으로 자연 스러은 전개기 되도록 해야 합니다. 상류-중류-하류로 흘러가는 물처럼.. 스토리텔링은 보고자와 보고받는 자의 상호작용인데, 각각 구성하는 슬라이드 내 관심 있는 키워드 기반 메시징은 필수적입니다. 추가로 구체 설명이 필요한 부분은 유첨페이지도 고려해야 합니다. 

보고서 초안이 완성되며 오타/오기 및 헤드메시지 중심으로 PT연습도 해야 합니다. PC상의 파워포인트 자료 보면 안 보이는데, 프린트해서 살펴보면 오타/오기 등이 많이 보이더군요. 디테일을 많이 보는 상사는 띄어쓰기까지 봐서 완성도 측면에서 많이 신경을 써야 합니다. 중요한 건 보고시간 고려한 분량도 적정한지도 살펴봐야겠습니다. 실제 구두로 읽어보면서 표현/단어 적절성 확인도 효율적 입니다.

저는 개인적으로 텍스트로 손으로 쓰면서 추가질의를 고려하여 착안하는데 시간을 많이 투입합니다. 틈날 때마다 상사와 방향성 컨센서스도 하고요, 워딩전개 위한 표현연습도 많이 하고 있습니다. 상사 위의 상사는 보고내용 디테일까지는 챙길 수 없어 쉽게 이해할 수 있는 용어/표현을 많이 담아야 하니까요. 

• 다음글은 실제 보고 시 고려사항에 대해 알아보겠습니다. 어떻게 해야 보고를 잘 할지는 지속 생각해야 할 과제라고 생각합니다