구글의 새로운 협업 스마트 캔버스
종이를 이용한 협업의 시대에서 디지털을 이용한 협업의 시대 개막
구글이 제공하는 대표적인 서비스는 구글 검색이다. 기존의 검색방식과 다르게 많은 문서와 콘텐츠에서 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있는 서비스입니다. 이제는 검색이라는 말 대신에 '구글'하라는 단어도 사용할 정도로 일반화되었다.
구글에서 제공하는 또하나의 정보 서비스는 Workspace라는 협업서비스이다. 작년 10월에 기존의 G Sutie에서 이름을 변경하여 작업공간이라는 개념으로 리브랜딩을 했다. 과거에는 구글 앱스라고도 불렀다. 구글 Workspace가 가을에 새로운 협업 개념을 소개할 예정이라, 이에 맞춰 디지털 시대의 협업방법에 대해서 정리를 해 보겠다.
1. 종이의 발명
종이, 나침반, 화약과 함께 중국에서 인류의 4대 발명품인 종이는 기존까지의 지식의 패러다임을 깨뜨렸다. 종이의 발명이전에는 지식의 전달은 구전에 의해서만 전달이 되었으며, 새로운 지식이나 정보를 습득하기 위해서는 지식을 알고 있는 사람에게 찾아가서 강연을 듣고 그 내용을 기억해서 전달하는 방식으로 많은 지식을 보관하거나 원본 저장의 문제가 있었다.
종이는 많은 정보를 안전하게 보관할 수 있었고, 오랫시간 사용할 수 있었다. 후세에 기계에 의한 인쇄술이 접목되면서 지식은 특권층에만 존재하지 않고 일반대중에게까지 전달되는 효과가 있있고, 이를 통하여 시민혁명과 민주화가 진행되는 계기가 되었다.
이로 인하여 종이는 오랫시간동안 지식의 결정체이며 종이를 통하여 새로운 지식과 정보를 얻을 수 있는 도구가 되었다. 이후에는 모든 정보의 작성이나 전달은 모두 종이의 형태로 동서양 공통으로 동일한 형태로 발전하였다.
2. 종이와 IT 기술의 만남
1980년대 컴퓨터 기술의 발전으로 개인이 사용할 수 있는 퍼스널 컴퓨터가 출시되었고, 사람들이 가장 원하는 기능은 다름아님 워드프로세스였다. 글을 직접 쓰는 방식에서 타자기를 이용하여 글을 작성했지만 불편하고 수정이나 대량 작성이 어려웠기 때문에, 사람들은 컴퓨터를 이용하여 복잡한 수식을 계산하는 것도 필요했지만 키보드를 이용하여 작성할 수 있는 워드프로세스 발전이 가장 눈에 띄었다.
이러한 바람때문에 워드프로세스는 가장 빠르게 발전을 했고, 외국의 워드프로세스와 경쟁할 수 있는 아래아한글 이라는 워드프로세스가 개발되어 우리나라의 표준이 될 정도로 많이 사용을 했었다. 그 당시에는 아래아한글 시험도 있을 정도로 모든 곳에서 아래아 한글을 이용하여 문서를 작성했고, 전자파일로 보관을 했다.
우리나라의 IT 발전과 함께 컴퓨터의 보급과 맞물려서 자동화 및 전산화가 진행이 되었으며, 사실상 표준으로 자리 잡으면서 빠른 국가, 민간 전자화에 기여를 했었다.
그 당시에는 누가 편집을 잘하고 문서를 정확하게 입력할 수 있는지가 회사나 학교에서의 실력이었고, 작성한 문서를 출력하여 다시 보관하는 방식으로 전산화가 진행이 되었다. 문서를 생성하는데에서는 IT와 접목이 되어 대량생산 신속한 생산은 가능했지만 결과적으로 다시 출력을 해서 과거와 같은 방식으로 일하는 것은 동일했다.
문서를 수정하기 위해서는 다시 내용을 입력하는 경우도 있었고, 다른 사람과 협업을 하기 위해서는 많은 양의 종이 출력을 해서 정보를 전달하는 방식으로 생산성이 떨어졌다. 지금도 일본에서는 코로나 관련 내용을 팩스로 주고 받는다고 하니 업무를 처리하는데 우리나라보다 많은 시간과 인력이 들어갈 것이고, 그만큼 업무처리 속도가 늦어서 코로나 대응에도 문제가 발생하고 있다.
하지만, 우리나라도 너무 오랜기간 동안 문서에 익숙하다 보니, 프로젝트 일정을 이야기 할 때에도 아래아 한글로 내용을 작성해서 다시 출력해서 전달하고, 디지인에 대해서 협업할 때도 문서에 수정할 내용을 작성해서 전달하는 이상한 업무방식이 생겼고, 가장 큰 문제는 이런 불합리적인 내용들을 인식하지 못하는데 있다고 볼 수 있다.
프로젝트 일정은 달력에 표시를 하면서 계획을 하면 되고, 간단한 질문이나 확인은 전화로 물어보면 될것이고, 문서의 수정은 사람들이 모여서 수정할 부분을 표시하고 다시 작성하면 빠르게 진행할 수 있지만, 이런 의견을 다시 종이에 작성하고 그 종이를 전달하니 불필요한 단계가 계속 생성이 되고 업무만 복잡해진다. 또한, 문서를 수정이라도 하게되면 버전 1.0, 1.1. 1.2 등 버전관리도 필요하기 때문에 간단히 해결될 문제도 종이 문서를 위한 작업으로 변질되어 복잡하게 되는 현상이 발생을 하게 되는 것이다.
3. 디지털 클라우드의 등장
우리가 종이에 작성하는 아날로그 방식과 디지털 방식은 정보를 소비하는 대상 자체가 사실은 다르다. 아날로그는 당연히 인간을 대상으로 작성하지만 디지털에서는 인간과 함께 기계에 정보를 전달하기 위해서 문서를 작성한다. 기계가 이해를 해야 우리가 원하는 작업을 기계가 할 수 있기 때문이다. 그러면 여기서 기계랑 소통하기 위해서 굳이 종이 형태의 콘텐츠를 작성해야 할지 의문이 든다. 종이형태는 작성하던 방식과 유사하게 작성하기 위해서 컴퓨터의 내용을 비슷하게 작성했던 것이고 사람들이 읽기 편하게 만든 도구이다. 기계가 다시 종이를 읽기 위해서는 종이 문서를 스캔하고 OCR을 해야 다시 디지털로 전환이 되는 것이다.
요즘에는 클라우드의 등장으로 문서를 내 컴퓨터가 아닌 네트워크가 연결된 다양한 장소에 보관할 수 있고 언제, 언디서나 내가 원할 때 이용할 수 있는 환경이 되었다. 예전처럼 모니터를 통하여 종이모양의 문서를 보는 것보다는 스마트폰이나 태블릿으로 정보를 이용하는 경우가 더 많아졌고, 종이형태로 작성된 문서는 스마트폰에서 보기가 너무 불편한 세상이 되었다.
구글의 Workspace에서는 여러사람이 함께 문서를 작성할 수 있는 기능을 제공하는데 이 형태도 사실은 종이형태이다. 클라우드 기술을 이용하여 같은 장소에 모이지 않더라도 네트워크를 통하여 문서를 함께 작성할 수 있고, 의견을 전달할 수 있었다. 지금과 같은 팬데믹 시대에 이제는 구글 Workspace와 같은 협업서비스를 사용하지 않으면 협업하는 것이 어려운 시대가 되었다.
4. 디지털을 위한 협업환경
다시 종이를 이용했던 협업을 생각해보자. 그 당시에는 작업공간이 종이라는 물리적인 매체였기 때문에 운반과 보관이 용이한 크기가 필요했고, 이런 환경과 사용방식이 컴퓨터가 보급되고도 여전히 사용이 되었다. 컴퓨터를 사용해도 어차피 출력을 해야되기 때문이다. 하지만 디지털을 사용하는 클라우드 환경에서는 종이가 아니고 디지털이라는 환경에서 작업을 하는데 종이라는 공간으로 제한될 필요가 없어졌다. 이제는 협업이라는 것이 종이가 아닌 일의 본절에 맞게 다양한 협업방식을 사용할 수 있게 되었다. 어떻게 보면 그것이 일하는데 더 쉬운 방법인데 우리는 너무 오랫동안 그 방법 대신에 종이라는 공간에 갖혀 있지 않았나 싶다. IT 기술과 환경의 제약이 과거 사용방식의 편리함을 넘어서지 못했고 그로 인해서 200만원짜리 노트북을 쓰면서 일하는 방식은 30년과 비교해서 크게 달라지지 않았었다.
5. 구글이 생각하는 새로운 일하는 방법
코로나로 인하여 구글에서는 기존의 G Suite 이라는 이름 대신에 일하는 공간인 Workspace를 브랜딩했다. 단순히 이름만 브랜딩했다기 보다는 기존에는 솔루션으로 문제 해결에 집중했다면 이제는 팬데믹과 같이 재택근무를 하면서 나만의 작업공간에 집중하는 형태이다. 기능 업데이트도 코로나19이전에는 다른 사람과의 협업 업데이트가 많았는데 요즘에는 나와의 협업을 위한 기능 업데이트도 많이 눈에 띄고 있다. 또한, 사람들이 한 장소에 모이지 못하다보니 클라우드 공간에서 함께 일하는 방법에 대해서 협업 개념을 전화하고 있다.
과거에는 구글 문서 형태로 함께 작성하는 협업에 집중했다면 가을에 출시되는 스마트 캔버스에서는 일에 협업에 모다 집중하는 형태이다. 최근에 사람들이 많이 사용하는 Notion을 보면 우리는 정말 다른 사람과 협업할 수 있는 것이 많구나 라는 생각이 들 정도로 다양한 협업이 필요하다. 종이로 협어하기에는 절대적인 한계가 존재하고 이를 너무나 불필요한 단계가 추가되어 종이로 진행이 되었던 것이다. 일정을 협업할 때는 일정을 직접 표시하면 소통이 빠르고, 업무를 분배하고 분배된 업무를 수행해서 표시하면 전체적인 프로젝트 진행을 확인할 수 있지만, 이를 다시 종이로 진행내용을 작성한다면 비효율적이 될 것이다.
6. 고정관념에서 벗어나자
우리나라는 IT 기술이 다른 나라보다 일찍 발전을 했다. 그러다 보니 오래된 고정관련이 존재한다. 문서작성을 할 때, 다른 사람과 소통을 할때, 정보와 지식을 공유하고 전달할 때 아마 머리속에서 생각나는 서비스나 제품이 있을 것이다. 문제는 그 생각이 대부분 비슷하다는데 있다. 외국은 반면에 사람들마다 다양한 다른 답이 나올 것이다.
ICT 서비스들이 클라우드 환경과 다양한 기술과 함께 빠른 발전을 하고 있다. 생산성을 올리는 다양한 서비스가 출시되고 소개되지만 고정관념에 빠져있다면 이런 좋은 서비스를 외면하고 사용하지 않게 된다. 당연히 개인, 기업의 생산성에 차이가 발생할 것이고, 이 차이는 비지니스에도 영향을 줄 것이다.
"내가 해봐서 아는데~" 이 말이 요즘에는 정말 무서운 말인거 같다. 다양한 도구를 사용해서 불필요하게 낭비되는 시간을 줄이고 원격에서 근무해도 불편함 없이 오히려 생산성이 올라갈 수 있는 새로운 일하는 방법(New Way)에 대한 고민이 필요할 때이다.
