회사에서 일정관리 방법

디지털 방식으로 업무하기

Google의 Workspace는 클라우드에서 동작하는 대표적인 디지털 협업도구입니다. 협업도구는 여러 사람이 하나의 목표를 향하여 일을 나눠서 할 때 사용합니다. 콘텐츠 작성, 메시지 전달, 일정관리를 통하여 정보를 관리하고 근무하는 장소에 상관없이 업무를 수행할 수 있습니다. 최근 코로나19로 재택근무나 원격근무를 하면서 Google Workspace는 Hybid 형태의 업무를 지원할 수 있도록 많은 진화를 하고 있습니다. 코로나19 이전에는 일하는데 불필요하게 낭비되는 시간을 줄이기 위해서 업데이트가 되었다면 코로나19 이후로는, 일하는 곳이 같은 공간이 아니더라도 마치 같은 공간에서 일하는 것 같은 기능을 제공하려는 방향으로 발전하고 있습니다.

구글 캘린더는 일정을 관리하는 도구입니다. 개인적으로 사용할 경우에는 다이어리에 기록하거나 어떤 서비스를 사용해도 문제가 없습니다. 개인이 선호하는 도구를 사용해서 부모님 생일, 이성 친구 생일을 잘 기억하고 중요한 회사일정이나 친구들 모임을 표시하고 확인할 수 있으면 됩니다. 하지만, 회사에서 협업을 위해서 사용하는 것은 개인이 사용하던 방식과 다릅니다. 나의 회사 근무시간은 회사의 자원으로 관리가 됩니다. 즉, 나이 시간을 나만 사용하는 것이 아니고 회사, 동료, 팀장 등 다양한 사람이 사용할 수 있다는 것입니다. 

친구들과 전화로 식사 약속을 잡을 때 한 번에 끝나는 경우는 드뭅니다. 선약 취소하고 며칠날 만나자 할 수도 있지만, 대부분 금요일에 만나기로 했다가 한명이 시간이 안되서 목요일로 변경하거나 다음 주로 연기합니다. 이 과정에서 수많은 전화와 문자, 그리고 회유와 설득이 오고 갑니다. 많은 시간도 필요하지만 에너지도 소모됩니다. 이 과정을 디지털 방식으로 한다면 수정은 발생하지만 아날로그 방식보다는 시간이나 에너지 측면에서 효과적입니다. 주최자가 친구들을 특정날짜에 초대(Invite)를 하고, 초대받은 사람은 참석여부를 알려주거나 다른 날짜로 시간 제안을 진행할 수 있습니다. 시간 제안에 다른 사람들도 동의하면 날짜가 확정됩니다. 

같은 공간에 모여서 근무를 할 때에는 자리에 있는지 무엇을 하는지 쉽게 확인할 수 있지만, 재택근무나 원격근무시에는 매번 카톡이나 전화로 물어볼 수 없고, 자신의 일정을 동료에게 알려줘야 합니다. 시간이 비어있다면 동료는 여러분을 회의에 초대(invite) 할 것이고 여러분은 참석여부를 알려주어야 합니다. 대기업에서는 이런 방식의 일정관리가 대부분 사용되고 있습니다. 팀장 정도 위치면 내 일정을 내가 관리하는 것이 아니고 다른 사람들이 관리 합니다. 아침에 출근하면 하루종일 회의가 이미 잡혀 있다고 합니다.

이렇게 나의 회사 근무시간은 회사 자원처럼 관리되고 반대로 내가 도움이 필요하거나 회의가 필요하면 다른 동료를 쉽게 초대하여 회의를 하거나 도움을 받을 수 있습니다.항상 회사내에서 메시지를 확인할 수 있어야 하고 외부에 있더라도 스마트폰으로 오는 다양한 메시지를 잘 확인해야 합니다.

이번에 새로 추가되어 업데이트 된 내용 중 '방해금지시간'이 추가되었습니다. 즉, 특정시간을 '방해금지시간' 이벤트로 등록을 하면 다른 사람이 나를 초대(Invite) 할 수 없고, 업무에 집중할 수 있습니다. 물론 회의에 참여하기 싫어서 블락킹을 해 놓으면 혼나겠죠. 하지만, 생산성 향상을 위하여 또는 급한 일 처리로 다른 회의에 참여하지 못할 경우에는 불필요한 오해나 시간 낭비를 위하여 정확하게 자신의 상태를 업데이트 해야합니다.

코로나19가 많은 사람들을 힘들게 하고 어려움에 빠지게 했지만, ICT 분야에서는 디지털 전환이 3~5년 정도 빠르게 했습니다. 미군이 개인별로 눈에 영상장비를 착용하고 작전에서 소통하고 정보를 얻는다면 강한 정신과 육체로 단련된 군대일지라도 결과는 눈에 보일 것입니다. 디지털 전환 시대가 다가오는데 유독 사무실은 아직도 디지털화가 많이 안되고 있습니다. 과거 아날로그 방식을 비싼 노트북을 이용하여 처리하는 형태가 대부분입니다. 캘린더 그 까이거 안쓴다고 업무가 안되는 것은 아니지만 작은 전환 하나가 경쟁력으로 쌓일 것입니다.