월화수목일일일 단축근무를 위한 업무방법
월급을 그대로 받는데 주 5일 근무에서 4일로 줄어드는 것은 직원 입장에서는 환영할 일입니다. 하지만,여기에 부작용으로 업무강도가 올라가고, 불편한 협업을 해야 합니다. 동일한 업무를 5일에서 4일에 끝내기 위해서는 불필요한 시간 낭비를 줄이고 보다 효율적으로 일하면 가능합니다. 생각해보면 노트북을 가지고 다니고 손안에 최고급 스마트폰을 가지고 있으면서 일하는 방식은 20년 전과 비슷합니다. 일하는 방법의 변화없이 단축근무를 시작할 경우에는 높은 업무강도와 대충대충 업무를 처리하여 오히려 생산성이 낮아질 우려가 있습니다.
1. 낭비하는 시간
일하는 시간을 줄이기 위해서 효율적으로 일하는 것보다 중요한 것은 불필요하게 낭비되는 시간을 줄이는 것입니다. 우리는 관성이라는 것때문에 본인의 업무에서 얼마나 많은 시간이 불필요하게 낭비되는줄 모릅니다. 나는 늘 열심히 일을 하고 있고, 아침에 일찍출근하여 밤늦게까지 일하는데 낭비하는 시간이 있다고 라고 생각할 수 있지만, 과거의 업무습관을 그대로 유지하다 보니 좋은 서비스, 생산성 높은 도구가 나오더라도 변화가 두려워서 과거의 방식으로 일을 하는 경우가 많습니다.
2. 검색시간
대부분의 직장인은 20년전에 윈도우 공유 드라이브에 문서를 저장하고 사용합니다. 또는 각각의 PC에 문서를 저장하고 혼자서(사일로) 형태로 문서 작성을 하고 있죠. 그러다 보니 필요한 문서를 찾기 위해서 많은 시간을 소비합니다. 연구보고에 의하면 대략 일하는 시간의 20%를 필요한 문서, 데이터를 찾는데 소비한다고 합니다. 아마 6개월전에 중요한 메시지를 찾기 위해서 이메일, 문자, 카톡 등 한두시간 찾은 경험은 누구나 가지고 있을 것입니다.
20% 시간만 줄이더라도 바로 우리가 꿈꾸는 주 4일제가 가능합니다. 문서를 찾기 위해서 문서를 일일히 열어보고 필요한 내용인지 확인해야 합니다. 동료에게 카톡으로 이런이런 문서가 있는지 문의하고 없으면 그 옆에 동료에게 동일한 질문을 반복합니다. 많은 시간이 흐른뒤에 처음부터 문서를 작성하려 하면 어쩔 수 없이 야근을 하고 휴일에 업무를 처리해야 합니다.
가끔씩은 회사의 중요한 데이터를 이용했는데 그 데이터가 과거 지난 데이터라는 것을 알고 다시 문서를 수정해야 합니다. 내 PC에서 보더라도 2021년, 2020년 자료 등이 섞여 있어 업무 처리시 어떤 것이 현행본인지 확인해야 합니다. 과거 안 쓰는 데이터는 삭제하면 다음에 다시 볼 필요가 없는데, 누구나 필요할 지 몰라 라는 생각때무네 지우지도 못하고 다시 보관하고 다시 시간을 낭비하는 악순환에 빠집니다.
회사의 중요한 데이터는 담당자가 직접 관리하고 필요한 사람은 그 자료를 쉽게 찾을 수 있고, 복사가 아닌 연결을 통하면 원본 데이터가 업데이트 되었을 때 내 자료도 업데이트 되는 마법을 볼 수 있습니다. 나는 더 이상 그 데이터의 업데이트에는 신경을 쓸 필요가 없고, 내가 하는 업무에만 집중할 수 있습니다.
3. 협업
우리는 지금까지 제도권 교육이나 회사 OJT 교육에서 협업을 배운적이 없습니다. 하지만, 학교에서 교수님도 그렇고 본부장도 협업을 하라고 난리입니다. 어떻게 하는지 알려주지도 않으면서 말이죠. 사실 그렇게 이야기하는 교수님이나 본부장님도 사실은 협업 방법을 모릅니다. 대부분은 했던 것은 협업이 아닌 함께 힘을 모으는 협동이나 협력이었습니다. 일을 분해해서 잘하는 사람이 담당하고 서로의 작업내용을 확인하면서 업무를 하는 협업은 의지만 있다고 가능하지 않고 협업 역량이 있어야 합니다. 작은 프로젝트를 성공하고 이 경험을 바탕으로 좀더 큰 프로젝트를 통하여 얻을 수 있습니다.
일잘러라고 부르는 팀장이 프로젝트를 한다면 이미 그 프로젝트는 머리속에 정리가 되어 있습니다. 팀원들에게 필요한 업무를 지시하고 그 사람의 역량에 비례해서 그 업무의 진행을 파악합니다. 보지 않아도 지금 무엇을 하고 있고, 어떤 문제에 봉착하고 있는지도 알 수 있습니다. 또한, 이 업무는 누가 가장 잘하고 어떤 포인트에서 내가 도와줘야 하는지도 머리속에 이미 계획이 되어있습니다. 이런 팀장 만나면 비록 일을 힘들더라도 프로젝트는 성공적으로 끝날 수 있습니다. 반대로 이건 니가 다 알아서 끝내 이렇게 통으로 맡으면 사실 내가 잘하는 거 못하는 거 또한 업무가 섞여 있고 다른 사람과 소통이 필요하고 이런 거까지 내가 다 조절해야 하니 나도 문제이고 팀 입장에서 진도가 느려집니다.
일잘러 팀장처럼 업무를 잘 분해하고 필요한 리소스를 제공하고 필요한 시점에 진행한다고 나머지 불필요한 시간낭비를 막을 수 있습니다.
4. 소통
문자 메시지의 대체제인 카톡을 전국민이 사용하다 보니 소통의 장점도 있지만 반대로 단점이 너무 많아지고 있습니다. 문자 메시지는 사실 80글자의 제약도 있었고 돈도 내야하기 때문에 필요한 경우 정리를 해서 보내야하는 노력이 있었습니다. 또한, 사진, 문서 등은 보낼 수가 없없습니다. 하지만 카톡이 기능발전으로 긴 장문도 보내고 공짜로 보내고 다양한 멀티미디어도 보내다 보니 오히려 단톡방은 쓰레기로 넘쳐납니다. 나와 관련이 없는 내용도 같은 팀이라는 이유로 확인해야 하니 나의 시간이 낭비됩니다. 너무 대화가 많아서 히스토리를 파악하기 위해서 위에서부터 나랑 관련이 있는 내용이 있는지 매번 확인을 해야 하고, 무슨 실수가 있으면 카톡 안 봤어요 라는 질책을 들어야 하죠.
카톡은 회사에서는 사용하면 안됩니다. 그러면 문자를 이용해야 하나요? 이미 우리 주위에는 카톡보다 좋은 서비스가 많습니다. 변화가 어려워서 사용하지 못하는 것 뿐입니다. Slack, 잔디, Google Chat 등 목적을 위한 채팅 서비스가 많고 무료로 사용할 수 있습니다. 물론 스마트폰에서도 잘 사용할 수 있습니다.
5. AI
회사 업무중에 이런걸 사람이 해야 하나 이러 업무가 많습니다. 단순히 확인을 하고 메일을 보내고 하는 단순업무들이죠. 그 일을 하는 사람은 정말로 바쁜데 그 일을 오래하다고 업무 역량이 올라가는 것도 아니고 다른 사람이 쉽게 대체해서 일할 수도 있습니다.
AI나 업무 자동화 하면 비싼비용을 들어갈 거 같지만, 업무방법만 변경해도 쉽게 해결되는 일들이 많습니다. 불필요하게 결재처리하는 대신에 간단하게 구글 설문지로 요청하고 담당자에게 메일만 보낼 수 있으면 됩니다. 사람들 시간을 자동으로 확인하고 비어있는 시간에 회의를 예약하면 예약하는 시간이 줄어들고, 동일한 메일은 자동으로 메시지를 작성하여 보내면 이메일 처리하는 시가도 줄어듭니다.
데이터 분석은 이제 사람보다 AI가 잘 합니다. 데이터 분석 도구를 이용하면 데이터를 잘 몰라도 쉽게 분석할 수 있고, 오히려 도구에서 이런 분석을 해보라고 알려줍니다.
결론
많은 사람이 삶의 밸런스가 중요하다고 말합니다. 집에 아이 한명 있으면 집이 매일매일 전쟁터입니다. 일만 강조할 수 없고 생활이 행복해야 직장에서도 좋은 결과를 만들 수 있습니다. 불필요하게 낭비하는 시간이 있는지 확인하고 이 시간만 줄이더라도 월화수목일일일이 가능하고 오히려 휴식을 통하여 더 창조적인 일들이 가능합니다. 중요한 것은 기존의 업무 방식으로 하면 안되고 새로운 업무방식을 찾아서 해야 한다는 것입니다.
