회사에서 채팅을 줄이는 방법

공식 메시지인 채팅을 이용하여 업무를 하는 회사가 많습니다. 채팅은 이메일과 다르게 간단하며 빠르게 대화가 가능하지만, 너무 많은 채팅으로 업무에 방해가 될 수 있습니다. 회사에서 커뮤니케이션을 유지하면서 채팅을 줄일 수 있는 방법에 대해서 살펴보겠습니다.

일단은 채팅내용을 분석하는 것이 필요합니다. 어떤 내용을 채팅하는지 확인 후에 방법을 선택하세요. 채팅은 편하지만 시간이 많이 걸리는 소통방법입니다.

이메일은 서류로 작업하는 것과 비슷하고 채팅은 대화를 하기 위해서 내 파티션에 불쑥 들어오는 것과 비슷합니다.

1.메시지 수단의 바른 선택

 - 이메일, 게시판, 채팅 등 소통하는 방법 선택

2. 업무 프로세스 도구 도입

  아마 앞에서와 같이 채팅내용을 분석한다면 굳이 이런 내용을 할 필요가 있을까 한는 내용이 있습니다. 제안서 보냈어? 자료는 다 작성했어? 우리 입금이 되었어? 미팅이 몇시이지?

대부분 프로세스 적인 내용들이 대다수입니다. 프로세스를 채팅으로 하다 보니 시간도 많이 걸리고 대답을 하는 사람은 다시 확인을 해야 하기 때문에 시간 낭비가 됩니다.

  업무 프로세스 도구를 사용하면 이런 대화를 줄일 수 있습니다. 업무 프로세스 도구에는 다양한 종류를 제공하고 있습니다

  - monday.com , Asana, Trello 등 아마 가장 많은 업무 도구 종류가 아닐까 생각됩니다.

3. 대화를 몰아서 한꺼번에

 - 요청이나, 대화를 여러가지 한꺼번에 물어보면 횟수를 줄일 수 있습니다.

4. 채팅 불가능한 시간 설정하기

5. 필요한 사람만 대화에 참여

6. 쉽운 단어로 설명하기

7. 관련 링크 이용하기