생산성을 높이는 3가지 전략
생산성이란 단순히 시간을 관리하는 것이 아니라 시간, 집중력, 에너지라는 세 가지 핵심 요소를 다루는 것입니다. 이 요소들이 조화를 이루면 생산성은 더 의도적이고 효과적으로 발휘됩니다.
시간 관리 | 불필요한 시간 낭비 줄이기
시간을 빼앗는 요소들은 목표 달성에 도움을 주지 않으면서 우리의 시간을 소모하는 활동이나 습관을 말합니다.
1️⃣ 비효율적인 회의
많은 사람들이 “하루 종일 회의 때문에 정작 일할 시간이 없어요”라고 말합니다. 저도 그런 경험이 있어요. 회의는 중요하지만, 효율적이지 않은 경우가 많습니다. 시간을 낭비하는 주요 원인은 다음과 같습니다.
✔ 목적이 불분명함 – 이메일로 해결할 수 있는 논의거나, 명확한 목표 없이 진행되는 경우
✔ 준비 부족 – 핵심 데이터가 준비되지 않아 결정을 내릴 수 없는 상황
✔ 잘못된 참석자 – 결정권자가 없거나, 이미 정리된 사안을 다시 논의하는 경우
✔ 불필요한 세부 사항 논의 – 주제와 관련 없는 지나친 배경 설명으로 집중력이 흐트러지는 경우
� 회의 참석 전 체크리스트
✔ 회의의 목적이 명확한가?
✔ 이메일이나 짧은 대화로 해결할 수 있는가?
✔ 필요한 사람이 참석하는가?
✔ 내가 반드시 참석해야 하는가?
✔ 모든 참석자가 회의 목표를 달성할 준비가 되었는가?
✔ 회의 시간이 적절한가?
2️⃣ 너무 긴 문서
문서의 페이지 수가 많다고 더 유용한 것은 아닙니다. 지나치게 긴 문서는 작성자와 독자 모두의 시간을 낭비하게 됩니다.
� 문서 작성 전 체크리스트
✔ 내용을 더 간결하게 정리할 수 있는가?
✔ 중요한 데이터와 통찰, 의사결정 요소만 포함했는가?
✔ 불필요한 세부 사항을 제거했는가?
3️⃣ 불필요한 이메일
입사 초기에 저는 거의 모든 이메일에 상사를 참조로 넣었습니다. 제 작업을 확인받고 싶기도 했고, 필요한 정보라고 생각하기도 했어요. 하지만 대부분은 불필요한 행동이었습니다.
우리는 매일 주의가 필요하지 않은 이메일을 많이 받습니다. 이메일을 한 통 스캔하는 데 10초밖에 걸리지 않더라도, 이런 시간이 쌓이면 상당한 낭비가 됩니다.
� 이메일을 보내기 전 체크리스트
✔ 목적과 기대하는 행동이 명확한가?
✔ 수신자가 꼭 알아야 할 중요한 정보인가?
✔ 올바른 대상에게 보내고 있는가?
✔ 내용이 간결하고 핵심적인가?
회의, 이메일, 보고서 등 커뮤니케이션이 하루의 50~80%를 차지합니다. 비효율적인 소통은 나뿐만 아니라 다른 사람들의 시간도 빼앗습니다. 불필요한 요소를 줄이면 더 의미 있는 일과 협업을 위한 공간이 생깁니다.
집중력 관리 | 중요한 일에 시간 투자하기
아무리 많은 시간을 확보해도, 잘못된 일에 집중하면 성과로 이어지지 않습니다. 어떤 날은 하루 종일 바쁘게 일하지만, 정작 중요한 성과는 거의 없을 때가 있습니다. 생산성이란 더 많은 일을 하는 것이 아니라, 더 중요한 일을 하는 것입니다.
� 작업을 시작하기 전 스스로에게 물어보세요.
✔ 이 일이 정말 필요한가?
✔ 결과에 실질적인 영향을 미치는가? 단순히 ‘투입’이 아니라 ‘결과’에 집중하고 있는가?
✔ 더 간단하고 빠른 방법이 있는가?
이 질문들을 통해 할 일을 줄이고, 진짜 중요한 작업을 우선순위에 둘 수 있습니다. 일정이 정해졌다면, 적절한 시간을 배정하고 캘린더에 블록을 설정하세요. Outlook 캘린더를 활용해도 좋고, 다이어리나 포스트잇을 활용해도 좋습니다. 중요한 것은 시간 블록을 시각화하는 것입니다.
에너지 관리 | 시간의 질 높이기
대부분의 사람들은 더 오래 일하면 생산성이 높아진다고 생각하지만, 사실은 그렇지 않습니다. 주목해야 할 점은 한정된 시간과는 다르게 에너지는 조절할 수 있다는 거예요. 높은 성과를 유지하려면 단순히 시간을 늘리는 것이 아니라, 에너지를 효과적으로 관리하는 것이 중요합니다.
� 에너지를 최적화하는 방법
✔ 업무를 에너지 리듬에 맞추기 – 집중력이 높은 시간대에 중요한 업무를 배치하고, 에너지가 떨어질 때는 가벼운 업무를 진행하기
✔ 에너지 충전법 찾기 – 커피 한 잔, 초콜릿 한 조각, 짧은 산책, 음악 감상 등 자신에게 맞는 방법을 의식적으로 활용하기
✔ 즐겁게 할 수 있는 일 찾기 – 매일 업무가 힘들다면, 현재 환경이 적절한지 점검해 보기. 열정이 있는 일이 곧 에너지를 만듭니다.
진정한 생산성은 시간, 집중력, 에너지를 어떻게 관리하느냐에 달려 있습니다. 불필요한 방해 요소를 차단하고, 중요한 일에 집중하며, 에너지를 현명하게 사용하면 단순히 일을 더 빨리 끝내는 것이 아니라, 더 큰 아이디어, 깊은 관계, 더 나은 성과를 만들어낼 수 있습니다. 생산성을 높이는 가장 좋은 방법은 행동하기 전에 질문하는 것입니다. 이 작은 습관이 놀라운 변화를 만들어낼 수 있습니다.
