업무 인수인계를 잘하시나요?
일못러에서 벗어나기
드디어 여름휴가 시즌이 다가왔다. 주 과장에게 올해는 유독 힘든 한 해였다. 왜 이리 바쁜 일이 자꾸 생겨나는 건지, 올해 연차 한 번 제대로 쓰지 못했다.
이번에 큰맘 먹고 7월 말 휴가를 떠나기로 했다. 초등학생 아이도 지금 방학이고 이때 아니면 가족여행 갈 기회는 없다. 이제 다음 날 휴가 시작이다. 필리핀 보라카이의 에메랄드빛 바다가 벌써부터 나른 부르는 것만 같다.
그렇게 주 과장은 일주일 간 휴가를 다녀왔다. 지구상에 천국이 있다면 그런 곳이 아닐까? 평생을 거기서 살면 좋겠다는 생각을 하며 다시 사무실에 복귀했다. 그런데 팀 동료들의 얼굴이 심상치 않다. 내 인사도 건성으로 받고 어떤 직원은 인상까지 찌푸렸다. 이건 뭐지?
잠시 뒤 팀장이 넌지시 주 대리를 자리로 불렀다.
"주 과장 업무 인수인계는 하고 간 거야?"
"네.. 진혁 씨에게 구두로 전달했습니다"
"구두로 했다고? 그것도 아직 들어온 지 6개월 밖에 안된 신입한테? 영업실적 매주마다 시스템에 입력하는 거 그거 진혁 씨가 펑크 낸 거 알아? 지난주에 영업기획팀에서 실적 틀어졌다고 난리였어. 다른 팀원들이 그거 밤늦게까지 자료 찾아서 겨우겨우 다 넣었다고"
아차, 주 과장이 인수인계를 제대로 안 했던 것이다. 후회가 밀려왔지만 이미 때는 늦었다. 추억 속 보라카이의 에메랄드 바닷물이 붉은 용암으로 변하는 느낌이었다.
업무 인수인계가 잘 안 되는 이유
인수인계는 직장인의 기본이다. 다른 사람에 대한 배려이기도 하고, 내가 얼마나 체계적으로 일을 하고 있는지 보여줄 수 있는 기회이기도 하다.
그러나 인수인계 때문에 잡음이 발생하는 경우가 참 많은 게 현실이다. 인수인계가 잘 안 되는 이유는 무엇이 있을까?
1. 상대방에 대한 배려 부족
자기중심적인 사람이다. 내가 자리를 비우면 누군가는 그 업무를 해야 하는데 여기까지 생각이 미치지 못한다. 그저 내가 휴가 가고 회사를 그만두거나 팀을 옮기는데만 관심이 있고. 내가 떠나면 어떻게 되는지는 관심이 없다. 내 알 바 아니라고 생각하기도 한다.
2. 정리할 시간이 부족함
일에 너무나 치여 있는 사람이다. 마음은 굴뚝같은데 도저히 정리할 시간이 없다. 엄두를 못 내게 된다. 그러나 이는 핑계일 뿐이다. 인수인계 준비할 시간은 없으면서 휴가 다녀올 시간은 있다는 것이다. 어불성설이다.
3, 팀원들과 관계가 나쁨
팀원들과 소통도 별로 없고, 관계가 소원하다. 이 업무를 누구에게 인수인계 해야 하는지 누구랑 이야기해야 하는지도 모르겠다. 안다고 해도 별로 알려주고 싶지도 않다. 그 사람과 말하는 게 싫기 때문이다. 이렇게 되면 업무 인수인계는 잘 이루어지지 않게 된다.
4. 내 업무에 대한 이해가 부족함
내가 지금 하는 업무를 어떻게 알려줘야 하는지 모르는 경우이다. 머릿속에서 업무 프로세스가 정리되지 않은 경우이다. 나도 잘 모르는데 남에게 제대로 알려줄 수 있을 리 만무하다. 그냥 어버버 하다가 타이밍도 놓치고 결국 인수인계를 못하게 된다.
업무 인수인계가 안 되었을 때 문제점
회사를 다니다 보면 하나의 업무만 쭉 하게 되는 경우는 드물다. 다양한 업무를 맡게 된다. 이직을 하거나 타 팀으로 가는 경우 필수적으로 업무 인수인계를 하게 된다. 휴가 때도 인수인계가 필요하다.
그런데 인수인계가 부실해서 문제가 발생하는 경우가 참 많이 생긴다. 전임자가 온갖 지뢰를 파묻어 놓고 이직하는 바람에 두고두고 고생하는 동료를 본 적이 있다. 급여 담당자였는데 전임자가 4대 보험 공제비율을 1년 넘게 잘못 입력한 바람에 그거 다 고치느라 죽을 고생 다 하다가 결국 후임자도 견디지 못하고 퇴사해 버렸다. 이러면 지뢰는 제거되지 않은 채 남아 후임자들의 발목을 노리게 된다.
내가 해야 할 일인데 내가 자리를 비우게 되면, 팀의 누군가가 그 일을 대신해야만 한다. 인수인계만 잘 되면 상대방은 어떤 업무를 언제 어떻게 해야 하는지 알기 때문에 미리 대비할 수가 있다. 그러나 인수인계가 잘 되지 않으면 상대방은 아무 준비가 되지 않은 상태에서 폭탄을 맞게 된다. 이는 상대방에게 피해를 입하는 행동이다. 당연히 나에 대한 신뢰는 떨어지고 만다.
인수인계 잘하는 방법
1. 미리 틈틈이 기록하자
갑자기 떠올리려고 하면 잘 기억나지 않는다. 큰 단위의 일은 기억이 나지만, 작고 사소해 보이는 일들을 즉시 떠올리기는 쉽지 않다.
휴가를 앞두고 있다면 업무 리스트에 따로 칸을 만들어 두고 '인수인계 리스트' 이렇게 제목을 달자. 그리고 인수인계 할 것을 생각날 때마다 적는 것이다.
- 회사 공용계정 내 이메일 확인, 담당자에게 전달
- 8/11 대강당 예약하기
- 8월 첫째 주 서빙로봇 판매실적 영업기획팀에 엑셀 파일로 전달
- 지하 우편함에 가서 부서 우편물 챙겨 오기
- 영업 시스템에 들어가서 서빙로봇 판매실적 입력하기
어려운 일들도 있지만, 작고 소소한 일들도 많다. 평소에 기록하지 않으면 놓치기 쉬운 일들이다. 미리 기록하면 놓치지 않고 관리할 수 있다.
2. 상대방 관점에서 작성하자
내가 알고 있다고 해서 상대방도 쉽게 알 것이라고 생각하면 곤란하다. 한 번도 그 일 안 해본 사람이 쉽게 이해할 수 없기 때문이다. 초행길인 사람이 용산역 어떻게 가느냐고 물어볼 때, 앞으로 150미터 쭉 간 뒤에 왼쪽에 보이는 아이파크 몰로 들어가면 된다고 설명한다면 길 제대로 찾아갈 수 있겠는가?
최대한 상대방의 눈높이에서 상세하게 기록하자. 만약에 시스템에 들어가서 업무를 해야 한다면 각 단계 별 화면을 캡처하고 넘버링을 해서 이렇게 하면 된다고 최대한 자세하게 설명하자.
3, 자리에서 다시 한번 설명하자
글로 자세하게 적었다고 상대방이 당연히 쉽게 이해할 것이라고 생각하면 안 된다. 글로 봤을 때는 이해한 것 같지만, 막상 시스템에 접속하면 잘 안되고 막히는 일이 분명히 생긴다.
자리로 가서 친절하게 알려주자. 직접 접속하게 한 뒤, 프로세스를 하나씩 알려주는 게 제일 좋다. 자기가 직접 해보면서 눈으로 익힌 것은 쉽게 잊어버리지 않는다. 그렇게 전달하자.
마무리하며
휴가 갈 마음에 들떠서, 다른 회사 이직할 생각에 기뻐서 인수인계를 소홀하게 생각하는 경우가 많다. 그러나 인수인계는 중요한 업무이다. 대충 해도 되는 그런 시시한 일이 아닌 것이다.
만약 내가 이직한다면 두 번 다시 안 볼 사람인데 뭐 하러 잘해줄 필요가 있느냐고 생각하기 쉽다. 껄끄럽게 나간 경우는 한 번 엿 돼 봐라! 생각하고 일부러 인수인계를 엉망으로 하기도 한다.
인수인계 잘했다고 칭찬 듣는 일은 많지 않다. 그러나 엉망으로 하면 두고두고 욕을 먹는다. 인사팀에서 헤드헌터들에게 그 사람 조심하라고 이메일 보내며 해코지하는 것도 종종 보았다. 그렇게 불이익을 당하면 이직도 어렵고 결국 자기 손해다.
해코지가 두려워서가 아니라, 인수인계는 내 기본 도리이기 때문이다. 입장을 바꿔서 내가 만일 인수인계를 받는 입장인데 선임자가 엉망으로 알려준다면 심정이 어떻겠는가? 역지사지의 생각으로 임하자. 사람은 준 만큼 되돌려 받게 된다.
인수인계 잘하시고, 즐거운 휴가 잘 다녀오시기 바랍니다!
