보안과 자산, 회사 업무의 기본입니다.
직장생활 잘하는 방법
[사례 1]
임 대리는 마음이 들떠있다. 오늘 여자친구가 회사 앞으로 찾아온다고 했기 때문이다. 사귄 지 100일 된 여자친구가 회사 앞으로 오는 건 이번이 처음이다. 오늘 저녁은 뭘 먹으면 좋을까? 저녁 먹고 어딜 갈까? 임 대리는 동선을 구상하기 바쁘다. 몸은 회사에 있지만 마음은 이미 여자친구에게 가있다. 마침 오늘은 팀장이 지방 출장 중이라 사무실에도 없다.
18시가 땡 되었고, 임 대리는 미리 싸둔 가방을 잽싸게 들고 사무실 밖으로 나섰다. 역시나 회사 정문 앞에는 여자친구가 해맑은 미소를 지으며 기다리고 있다. 후후훗!
다음 날 임 대리가 사무실에 출근하고 보니 책상에 딱지가 떡하니 붙어 있었다. 이게 뭐지? 딱지에는 이런 문구가 쓰여있었다.
"귀하는 노트북 잠금장치를 하지 않고 퇴근한 것이 적발되었습니다. 재발방지 서약서를 작성하여 팀장 결재 후 제출 바랍니다"
응? 노트북 잠금장치를 안 했다고? 임 대리는 당장 이걸 팀장에게 어떻게 이야기할지 머릿속이 복잡해졌다.
[사례 2]
"블루투스 스피커 좀 빌려갈게요! 화상회의가 있어서요"
"네! 그러세요"
사업개발팀에서 우리 팀 스피커를 빌려간다. 아마도 전국에 있는 지사들과 화상회의를 하나보다. 한참 일이 바쁘던 신 대리는 건성으로 대답하고 다시 일에 파묻히고 말았다.
일주일 뒤, 신 대리 역시 주간회의를 진행하면서 대리점과 화상회의를 하게 되었다. 캐비닛을 여는 순간, 어? 스피커가 어디 간 걸까? 늘 있어야 하는 스피커가 보이질 않는다. 기억을 더듬어 본다. 아! 사업개발팀에서 그때 빌려갔었지?
"블루투스 스피커 혹시 돌려주실 수 있으세요?"
"그거 쓰고 나서 바로 돌려드렸는데요?"
"그래요? 저는 받은 기억이 없는데"
"신 대리님이 자리에 안 계셔서 제가 신 대리님 책상 위에 올려놨었어요"
"책상에서 못 봤는데요"
이게 어찌 된 걸까? 사업개발팀에서는 돌려줬다고 하고, 나는 받은 적이 없고.. 그러면 그 스피커는 도대체 어디로 간 것일까? 지금 당장 써야 하는데 미치고 팔짝 뛸 노릇이다.
보안과 자산이 중요한 이유
위의 두 사례들은 보안과 자산관리에 관한 것이다. 보안을 챙기자 않아, 부서 자산을 제대로 관리하지 않아서 일이 터진 것이다.
업무에 있어 기본은 무엇일까? 눈치 빠르게 행동하고 일머리가 있고 신속, 정확하게 일을 하고.. 많은 것들이 떠오를 것이다. 물론 이런 것들은 매우 중요하다. 그러나 그 이전에 먼저 챙겨야 하는 것들이 있다. 그것은 바로 보안과 자산에 대한 것이다. 보안의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 노트북 잠금장치를 하지 않거나, 화면 비밀번호를 설정하지 않는 것, 서랍장을 잠그지 않고 열어놓은 상태로 퇴근하는 것은 모두 보안에 저촉되는 행동이다.
쿠팡에서 엄청난 규모의 정보보안 유출 사태가 발생하여 큰 충격을 준 바 있다. 몇 년 전에는 공무원 시험 응시생이 문제 출제 기관에 몰래 들어가서 컴퓨터에서 문제를 유출하는 엄청난 사건이 벌어지기도 했다. 정보 유츌 사고는 지금도 잊을만하면 터지고는 한다. 관리 소홀로 공든 탑이 한 번에 무너질 수 있다.
자산 역시 중요하기는 마찬가지이다. 자산에는 크게 컴퓨터, 모니터가 있고 그 외 스피커나 마이크, 태블릿, 공용도서 등 다양한 것들이 있다. 내 돈이 아니라 회사 예산으로 구입한 것들은 기본적으로는 다 자산이라고 보면 된다. 다 같이 쓰는 물품인 것이다.
자산 관리를 제대로 하지 못해 그 물건들이 어디로 갔는지 알 수 없는 경우가 자주 있다. 이러면 정작 필요할 때 그 물건을 쓸 수 없을뿐더러, 회사 예산 낭비가 된다. 나중에 보면 다른 팀 기둥 옆 귀퉁이에 먼지가 뽀얗게 쌓인 채 굴러다니는 그 물건을 보게 된다.
보안과 자산관리는 회사생활의 기본이다. 군인이 총관리를 제대로 하지 못해 총기거치대에 있는 내 총이 없어졌다고 생각해 보자. 부대가 발칵 뒤집어질 것이다. 전체 생활관 긴급 점검부터 해서 외부 유출이 되지는 않았는지 CCTV를 다 돌려보게 될 것이다. 엄청난 시간낭비이다.
이렇게라도 해서 찾으면 그나마 다행이지만, 끝끝내 찾지 못한다면 당사자는 구속, 부대 지휘관까지 처벌당하게 된다. 기본을 제대로 지키지 않았을 때 그 후폭풍은 무시무시한 것이다.
보안, 자산관리를 제대로 하지 않는 이유
그렇다면 왜 사람들은 기본을 자꾸 놓치는 것일까? 가장 큰 이유는 이 일이 중요하다고 생각하지 않기 때문이다. 왕이 어떤 사람에게 다이아몬드를 맡기고, 이거 없어지면 네 목숨으로 대신 갚아야 한다고 명령했다고 하자. 그 사람은 앉으나 서나 다이아몬드 지킬 생각만 할 것이다.
보안이나 자산관리도 다이아몬드 지켜내는 것처럼 중요하다고 생각하면 대충 관리할 수 있을까? 절대 아닐 것이다. 퇴근 시간 전에 알람을 맞춰놓고 체크한 뒤에 퇴근할 것이다. 자산 역시도 주기적으로 체크하며 공용자산은 수시로 보유 여부를 확인하게 될 것이다. 중요하다고 생각하지 않기에 제대로 관리하지 않는 것이다.
바람직한 관리방법
그렇다면 제대로 보안, 자산 관리를 하는 방법이 있을까? 그냥 본인이 조금 더 신경 써서 하면 되는 거 아니냐고 말할 수도 있다. 그러나 방법을 모르면 놓치기 쉽다. 해야 한다는 생각은 있지만 무엇을 챙겨야 할지 몰라서 놓치게 되는 것이다.
1. 보안점검 사항 명확하게 정하기
내가 챙겨야 하는 보안 점검 사항부터 명확하게 정하자.
- 노트북 잠금장치를 걸고 퇴근하는가?
- 노트북 화면보호기에 비밀번호가 설정되어 있는가?
- 책상 서랍장은 잠겨 있는가?
- 책상 위에나 주변에 서류를 방치하지는 않았는가?
요즘은 갈수록 보안이 중요시되고 있다. 온갖 기상천외한 방법으로 정보를 유출하는 경우가 많기에 회사에서도 보안사고는 민감하게 반응하다. 걸리지 않기 위해서가 아니라 내가 보안의 책임자라는 생각으로 관리에 신경 쓰자.
2. 보안 담당자 지정하기
만일 내가 팀 리더라면 한 달에 한 번씩 돌아가면서 보안을 관리하도록 보안 담당자를 지정하자. 그 담당자는 퇴근하기 전에 사무실 캐비닛 점검, 팀 구성원 중 노트북 잠금장치나 서랍장을 잠그지 않은 사람들은 체크하게 하는 것이다.
일단 누군가에게 권한을 부여해야 한다. 길에서 사람이 쓰러졌을 때 주변 사람들에게 역할을 부여하지 않으면 다들 멀뚱멀뚱 쳐다만 보게 된다. 역할이 정해지면 자기 책임이라는 인식이 생기기에 일에 몰입하게 된다. 담당자를 지정하여 관리하자.
3. 팀 자산 이동 시 장부 관리하기
학창 시절을 생각해 보자. 교실에 축구공이 있으면 다른 반에서 수시로 빌리러 온다. 한 달도 채 되지 않아 그 공은 사라진다. 어디 갔는지 찾아도 없다. 빌려간 사람은 돌려줬다고 말할 뿐이다. 말도 없이 쓱 가져가는 인간들도 있다. 한참 뒤에 보면 운동장 저 귀퉁이에 바람이 반은 빠진 채 처박혀 있는 공을 발견하게 된다.
팀 자산도 마찬가지이다. 관리하지 않으면 순식간에 사라지고 만다. 장부를 꼭 써야 한다. 빌려가는 사람, 반납일, 반납 시 서명란을 만들어서 체계적으로 관리하자. 그렇게 해야 나중에 자산을 잃어버렸거나 망가졌을 때 책임 소재를 명확하게 할 수 있다.
4. 항상 정해진 곳에 보관하고 태그 붙이기
물건은 일정한 곳에 있어야 잃어버리지 않는다. 어느 날은 캐비닛 속에 들어가 있다가 다른 날은 팀원 책상 위에 있고, 어느 날은 또 회의실 안에 있으면 머지않아 이 물건은 시야에서 영영 사라질 것이다.
물건은 항상 정해진 자리에 보관하자. 사무용품이라면 펜이나 스테이플러, 클립, 포스트잇이 들어있는 캐비닛 안에 보관하는 것이다. 마우스라면 PC 장비를 모아 놓은 곳에 두는 것이다. 이렇게 정해진 곳에 보관하자. 그리고 여기에는 태그를 붙이자. '사무용품', '전산장비' 이렇게 말이다. 그러면 웬만해서 잃어버릴 일은 없을 것이다.
마무리하며
"전투에서 패한 군인은 용서할 수 있어도, 경계에 실패한 군인은 용서할 수 없다"는 격언이 있다. 간직해야 하는 정보를 제대로 지키지 않아 유출되거나 잃어버린다면 그건 경계가 뚫린 것이다.
자산 역시 마찬가지이다. 군인이 총이나 방독면, 수통을 잃어버리는 것과 같기 때문이다. 전투에서 무기를 적에게 빼앗길 것 같으면 반드시 그 무기들은 다 부순 뒤에 후퇴해야 한다. 분실했다가 적에게 넘겨주는 것은 최악이기 때문이다. 그만큼 군수물자를 잃어버리는 것은 민감하게 받아들여진다.
보안을 지키는 것과 자산을 잘 간직하는 것, 직장인의 기본 중의 기본이다. '에이! 그까짓 거~' 이렇게 대수롭지 않게 여기지 말고 체계적으로 관리하자. 보안이나 자산관리 못하는 사람이 결코 일을 잘할 수는 없다. 그만큼 대충대충 체계도 없이 일한다는 반증이기 때문이다.