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Oct 08. 2022
DS-2019 발급을 위한 서류준비 및 절차
해외파견 근무를 위한 첫 시작
해외파견 근무를 위해 처음 해야 할 일은 파견할 기관 및 호스트를 정하는 것이다. 내 경우는 파견기관보다 파견지역을 먼저 하와이로 결정하였다. 따라서 파견기관은 하와이 대학으로 결정할 수밖에 없었고 지인을 통해 호스트를 결정하였다.
이후 2021년 10월 15일에 호스트에게 파견에 대한 의향을 밝혔고 다행히도 일주일 이내 수락해 주었다. 그리고 해외 파견을 위한 행정적인 절차를 밟았다.
2021년 10월 31일 : 호스트가 안내해 준 바에 따라 International and Special Programs 담당자에게 이메일로 간단한 자기소개와 함께 2023년 파견계획에 대한 정보를 보냈다.
→ 대체로 Exchange Visitor 관련 업무는 6개월 전에 시작한다면서 너무 이르다는 답변을 주었다. 다만 프로그램 개시를 위해서는 CV, 여권 사본, 연구제안서가 필요하니 준비되면 보내달라는 응답이 왔다. 한국인 스타일답게 너무 이르게 연락한 것이 미안하여 시간을 두고 준비하기로 하였다.
2022년 3월 23일: CV, 여권사본, 연구제안서를 파견담당자에게 송부했고 그중 연구제안서는 해당 학과에서 검토하는 과정이 있었다. 연구제안서가 특별한 양식이 없다고 하여 순수하게 연구제안서답게 워드 15장 분량으로 작성하여 보냈더니 아래와 같은 답변이 왔다. 그리고 아주 친절하게 샘플 제안서까지 첨부해 주었다.
Most of your documents look good so far. One thing that is missing is a research plan proposal on how the sabbatical visit to the college may mutually benefit yourself and *** (*** requires more explanation on top of the research proposal, which is essential for *** to agree to sending an invitation). The proposal will also need to include "Expected results" of your stay and how that will have a positive impact for the college.
2022년 4월 1일 : 처음 작성한 연구 제안서에도 기대효과는 작성하였으나 학술적으로 학계에 미치는 영향에 대해서만 진술했는데 결국 나의 파견으로 학과 및 대학, 그리고 더 나아가 지역사회에 어떤 현실적인 기여를 할 수 있는지를 작성하라는 것이었다. 샘플 제안서는 A4 1장 분량이었으며 나는 샘플되로 작성하여 다시 제출하였다. 그리고 바로 잘 받았으며 초대장을 보내는데 문제가 없다는 답변을 받았다.
이 과정이 끝나면 International and Special Programs 담당자가 DS-2019 발급을 위한 행정절차를 진행한다. 기한이 여유가 있어 기다리는데 마음이 불편하지는 않았으나 참 더디게 일이 진행되었다.
2022년 6월 14일 : DS-2019 발급을 위해 필요한 문서 리스트와 작성 방법에 대해 안내하는 이메일이 도착하였다. 가족들 중 여권 만료일이 다가오는 가족의 여권을 최대한 떠나기 전에 만들려고 했는데 미리 챙겨야 하는 것을 놓쳤다. 이메일을 받자마자 그 주에 여권사진을 찍고 여권발급을 진행하였고 나머지는 꼼꼼하게 읽어보면서 정보를 기입하거나 사인을 하였다.
J1 Info Form
J2 Info Form
J2 passport bio pages
If you or any of your accompanying family members have been in the US on a J1/J2 visa before, please send a copy of the corresponding DS-2019's;
Export control screening
Proof of financial support: 인당 구체적으로 요구되는 금액에 대한 증명
Please let me know your availability this week for me to do a quick Zoom interview with you for the English proficiency certification;
J1 Health Insurance Acknowledgement Form
I-94 Record Retrieval Consent
2022년 6월 20일 : Zoom에서 15분 가량 영어 인터뷰를 받았다. 이에 대해서는 다른 글에 자세한 리뷰를 작성하였다.
2022년 7월 1일 : 위에 필요한 모든 서류를 준비하여 이메일로 발송하였다. 이후 두 달 동안 아무 연락이 없어 호스트에게 진행상황에 대해 문의하였다. 왜냐하면 작년까지 해외활동을 미뤘던 많은 분들이 미국에 나가면서 비자를 발급하는데 예상보다 시간이 더 소요된다는 뉴스를 접했기 때문이다.
2022년 9월 1일 : 호스트의 도움으로 학과에서 마지막 절차로 영어능력검증과 초대장발급을 위한 서명절차가 이루어졌다. 아크로뱃리더 파일로 도착한 것에 내가 먼저 사인하면, 호스트교수, 학장 순으로 사인을 하는 절차였다. 아크로뱃리더 파일을 자주 활용하였지만 전자서명을 해 본 적이 없어 처음에는 실수로 사인을 하지 못한 채 문서가 발송되는 오류를 범하게 되었다. 담당자에게 양해 메일을 보낸 후 다시 받은 문서는 유튜브 영상을 참고하여 사인하여 절차를 마무리하였다.
아크로뱃리더 전자화일에 서명을 요청하는 이메일 화면
관계자가 모두 사인이 되면 완료되었다는 메시지와 함께 완료 문서가 도착함