메일에 대한 답변을 신속하게 하라

슬기로운 직장생활

메일에 대한 답변은 가능하면 신속하고 요청 내용에 맞게 회신하는 것은 상대방에 대한 배려이며 업무에 임하는 기본자세이다. 시간이 없어서, 일이 바빠서 등은 이유가 될 수 없다. 시간 관리를 해야 한다.

“금요일 5시에 본사로부터 메일을 받았다. 내용도 무슨 말인지 복잡해서 이해하기 어려웠고, 월요일 10시까지 필요하니 파악해서 회신을 해달라는 것이었다. 메일을 받은 사람은 화가 머리 끝까지 올라 투덜투덜 거리며 금요일 5시에 보내는 것도 화가 났지만 월요일 10시까지 보내라는 것을 보고 더욱더 화가 치밀어 오른 것이다. 퇴근도 하지 말고 주말에 나와서 작성하라는 말이 아닌가? 이런 경우 원하는 자료가 제대로 작성될 수도 없고, 일을 하는 구성원은 적당히 할 것이다. 소모적인 일을 하는 것이고 앞으로 일을 할 때도 신뢰하지 않을 것이다."

그리고 메일에 대한 답장이 없는 것이다. 최근 코로나로 인하여 재택근무가 확대되고 있고 비 대면으로 일을 추진하는 경우가 많아졌다. 하지만 일부 리더나 구성원들은 메일을 읽지 않거나 읽는다 해도 피드백 없이 무시하는 경우가 있다. 이 경우 일이 지연되거나 상대방에 대한 신뢰가 깨지기 쉽다.

조직에서 일을 하다 보면 이런 일이 심심치 않게 발생한다. 일을 추진함에 있어 가장 중요한 요소는 원활한 커뮤니케이션이라고 볼 수 있다. 커뮤니케이션은 회의를 하거나, 메신저를 활용하거나, 메일을 통해 진행하는 등 여러 가지 소통 채널을 활용하고 있는데 구성원이 답답해하는 것을 주변에서 자주 본다.

이와 같은 이유를 살펴보면 

1) 조직이나 개인의 이기주의를 들 수 있다. 동료 간이나 조직 간 협업을 하게 되는 경우, 관련된 팀에서 협업을 충실히 했다 하더라도 성과와 보상을 주관 팀에서 다 가져가는 경우가 많이 있으며, 개인의 경우에도 이런 일이 발생하는 경우가 허다하다. 

2) 근본적인 이유는 동료 간 또는 협업하는 인원 간 신뢰가 확보되지 않아서 일수도 있다.

3) 해당 업무에 관심이 없이 다른 사람이 하겠지, 메일을 받는 사람이 알아서 판단하겠다며 답변이 없는 등의 이유도 있다.

요즘과 같은 비대면 환경, 네트워크로 일을 하는 환경에서는 메일 등으로 대부분 일을 협업하며 일에 대한 진행사항을 파악하는 중요한 역할을 하기 때문에 메일에 대한 작성 방법이나 기본적인 비대면 소통 예절 등이 필요하다.

따라서 원활한 소통과 일을 효과적으로 추진하기 위해서는 메일을 보낼 때 대상자, 배경, 내용 및 요청사항 등 핵심을 상대방이 알기 쉽게 작성하여야 한다. 그리고 상대방이 충분하게 검토할 시간을 주어야 한다. 또한 해당 업무의 검토 기간이 얼마나 소요되는지, 불가하거나 가능하다든지, 담당하는 부서가 아니라면 다시 안내가 필요하다는 등의 피드백 등이 일하는 자세와 상대방을 배려하는 기본적인 태도이다.

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