퇴사, 할 때 하더라도 챙겨갈 스킬 5가지 (1)
메일 작성 편
지난 글 말미에서 회사에서 배울 수 있는 것들 중 살아가면서 꼭 도움이 될 몇 가지를 다음과 같이 뽑아봤습니다.
메일 작성 스킬
보고서/보고자료 정리 스킬
미팅/협상/발표 스킬
사교 스킬
눈치
https://brunch.co.kr/@heatseekerkr/38
하나씩 짚어 볼까요!
메일 작성 스킬
한 통에 수십 가지 고민이 들어간 글, 업무 메일
메일도 글쓰기입니다. 특히 회사에서 업무 하면서 주고받는 메일을 쓸 때는 몇 가지 반드시 고려해야 할 요소들이 있어 보통은 다 쓰고 나서 최소 두어 번씩은 처음부터 쭉 읽어보며 고치고 또 고친 뒤 전송하실 거예요. 저는 업무 메일 쓸 때 어떤 점을 고려하는지 지금 생각나는 것만 빠르게 적어 봐도 이렇게나 많은데요.
기본적인 형식에 맞는지(수/발신자 표시, 특정 용어 사용 등)
수신자가 제대로 들어가 있는지
참조는 잘 되어있는지
너무 날카롭거나 공격적이지 않은지(정중한 지)
불필요하게 많은 메일을 주고받지 않도록 한 통에 내용이 잘 들어있는지
분량이 너무 길지 않은지
오탈자는 없는지(이름 등)
제삼자가 봤을 때 가독성이 있는지(무슨 말을 하는지 쉽게 이해가 되는지)
etc.
이렇게 공을 많이 들인 업무 메일은 우리가 일상적으로 지인들과 주고받는 캐주얼한 메시지와 달리 전문성이 있는 글이라고 할 수 있습니다. 그 말은 즉슨 내 메일이 상대로 하여금 나의 전문성과 능력을 평가하게 하는 지표의 하나가 된다는 뜻이지요.
회사를 다니다가 퇴사하고 온라인 쇼핑몰을 차린 친구가 있는데, 규모가 꽤 커져서 직원들도 채용하게 되었어요. 그렇게 뽑힌 직원 중 한 명 역시 일반 기업을 다니다가 퇴사하고 제 친구네 회사로 입사했는데, 기존 회사 다닐 때 사무적이고 정중한 업무 메일을 잘 배워온 그 직원분은 다른 직원들 사이에서도 일 잘하는 것으로 유독 돋보인다고 하더라고요. 특히나 메일을 너무 잘 써서 거기서 크게 느껴진다고 합니다.
회사를 다니건, 사업을 시작하건, 혹은 프리랜서건 상관없이 이 업무 메일은 모든 업무의 기본이자 상대방과 협업 시 내 이미지가 됩니다. 특히나 회사를 다니다가 내 사업을 시작하는 경우에 이전 회사에서 메일 작성 스킬을 잘 배워두면 다른 사람과 비교해 나의 큰 차별점이자 무기가 될 수 있습니다.
저는 사실 회사에서 메일 깔끔하게 잘 쓴다는 칭찬을 많이 받아왔는데, 지금 생각해보면 신입사원 때부터 메일 쓰는데 공을 열심히 들이고 트레이닝을 했더니 연차가 많이 쌓인 지금은 꽤나 수준 높은 업무 메일을 매우 빠르게 쓰게 된 것 같습니다. 상황 따라 다르지만 기본적으로 모든 업무 메일에서 제가 꼭 지키는 요소는 다음의 몇 가지가 있는데요, 유일한 정답은 아닐 수 있지만 메일 쓰는 게 어려우시다면 다음 중 몇 가지만 차용해 보셔도 확! 달라질 거예요.
1. 인사말 바로 다음에 용건을 간략히 한 줄로 적기
예)
___님께,
안녕하세요, ___팀 ____입니다.
OOOOO건으로 메일 드립니다.
2. 맞춤법, 띄어쓰기 등 기본 문법 틀리지 않기
3. 문장 길이 조절하기, 적절히 문단 나누기
4. 감정을 빼기, 매번 너무 과한 공손은 불필요
예)
바쁘신 줄 아오나 ____해 주시면 매우 감사드리겠습니다.
OO로 인해 급하게 요청드려 죄송하고, 감사합니다.
(어색한 말투+잦은 부사 사용+다소 짧은 문장 길이)
OO 상황으로 인해 갑작스럽게 메일 드린 점 양해 말씀드리며,
___건으로 바쁘시겠지만 가급적 빠르게 회신 주시면 감사하겠습니다.
(이유 설명+상대방 상황 이해+적당한 감사 표시+적절한 문장 길이)
서로 얼굴 붉히지 않고 협업하는 힘, 상대가 내 요구를 기분 좋게 들어주게 만드는 힘, 내 가치를 높여주는 힘은 작은 업무 메일 한 통에서 시작될 수 있습니다. 저희 브런치에 열심히 글 쓰는 것처럼, 업무 메일도 이제부터 조금 더 열심히 써 보면 어떨까요?
