효율적으로 시간을 관리하여 목표를 달성하는 방법 (2)
Google Form Daily Report 매뉴얼, 양식 다운로드
성공하는 사람들은 어떻게 시간을 운영할까?
경영학의 구루 피터 드러커의 <자기 경영노트>에는 성공하는 지식근로자들의 가장 중요한 비밀 한 가지를 다음과 같이 설명한다.
지식근로자가 목표를 달성하기 위한 첫 번째 단계는 실제로 사용한 시간을 기록해두는 일이다. 중요한 것은 시간을 기록하고, 그것도 실제 시간을 기록하며, 나중에 기억에 의존해 기록하는 것이 아니라 실제로 일을 한 그 시간에 즉시 기록한다는 점이다. 목표를 달성하는 많은 지식근로자들은 시간 운영표를 지속적으로 기록해 두고는 그 결과를 매달 정기적으로 살펴본다. (중략) 시간 활용 방법은 연습을 통해 개선된다. 시간관리에 대한 지속적인 노력만이 시간의 낭비를 막을 수 있다. 그러므로 체계적 시간관리는 시간 기록에 뒤이은 두 번째 단계에서 할 일이 된다. 우리는 비생산적이고도 시간을 낭비하는 활동을 찾아내어, 가능한 그것들을 제거해야 한다.
- 피터 드러커의 자기 경영노트, 피터 드러커, 한국경제신문, p37~38 -
누구나 알고 있는 이야기지만, 이 글을 읽는 분들 중에서 시간을 기록하고, 분석하고, 개선시키는 사람들은 손에 꼽을 정도라고 확신하다. 나 역시 그렇게 살았기 때문이다. 모든 일을 행함에 있어서 공통적으로 투입되어야 하는 필수자원은 바로 시간이다. 그리고 이 시간은 누구에게나 동일하게 주어진다. 하지만 누군가는 이 평등한 자원을 가지고 남다른 아웃풋을 내는 반면, 누군가는 시간에 쫓겨 허덕인다.
신영준 박사, 고영성 작가가 저술한 <일취월장: 일을 잘하기 위한 8가지 원리>에서는 '시간을 관리해야 한다'라는 원리를 실제 삶에 적용하기 위한 구체적 방법론을 제시한다. 바로 하루 24시간을 어떻게 운영하는지를 기록하고 몰입도를 평가하는 시스템, DR(Daily Report)이다.
반성적 사고를 높이기 위해서 당신이 해야 할 첫 번째 과제는 '기록'이다. 우리는 개인에게는 Daily Report를, 조직에게는 After Action Review를 추천한다. DR은 신박사가 박사학위를 받던 시절 개발한 것으로 <완벽한 공부법>에 소개되어 현재 많은 독자들이 실행을 하고 있다. (중략) 왼쪽에 줄을 그어서 24칸으로 나눈 뒤, 매 시간 무엇을 했는지 간략하게 메모했다. (중략) 처음에는 단순히 어떤 일을 했는지 적다가 나중에는 몰입 정도를 Good/SoSo/Bad로 나누어서 추가로 적었다. (중략) 이렇게 체계적으로 매일 했던 일을 기록하니 어떻게 노력을 해야 하는지도 명확해졌다. 신박사는 어느 정도 기록하는 습관이 자리를 잡은 다음부터는 시간에 대한 개념이 새롭게 정립되어가는 것을 느꼈다.
- <일취월장>, 신영준/고영성, 로크미디어, p92~93-
나는 두 책에서 시사하는 원리와 방법론을 적용하여 다이어리에 Daily Report를 약 2년 동안 꾸준히 적어왔다. 시간을 기록하다 보니, 생각보다 내가 낭비하는 시간이 많다는 것을 깨닫게 되었다. 메타인지가 높아진 것이다. 그리고 이는 자연스럽게 반성적 사고로 이어졌다. 그렇게 약 2년을 하다 보니 삶을 대하는 태도와 행동이 크게 변화했다. 더 이상 시간에 쫓겨다니는 것이 아니라 주도적으로 시간을 운영하게끔 된 것이다.
기존에 사용하던 Daily Report하지만 이런 식의 Paper 기반의 DR에는 한계가 있었다. 첫째, 항상 다이어리를 들고 다녀야 한다는 휴대의 불편함이었다. 둘째, 다이어리를 잃어버리는 순간 나의 모든 기록이 사라짐과 동시에, 사생활이 그대로 노출될 위험이 있다. 셋째, 시간 운영 행태에 대한 통계자료로 이어지지 못하다 보니 개선점이 모호해졌다.
이러한 불편함을 극복하고자 다양한 생산성 애플리케이션을 활용해보기도 했다. 하지만 위에서 언급한 단점들을 모두 커버하면서, 나에게 적합한 Tool은 찾기 어려웠다. 없다면 내가 만들어보자는 심정으로 접속성, 호환성, 편리성, 보안성, 통계/시각화를 가능케 하는 방식의 Google Form 기반의 Daily Report를 만들었다.
이를 만들게 된 배경과 자세한 사항은 일전에 포스팅한 아래 글을 참조해주시기 바란다. 본 글은 실질적으로 이 Tool을 활용하는 매뉴얼에 대한 소개이다. 해당 양식을 공유받고자 하시는 분들은 본 글의 맨 하단부의 Google Survey를 작성 후 제출해주시면 순차적으로 공유 권한을 부여해드리도록 하겠다
1. 준비사항
[gmail 계정 생성]
google의 gmail 계정을 생성하세요. Daily Report는 구글 드라이브, 구글 스프레드시트에 기반하여 작성 및 운영됩니다.
[PC 환경 맞추기]
인터넷 브라우저를 Internet Explorer가 아닌 Chrome으로 운영하시는 것을 추천드립니다.
Daily Report의 운영환경인 구글 드라이브, 스프레드 시트는 Chrome에 최적화되어 있습니다.
Chrome을 다운로드하신 후 배경화면에 바로가기 아이콘을 생성합니다.
다음은 Chrome 실행 첫 화면입니다. 우측 상단에 보시면 아래와 같은 버튼이 있습니다.
그중 오른쪽 끝에서 두 번째에 위치한 9개의 점으로 된 버튼을 클릭하면 구글에서 제공하는 다양한 서비스 바로가기 아이콘이 보입니다. 여기서 드라이브 아이콘을 클릭하시면 사용자 계정의 구글 드라이브로 이동합니다. 한 가지 팁을 드리자면, 구글 드라이브의 URL을 복사한 후 크롬 실행 시, 첫 화면에 나타나는 바로가기 추가 버튼을 클릭하여 기재하면 크롬 실행 첫 화면에서 바로 구글 드라이브로 이동할 수 있습니다.
[휴대폰, 태블릿 환경 맞추기]
Android 사용자는 Google Play에서, Apple 사용자는 App store에서 '구글 드라이브', '구글 스프레드 시트'를 다운로드하세요.
Daily Report의 장점은 휴대폰, 태블릿, PC 등 다양한 기기에서 동시 접속 및 편집이 가능한 점입니다.
2. Daily Report 준비
제가 공유해드린 '배포용_[양식] DR_Version 3'라는 이름의 파일이 구글 드라이브에 저장되셨을 겁니다.
해당 파일을 그대로 쓰시면 안 됩니다! (모두에게 공유 및 배포하는 파일이기 때문)
아래의 절차와 같이 파일을 복사하여 사본을 만든 후 본인만의 폴더에서 활용하시기 바랍니다.
파일에 마우스 우클릭하신 후 '사본 만들기'를 클릭하시면 파일의 복사본이 생성됩니다. 해당 복사본을 활용하세요.
Daily Report는 월 단위로 관리되는 Time table입니다. 한 개월 당 하나의 파일이 필요하므로 위 방법과 동일하게 12개의 복사본을 만든 후 월별 구분이 되도록 파일명을 지정하시고 사용하시면 편리합니다.
3. Daily Report 사용법
[월간/주간 계획 Sheet]
금월에 해야 할 일들과 기한 등을 목록화하는 Monthly Plan 시트입니다. 양식에 맞게 기본 정보를 정리한 후, 표의 최상단 항목 라인을 영역 지정하여 필터를 삽입하시면 편리합니다.
양식의 우측의 66 project는 습관화시키고 싶은 행동을 적고 주차별, 요일별로 체크박스를 활용하여 트랙킹 하기 위한 것입니다.
행동심리학자들의 연구에 따르면 매일 1시간씩 66일 특정 행동을 반복하면 습관으로 자리 잡는다고 합니다.
[Daily plan]
Daily report는 총 31일 Daily Plan 양식을 시트별로 나누어 놓았습니다. 세부적인 사용방법을 알려드리겠습니다.
1) 날짜/요일: 좌측 최 상단의 검은색 음영 부분은 날짜와 요일을 지정하는 란입니다. 유효성 검사 툴을 활용하여 미리 지정해놓았으니, 셀에 표시된 화살표 부분을 클릭하시어 지정하시면 됩니다.
2) 한 줄 감사일기/반성: 하루 일과를 마무리하고, 오늘의 감사한 일과 반성할 일을 스스로 짧게 적어보는 란입니다.
3) 명언한 줄: 한 줄 감사일기/반성 밑의 행은 하루를 운영함에 있어서 도움이 될만한 명언이나 짧은 문구를 적어서 Report를 작성하는 동안 하루 내내 가슴에 각인시켜야 할 문장을 적는 란입니다.
4) Check box: 우측 부분에 위치한 Check box 란은 오늘 해야 할 Main task를 적는 란입니다. 시행 후 체크박스를 클릭하세요.
5) Plan: 하루의 일과를 미리 계획하는 란입니다. 전날 잠들기 전이나 당일 아침에 시간별 계획을 작성하세요.
6) Action: 시간대별로 실제로 수행한 일을 적는 란입니다.
7) 몰입도: 해당 task를 수행함에 있어서 얼마나 몰입했는지에 대한 집중도 평가입니다. A~D의 등급으로 구분되어 있습니다. 업무를 진행하고 스스로의 집중도를 평가하세요. 유효성 툴을 활용하여 미리 지정해놓았으니 선택만 하시면 됩니다.
8) 평가: 수행한 결과물의 완성도를 평가하는 란입니다. 혹은 계획과 실행이 얼마나 일치했는지를 기준으로 평가해도 무방합니다. 별 한 개~다섯 개로 등급을 나누었습니다. 유효성 툴을 활용하여 미리 지정해놓았으니 선택만 하시면 됩니다.
* 단, 수면에 대해서는 몰입도와 평가를 진행하지 않습니다.
9) Category: 평가까지 완료했으면 category란을 지정해주셔야 합니다. 항목은 아래와 같이 정리해놓았습니다. 대부분의 사람들에게 공통적으로 적용될 수 있는 구분이라 생각합니다. 커스텀이 필요하다면 수정하시는 것도 좋으나, 점수를 환산하고 시간을 집계하는 부분이 모두 함수 식으로 지정되어, 항목을 바꾸시려면 모든 함수 식을 변경하셔야 한다는 점을 참고해주세요.
10) 시각화: 위의 사항을 모두 기재하시면 자동으로 양식 우측란에 통계자료와 그래프가 산출되게끔 자동화시켜 놓았습니다. 통계자료와 시각화 자료를 활용하여 금일 하루를 보다 객관적으로 파악하고 개선점을 도출하세요.
11) Score: 오늘 나의 하루를 점수화할 수 있도록 알고리즘을 짜 놓았습니다. 몰입도와, 평가를 기반으로 Score가 산출되며, 하루에 적어도 7시간 이상은 수면을 해야 한다는 연구결과를 반영하여 수면시간에 따라 8시간을 기준으로 점수가 점점 오르다가 8시간이 넘어가면 다시 점수가 점차 내려가게끔 산정해놓았습니다. 단순히 직감에 의존해 하루를 평가하지 마시고 객관적인 점수를 통해 나의 하루를 평가해보세요.
[월평가]
양식의 세 번째 sheet인 '월평가'는 Daily Report를 한 장으로 요약정리하는 Sheet입니다. 함수 식을 걸어서 자동으로 집계토록 해놓았으니 별도로 수작업을 하지 않으셔도 됩니다. 일별 시간 집계 자료, 점수 등을 종합하여 시각화한 자료이므로 나의 한 달 생활패턴을 파악하고 얼마나 밀도 있는 삶을 살고 있는지를 한눈에 들어오도록 파악해보세요!
양식 공유를 원하신다면, 브런치 구독 및 아래 서베이에 참여해주세요~!
서베이 답변을 정확히 완료하신 분들에게 순차적으로 공유 권한을 부여해드립니다.
https://forms.gle/yKvYCT9LD98QSdAd8
[당부사항]
가. 무단 배포를 금지합니다.
나. 아이디어 제안, 기능상의 업데이트 요청사항은 언제든 환영합니다.
다. 그 외 다양한 피드백, 문의사항 역시 언제든 환영합니다.
라. Daily Report를 활용하면서 삶이 어떻게 변했는지에 대한 성장 스토리를 보내주세요!
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