효율적으로 시간을 관리하여 목표를 달성하는 방법 (1)
Google Form을 활용한 Daily Report 양식
본 글은 Google Form을 활용한 Daily Report 시간관리 양식을 만들게 된 배경과 효능에 대해서 설명한 글입니다. 자세한 사용방법 매뉴얼과 양식 다운로드를 원하신다면 다음 포스팅을 참고해주시면 감사드리겠습니다.
https://brunch.co.kr/@heeskim/64
[당신이 비범한 사람인 이유]
만나서 진심으로 반갑습니다! 그리고 축하드립니다!
당신은 약 50명 중 1명 나올까 말까 한 비범한 사람입니다.
보시는 바와 같이 저는 올해, Google form을 활용한 Daily Report 시간관리 양식을 만들었습니다. 배포 전 베타 테스트 개념으로 직접 실제 사용하면서 불필요한 부분을 제거하고, 개선할 사항을 업데이트를 하는 과정을 거쳐서 지금의 Daily Report Ver.3가 완성되었습니다. 이후 만나는 사람마다 샘플을 보여주면서 ‘시간관리가 왜 필요한지’, ‘이 양식을 활용하면 어떤 효과가 있는지’를 설명했습니다. 약 90% 이상의 사람들이 ‘시간관리가 필요하고, 이 양식은 크게 도움이 될 것이다’라는 의견에 동의했습니다.
하지만 역설적이게도 50명의 사람들 중 49명은 “본 양식을 활용하고 싶다” 혹은 “이 양식을 공유해달라”라고 하지 않았습니다. 물론 기존에 자신에게 최적화된 시간관리 기법을 가지고 있는 사람들도 있었을 겁니다. 하지만 이런 부류의 사람들은 극소수입니다. 대부분의 사람들은 ‘취지는 이해하나 이렇게 까지 해야 하나 싶다’ 혹은 ‘자신이 없다’ 등의 이유를 대면서 적용과 실천을 회피했습니다.
성공의 원칙은 사실 간단합니다. 어디서 들어봄직한 내용들이 자칫 공자왈 맹자왈처럼 진부하게 느껴질 정도니까요. 하지만 어찌 보면 정말 다행이게도(?) 사람들은 가장 중요한 사실을 인지하지 못합니다. 모든 성공의 원칙들은 “진부하다고 생각되는 것을 실제 행동으로 옮기고, 이를 꾸준히 해내는 끈기가 가장 중요하다”라는 것입니다. 실행이 없으면 성과도 없습니다. 성과가 없으면 성공은 말할 것도 없지요. 50명 중 1명 꼴로 등장하는 당신은 흔치 않은 사람입니다. 당신은 진부한 성공의 원리를 실제 행동으로 옮기고자 하는 의지를 지닌 특별한 사람이기 때문입니다.
[시간관리가 필요한 이유]
시간관리는 왜 필요할까요? 이에 대해서는 경영학의 구루 ‘피터 드러커’의 책 <자기 경영노트>에 잘 설명되어 있습니다.
시간은 대체 불가능하다. 다른 자원도 한계가 있긴 하지만 대체할 수는 있다. 하지만 시간만은 대체재가 없다. 모든 일에는 시간이 필요하다. 시간이야말로 단 하나의 참다운 보편적인 조건이다. 모든 일은 시간 속에서 일어나고 시간을 소모한다. 그런데도 대부분의 사람들은 이 독특하고 대체 불가능한 필수자원을 당연한 것으로 취급한다. 목표를 달성하는 지식근로자를 그렇지 않은 삶과 구분시키는 특성으로서 시간에 대한 충실한 관리만큼 중요한 것은 없다. 그런데도 사람은 자기 자신을 관리할 자세가 돼 있지 않다.
- 피터 드러커, <자기 경영노트>, P26-
동의하시나요? 우리에게 주어지는 하루 단위의 24시간을 어떻게 사용하고 계신가요? 어림짐작 혹은 주먹구구식의 직감이 아니라, 통계적 수치로서 명확히 몇 시간을 어디에 소비하는지 대답할 수 있으신가요? 특정 행위에 투입되는 시간의 비중을 %로 환산하여 대답할 수 있으신가요?
[인생이 불공평해지는 이유]
우리가 행하는 모든 행위에는 필연적으로 시간이라는 자원이 투입되어야만 합니다. 그런 점에서 시간이라는 자원은 모든 행위에 필요한 필수재입니다. 빌 게이츠는 ‘우리의 인생이 불공평하다’라는 것을 빠르게 인정해야 한다고 말합니다. 하지만 시간에 대해서는 빌 게이츠의 말이 통하지 않습니다. 24시간이라는 하루는 모두에게 공평하게 주어지기 때문입니다. 그렇다면 공평하게 주어지는 필수재인 시간을 어떻게 잘 운영해야 할까요?
같은 자원을 동일한 양으로 투입해서, 더 나은 결과물을 내놓는 것’, 우리는 이를 ‘효율적이다’ 혹은 ‘생산적이다’라고 말합니다. 우리가 시간을 낭비하는 동안, 누군가는 시간을 효율적으로, 생산적으로 사용합니다. 초기에는 이러한 두 부류 사람 간의 퍼포먼스 차이가 크지 않을 것입니다. 하지만 오늘이 가고, 내일이 되고, 한 달이 지나고, 일 년이 되고 이것이 계속 반복 누적되면 어떻게 될까요?
시간을 효율적이고 생산적으로 관리하는 사람들의 퍼포먼스를 2차원의 그래프로 나타내면, 지수함수(멱함수)와 같을 것입니다. 초기값은 작아도 계속 누적되면 y축에 그려지는 산출물의 양이 거듭제곱 형태로 커진다는 것을 뜻합니다. 작은 습관의 차이가 누적되고 임계점을 넘기면 이처럼 폭발적인 성장이 가능합니다. 결국 시간을 효율적으로 운영한 사람과 그렇지 못한 사람 간에는 극단적인 차이가 초래되는 것입니다. 어쩌면 빌 게이츠가 말한 ‘인생의 불평등’은 시간관리의 차이에서 시작되는 것인지도 모릅니다.
[측정할 수 없으면, 절대 개선시킬 수 없다]
대부분의 사람들이 시간관리의 중요성과 그 필요성에 대해서는 동의합니다. 하지만 자신의 시간이 어디에 쓰이고 있는지를 정확히 알 수 없다면 시간관리는 생각할 엄두 조차 내지 못합니다.
구글의 핵심 경영 이념 중 하나는 다음과 같습니다. “If you measure it, You can improve it” 측정할 수 있으면 개선시킬 수 있다는 뜻입니다. 반대로 이야기하면, 측정할 수 없으면 죽었다 깨나도 절대 개선시킬 수 없습니다.
중요한 것은 시간을 기록하고 그것도 실제 시간을 기록하며, 나중에 기억에 의존해 기록하는 것이 아니라 실제로 일을 한 그 시간에 즉시 기록한다는 점이다. (중략) 목표를 달성하는 많은 지식근로자들은 시간 운영표를 지속적으로 기록해두고는 그 결과를 매달 정기적으로 살펴본다. 시간 활용방법은 연습을 통해 개선된다. 시간관리에 대한 지속적인 노력만이 시간의 낭비를 막을 수 있다. - 피터 드러커, <자기 경영노트>, p37~39-
이처럼 개선을 위해서는 측정이 가능해야 합니다. 그리고 측정을 하기 위해서는 기록을 해야만 합니다. 이것이 제가 Daily Report 양식을 만들게 된 출발점이었습니다.
변화를 원하십니까? 지금의 상황이 마음에 들지 않습니까? 꿈은 높은데 현실은 시궁창 같다고 비관하십니까? 단호하게 말씀드리겠습니다. 변화하기 위해서는 기록부터 시작해야 합니다.
그렇지 않으면 변화와 성장을 논할 자격이 없습니다.
도미노의 맨 앞 블록을 하나만 쓰러뜨리면 나머지는 자동으로 넘어집니다. 볼링에서 킹핀 하나만 넘어뜨리면, 스트라이크를 칠 수 있습니다. 이러한 원리는 우리의 삶과 성과, 성공에도 적용됩니다. 기록을 하면 측정이 가능해집니다. 그리고 측정이 가능해지면 개선할 수 있습니다. 개선이 지속 누적되면 성공에 가까워질 수 있습니다. 변화와 성공의 시작은 철저한 기록에 있습니다.
[Daily Report 양식은 왜, 어떻게 만들어졌는가?]
Daily Report 양식을 만들면서 가장 많이 고민했던 것은 ‘어떤 기준으로 양식을 구성해야 하는가?’였습니다.
저는 Google Form을 활용한 Daily Report를 사용하기 전에 두꺼운 스케줄 관리용 다이어리, 바인더를 들고 다녔습니다. 하지만 다음과 같은 한계가 있었습니다.
첫째, 휴대가 불편합니다. 기존 다이어리는 지류의 물리적 형태였기 때문에 항상 소지하고 다녀야 하는 불편함이 있었습니다.
둘째, 취약한 보안성입니다. 나의 사생활이 모두 담겨있는 이 문서를 잃어버리면 프라이버시가 그대로 노출되어버리는 위험성을 감수해 아만 했습니다.
이러한 불편한 점을 극복하기 위해서 시중에 나와있는 다양한 생산성 어플리케이션을 활용하기도 했습니다. 하지만 이 역시 다음과 같은 한계가 있었습니다.
첫째, 나에게 맞게 커스터마이징이 불가능했습니다.
둘째, 휴대폰, PC, 태블릿, 랩탑 등의 기기 호환이 일관성 있게 구현되지 않았습니다.
이와 같은 단점들을 커버하는 완벽한 양식이 없다면, 제가 직접 만들어야겠다고 결심했습니다. 제가 만든 Google Form을 활용한 Daily Report 양식은 다음과 같은 장점을 지닙니다.
첫째, 휴대의 편리성.
오늘날 우리 모두는 스마트 기기 하나쯤은 항상 휴대하고 다닙니다. 휴대폰, PC, 랩탑, 태블릿 중 하나 이상은 언제 어디서나 소지하고 있지 않으신가요? 제가 만든 양식은 Google Drive라는 클라우드에 Daily Report가 항상 내장되어 있습니다. 따라서 인터넷만 연결된다면 언제 어디서든 시간을 기록할 수 있습니다. 그렇기 때문에 무거운 다이어리를 항상 휴대하고 다닐 필요가 없습니다.
둘째, 완벽한 보안.
저의 Daily Report 양식은 Google Drive 클라우드 기반으로 운영됩니다. 따라서 Google 계정이나 서버가 해킹당하지 않는 이상 완벽한 프라이버시 보안이 가능합니다.
셋째, 커스터마이징.
모두에게 100% 최적화된 시간관리 양식은 없습니다. 제가 만든 Daily Report는 엑셀 시트 기반으로 되어 있고, 비교적 간단한 함수 식으로 알고리즘화 되어 있습니다. 엑셀을 조금만 다루실 수 있다면 나에게 맞도록 변형하고 커스터마이징 할 수 있습니다.
넷째, 기기간 호환성.
앞서 말씀드린 ‘휴대의 편리성’과 유사한 장점입니다. 기본적으로 Google 스프레드 시트는 PC, 랩탑, 태블릿, 휴대폰으로 모두 열람 및 편집이 가능합니다. 기기간 호환이 완벽에 가깝습니다.
[목표는 완벽이 아니다. 그저 계속 시도할 뿐이다.]
제가 배포한 Daily Report 양식을 사용하는 여러 사람들을 인터뷰해보면 절반 이상이 지속하지 못하고 포기합니다. 그 이유는 스트레스 때문입니다. 완벽에 대한 강박증이라고 볼 수 있습니다. 당연히 살다 보면 기록하지 못하는 날이 있을 수 있습니다. 혹은 예상치 못한 일들이 생겨서 계획이 완전히 어그러지는 경우도 있습니다. 이럴 때마다 우리는 스트레스를 받습니다. 그러다 어느 순간 ‘내가 무슨 부귀영화를 누리자고 이렇게 스트레스받으면서, 스스로를 옥죄면서 살아야 하는가?’라는 회의감이 몰려오기도 하지요.
하지만 잊지 마세요. Daily Report는 누구에게 보여주기 위한 것이 아닙니다. 내 인생을 주도적으로, 효율적으로 살기 위한 관리 도구입니다. 목표는 완벽이 아닙니다. 때론 실패하더라도 다음 날부터 다시 아무렇지 않게 시도하는 끈기가 필요합니다. 행동심리학자들과 뇌과학자들의 연구 결과에 따르면, ‘특정 행위를 66일 동안 매일 1시간 이상 반복하면 습관이 된다.’라고 합니다.
딱 2달만 Daily Report를 꾸준히 작성해보세요. 어느 순간 습관이 되어 있을 겁니다. 그리고 이 작은 습관이 당신의 인생을 바꿀 것이라고 확신합니다.
[2만 5천 달러짜리 조언]
‘베들레헴 철강회사’를 들어보신 적 있으신가요? 우리에겐 친숙하지 않지만, 세기의 철강왕 ‘찰스 슈왑’이 사장으로서 근무했던 회사입니다. ‘찰스 슈왑’은 당시 유명 경영컨설턴트였던 ‘아이비 리’에게 다음과 같은 제안을 했습니다. “나에게 주어진 시간으로 더 많은 일을 더 잘할 수 있는 방법을 가르쳐 주시오. 그러면 이에 합당한 보수를 얼마든지 지불하겠소.” 아이비 리는 그에게 백지수표를 주면서 다음과 같이 말했습니다. “내일 해야 할 일 여섯 가지를 기록하십시오. 어떤 일부터 할 것인지 우선순위를 설정하고 나열하시오. 그리고 1번부터 일을 시작하고, 반드시 이 일을 완료한 후에 2번으로 넘어가시오. 이것을 매일 계획하시오.” 몇 주 후, 찰스 슈왑은 아이비 리가 건네었던 백지수표에 2만 5천 달러를 써서 주었습니다. 당시 포드 10대를 구매할 수 있는 정도의 돈이었으니 엄청난 금액이었지요. 더불어 “내가 여태껏 배워온 그 어떤 것보다 소중한 교훈을 얻었다.”는 육필 편지도 함께 보냈다고 합니다.
‘아이비 리’가 ‘찰스 슈왑’에게 건넨 조언은 그 자체만으로 2만 5천 달러짜리 가치를 지녔을까요? 저는 그렇지 않다고 생각합니다. 왜냐하면 찰스 슈왑이 이를 실제로 행하지 않았다면 백지수표는 그저 종 잇 쪼가리에 불과했을 테니까요. 마찬가지입니다. 제가 당신에게 공유드린 이 Daily Report는 직접 행동하지 않으시면 아무런 가치가 없습니다. 다시 한번 강조합니다. 성공은 “진부한 것들을 얼마나 꾸준히 실제 행동으로 옮겨내는가?”로 결정됩니다. 당신이 실제 행동으로 옮기고 실천할 때에만 이 Daily Report는 그 진가를 드러낼 것입니다.
당신의 멋진 성공을 기원합니다.
기록하세요. 분석하세요. 그리고 개선하세요.
감사합니다.
양식 공유를 원하신다면 제 brunch의 다음 포스팅을 참고해주세요!
[당부사항]
가. 무단 배포를 금지합니다.
나. 아이디어 제안, 기능상의 업데이트 요청사항은 언제든 환영합니다.
다. 그 외 다양한 피드백, 문의사항 역시 언제든 환영합니다.
라. Daily Report를 활용하면서 삶이 어떻게 변했는지에 대한 성장 스토리를 보내주세요!
