«플.스» 연재7. 새의 눈으로 조망하면 낱낱이 보인다

매일 빛나는 날들을 위한 하루 사용법 설명

수첩 형태로 일정관리를 하는 사람들도 월간 캘린더 형식이나 주간 스케줄러 형태라도 기록공간이 네모 박스 형태(시간 표시가 없는 것)인 것을 사용하는 경우가 많다. 이는 엄밀히 말하면 플래너가 아니라 할일관리용 수첩이다. 이곳에 스케줄을 기록하려니 스케줄 제목, 장소 외에도 스케줄 시간을 별도로 기입해야 한다. 스케줄의 시간 순 배열이 안 되고 흐름이 한 눈에 보이지 않아서 효율적이지 못하다.

플래너는 시간 축이 수직으로 배열된 형태가 좋다.(Vertical Type Planner) 그래야 해당 시간대에 직접 스케줄을 기록할 수 있다. 24시간 중 빈 구석을 한눈에 파악할 수 있고 일주일간의 시간 사용 현황을 한눈에 조망할 수 있다. 이래야 단순 스케줄링을 넘어 라이프 관리를 할 수 있다. 시간은 이렇게 눈에 보여야 파악되고 조정된다.

<여러 형태의 버티컬 타입 주간 스케줄러, 매우 오래된 정밀한 스케줄링 방식이다. 대표적으로는 프랭클린 다이어리, 3p 바인더 등이 있다.>

좋은 플래너는 이미 잡힌 스케줄과 업무회의 등 할일 계획들이 시간대 별로 한 눈에 보여야 한다. 그리고 여러 날의 기록들을 한 눈에 조망할 수 있어야 한다.

높은 곳에서 내려다본 상태의 그림이나 지도를 조감도(鳥瞰圖)라고 한다. 한자 뜻풀이대로 ‘새(鳥)가 높은 곳에서 바라보는(瞰) 도면(圖)’이란 뜻이다. 건축 사무실마다 제일 먼저 조감도를 그려서 좋은 위치에 걸어 놓는다. 건축에 참여한 사람들은 그걸 보면서 무에서 유를 창조해 나간다.

하루를 시작할 때 스케투는 내가 하루에 지을 건축물의 조감도 역할을 한다. 하루의 계획들이 예정된 시간에 잘 배치가 되어 있고, 마땅히 해야만 하는 할일들이 스케줄의 빈 공간에 적절하게 배치되어 있다. 이 조감도를 통해 매 시간의 계획들을 참조하며 실제 실행한 내용들을 기록한다. 하루의 일과가 끝나면 다시 부족한 부분을 체크하고 내일의 계획에 적용한다. 그렇게 한 주가 지나 실제로 잘 지어진 한 주간의 건축물을 보면 흡족한 마음이 든다. ‘스케투’는 잘 그려진 조감도일 뿐만 아니라 구체적으로 결과를 만들어 내는 실행도구다.

스케줄을 조망하기엔 평생 플랜이 가장 좋고, 그 다음 연간 플랜, 월간 플랜, 주간 플랜 순이다. 버티컬 타입의 주간 플래너도 펼쳐진 페이지의 양쪽에 1주일 분량을 배치하는 것이 조망에 좋다. 그러나 문제는 이렇게 하면 일일스케줄링기록부의 가로 기록공간이 협소해 진다는 점이다. 그렇다고 또 세로 공간이 무한정 큰 것도 아니어서 스케줄 제목만 적어도 칸이 꽉 차게 된다.

그래서 스케투 플래너는 1주일을 4페이지에 구성했다.
(이는 스케투가 타 주간 플래너와 구별되는 가장 큰 부분이다)

이렇게 1주일을 4페이지에 구성하니 기존 1주일-2페이지 형태의 플래너보다 두 배의 주간 스케줄 기록공간이 확보되어 웬만한 내용들을 다 기록할 수 있게 된다. 기존의 1주일-2페이지 형태의 플래너는 기록공간이 협소하여 사건 항목의 제목만 기록하거나 폰트 크기를 깨알처럼 줄일 수밖에 없었다. 그래서 글씨가 큰 사람들은 플래너 사용을 엄두를 내지 못하거나 쓴다 해도 나중에 보면 성의 없는 기록처럼 보인다. 그렇다고 글씨 크기를 너무 작게 하여 기록하면 너무 복잡해져 조망 자체가 힘들게 된다.

일주일을 4페이지로 구성하고 한 페이지에 2일을 배치하면 기록할 수 있는 면적이 기존의 주간 플래너보다 두 배로 늘어난다. 월간 캘린더형 플래너와는 비교할 수 없는 큰 공간을 확보하게 된다. 1일을 1페이지에 구성한 플래너에는 미치지 못하지만 웬만한 스케줄링과 플래닝, 일일 로그를 남기는 데는 부족함 없는 공간을 지니게 된다.

기록공간이 넓어진 것 외에도 다른 장점도 있다. <바인더의 힘>(강규형 저)에 의하면 미국이나 유럽의 AIG나 푸르덴셜 등 100~150년 이상 된 금융 그룹들은 3일 단위의 목표관리를 한다고 한다. 매주 월요일과 목요일 오전에 미팅을 갖고 목표를 평가한 후 시상하는 시간을 갖는 것이다. 따라서 1주일을 월, 화, 수/목, 금, 토, 일의 2개면으로 분리하는 것도 1주간 내용을 한 눈에 보는 것 이상의 의미가 있다. 월요일뿐만 아니라 목요일에도 새로 시작되는 페이지와 함께 새로운 마음가짐으로 일 할 수 있다면 더 좋지 않겠는가. 의식적으로 1주일을 두 번으로 나눠서 분발한다면 더 큰 성과를 얻을 수 있을 것이다.

목표 달성을 방해하는 원인은 흔히 ‘작심삼일’ 때문이다. (요즘에는 작심당일이란 말도 있다.) 결코 흔들리지 않을 것만 같은 결심이 3일 만에 어이없이 허물어진다. 그 이유가 호르몬 때문이란 학설도 있다. 스트레스를 이기는 부신피질의 방어 호르몬인 아드레날린과 코르티솔의 작용시간은 약 3일 정도라고 한다. 이 호르몬의 효력이 다하는 순간 결심은 무장해제 된다. 그렇다면 3일 마다 앞의 결과를 피드백하고 다시 계획하고 결심한다면 작심삼일의 음흉한 노림수에 멋진 하이킥을 날릴 수 있다. 그야말로 일주일을 두 배로 살 수 있는 지혜다.

다음 회에 계속...

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2017년.
내게 너무 소중한 하루들을 위한 믿음직한 처방!
인생을 바꾸는 필살기!!
1주 4페이지 플래너
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이찬영은,
-아날로그와 디지털 기록을 함께 말합니다.
-에버노트 공인컨설턴트(ECC), 스케투 개발자 및 마스터입니다.
-아날로그와 디지털 기록관리 강의 문의(에버노트 및 스케투)
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