고객 설득적인 프레젠테이션 자료를 만들어라
요즘 직장인들에게 파워포인트는 친근한 문서 저작 도구가 되어있다.
상대방에게 무엇인가를 설명하거나 설득할 때 파워포인트는 요긴한 도구이다.
따라서 이 도구를 활용한 문서를 작성하는데 능수능란하여야 한다.
그럼 파워포인트를 활용한 문서는 어떻게 만들어야 좋은가?
스토리가 있는 문서를 작성하여야 한다.
파워포인트는 개별 장으로 분리되기 때문에 기존 문서 편집 도구에서처럼 연결됨이 부족한 것으로 보인다.
그러나 문서에서 작성된 글은 그 맥락에 연결성이 있어야 한다. 그래야 글을 읽는 사람은 글의 주된 내용을 쉽게 이해할 수 있기 때문이다.
파워포인트의 각 장들은 서로 스토리를 갖추고 있어야 한다.
스토리 라인을 고려한 글이 되어야 한다는 것이다.
글 도입부터 글에서 이야기하고자 하는 주된 내용에 연결성이 있어야 한다.
도입부는 본문에서 이야기하고자 하는 연결고리가 되어야 한다. 청중에게 관심을 불러일으킬 수 있는 요소가 있어야 하는 것이다.
예를 들어 이야기하고자 하는 내용에 대한 삽화를 제시한다거나 동영상을 보여 줌으로써 청중에게 호기심을 충분히 불러일으켜야 한다.
청중을 철저하게 고려한 자료 작성이 되어야 한다.
간혹 어떤 회의석상에서 파워포인트로 작성된 발표 내용을 듣고 있노라면 내가 왜 이런 발표 내용을 들어야 하는지를 모르겠다는 생각이 들 때가 있다.
어떤 내용은 너무 어려워 이해하기 어려웠고 반면에 또 어떤 부분은 너무 쉬운 내용이었던 것이다.
이런 경우는 발표자가 청중에 대해 철저히 분석을 하지 않았다고 할 수 있다.
발표 내용을 작성하기 전에 가정 먼저 해야 할 일은 철저한 청중 분석이다.
전문가에게 설명하는 내용을 초중생들 대상 강의처럼 해서는 안 되는 것이다.
나이 많으신 분들을 대상으로 TV에 대한 홍보를 하는 자리에서 지나치게 기술적인 내용만을 강조한다면 그 발표는 과연 성공적일까?
논리적인 구조가 있어야 한다.
발표 문서는 이해하기 쉽도록 논리적인 구조가 있어야 한다.
그래야 발표 내용을 듣는 사람은 쉽게 내용을 파악할 수 있을 것이다.
전체 스토리 구조뿐만이 아니라 각 슬라이드에서도 논리적인 전개는 기본적으로 갖추어져 있어야 한다.
논리적인 전개는 상호 인과관계나 시계열적 배치 등을 고려하여야 한다. 또한 내용 전개에 있어서 모순이 발생하지 않았나 여러 번 확인하여야 한다.
상대 기업을 고려한 폰트, 컬러, 이미지 등을 고려해야 한다.
우리 사회는 눈에 보이지 않은 라이벌 의식이 있다.
특히 경쟁이 심한 기업들 간에는 그러한 현상이 발생한다. 그런 현상을 무시하고 경쟁사를 치켜세운다거나 경쟁사와 비교하여 기업이 열세에 있다는 느낌을 주어서는 안 된다.
경쟁사의 로고 CI 컬러를 기반으로 슬라이드 장표를 만드는 등의 오류는 범하지 말아야 한다.
한 번은 친구의 회사에서 있었던 일을 우연히 듣게 되었다.
그 회사는 국내 A통신 업체에 제안서를 제출할 때였다고 한다.
이 고객은 통신업계 1위 탈환을 위해 B업체와 서로 치열한 경쟁을 하고 있었다.
그 시기에 B 통신업체는 기업의 브랜드 강화를 위해 그들만의 폰트를 제작하여 다양한 매체를 통해 광고를 진행하고 있었다. 그러자 그 폰토는 일반인에게도 친근하게 다가와 많은 일반인들이 사용하게 되었다.
이 시점에 제안서에 경쟁업체인 B사가 배포한 폰트를 사용하여 제안서를 작성하여 제출했던 것이다.
그 제안서를 받아 든 A사 담당자는 안색이 싹 변했다고 한다.
결국, 입찰은 좋은 결과로 이어지지 못했다고 한다.
슬라이드의 페이지 번호 기입은 기본이다.
'맥킨지 발표의 기술'이라는 책에서 청중의 권리 장전을 이야기하고 있다.
발표자는 청중의 권리를 존중해 주어야 한다는 것이다.
이 청중의 권리장전 중에서, 청중은 PT시간이 언제 끝나는지 알 권리가 있다고 한다.
따라서 그 대표적인 것이 페이지 번호이다.
전체 페이지에서 현재 어느 페이지 인지를 친절하게 제시해 줌으로써 청중은 발표자의 페이스를 따라갈 수 있을 것이다.
오탈자는 치명적일 수 있다.
한두 오탈자가 뭐 그리 대수냐고 반문이 있을 수도 있을 것이다.
그러나 의의로 오탈자는 쉽게 눈에 띄게 되어 있다. 그리고 그것을 발견한 사람은 큰 보물을 찾은 듯 그 사실을 타인에게 알리고 싶어 안달이다.
그것을 발견한 사람은 그것에 더욱 집중하고 다른 중요한 발표 내용을 등한시하려 한다.
특히나 고객의 이름이 잘못 적혀 있거나 하는 등은 더욱 심각할 수 있다.
따라서 오탈자는 철저하게 확인하여야 한다. 특히, 상호 검토하여야 한다. 자신이 작성한 내용은 관습적으로 잘 확인이 안 되는 게 일반적이다.
발표 자료의 분량을 신경 써야 한다.
저자가 가끔 프레젠테이션 컨설팅을 할 때 어떤 고객은 무조건 많은 내용을 작성하길 원하는 경우가 있다.
발표 내용이 너무 많아서 분량을 줄일 것을 조언하면 이렇게 말한다.
'일단 작성해 놓고 빨리 지나가면 됩니다.'
그러나 이것은 아주 큰 잘못된 생각이다.
너무 많은 페이지를 작성해 놓고 자세한 설명 없이 휙휙 넘기면 청중은 내용을 잘 이해하기 어렵고 발표 내용에 의구심을 가질 수도 있다. 발표 내용에 대한 자신감이 없어서 그냥 넘어가나 하고 말이다.
많이 작성해보고 줄인다는 생각보다는 정말 이야기하려고 하는 내용을 키워드 중심으로 제시해야 한다.
반면에 너무 적은 내용을 작성하여 한 슬라이드를 오랫동안 설명하는 것도 청중을 지루하게 만드니 이점도 유의해야 한다.
발표 시간은 충분히 고려되어야 한다.
발표시간은 아주 중요한 요소이다. 아무리 재미있는 드라마나 영화도 사람의 집중력에는 한계가 있기 마련이다. 발표 시작에 앞서 발표 시간을 제시해 주고 그 시간을 정확히 지켜야 한다. 설령 더 하고 싶은 말이 있어도 약속한 시간은 반듯이 지켜져야 한다.
전문가스러운 이미지를 사용해라
단순 클립아트 사용은 지양해야 한다. 전문가 답지 않은 아마추어 느낌을 줄 수 있기 때문이다.
요즈음은 인터넷에서 무료로 이미지를 제공하는 곳이 많다. 이런 곳을 잘 활용하면 비용을 지불하지 않고도 전문가스러운 파워포인트 자료를 작성할 수 있다.
정말 중요한 발표 자료라면 비용을 지불하더라도 전문 디자이너의 손길을 받을 필요도 있다.
내용만 좋으면 되지 디자인이 중요하냐고 말할 수 있겠으나 이건 그리 쉽게 넘어갈 문제가 아니다.
중요한 발표나 제안서에 많은 기업들이 생각보다 많은 디자인 비용을 지불하고 있다는 사실은 청중에게 디자인이 중요한 요소로 작용한다는 것을 암시하고 있다.
필요시 NDA 서약을 하고 발표를 해라
중요한 자사의 자료를 설명할 필요가 있다. 그런데 무작정 공개할 수 없는 비밀 자료가 있을 수도 있다.
종종 언론에서 다른 기업에서 자신의 비즈니스 모델을 도용하여 비즈니스를 시작했다는 사례를 접할 수 있다. 이럴 때 유용하게 사용할 수 있는 것이 NDA(non-disclosure agreement)이다.
기업 간에 기밀 물질이나 지식을 공유하고 일반적인 사용을 제안할 때 사용되는 법률 계약이다. 협약에 따라서 특정 정보를 외부에 공개하지 않는데 동의함을 약속하는 계약이다.
이러한 NDA는 선진 외국기업에서는 아주 보편화된 계약 형태이다.
따라서 중요한 자사의 정보를 외부에 공개할 때는 이러한 NDA를 체결하고 발표를 하는 것이 좋다.
이때 경우에 따라서는 쉽게 NDA를 체결해 주기도 하지만 그렇지 않을 경우도 많이 발생할 수 있다.
단순히 설명만 하는 것에 대하여 굳이 NDA까지 체결해야 한다고 하면 상대방이 불쾌한 감정을 나타낼 수 도 있다.
이럴 때에는 중요한 정보는 누락시키거나 발표 자료에 본 자료에 대한 외부 유출 및 사용에 대한 제약 사항을 제시해 두면 향후 발생할 수 있는 문제를 미연에 방지할 수 있을 것이다.
각 장표에서 전달하고자 하는 키워드를 뽑아서 제시해라
파워포인트 슬라이드 작성 시 유념해야 할 법칙이 1도 1사의 원칙이다.
하나의 그림에는 하나의 사실만을 제시해야 한다는 것이다.
작성한 도식에 너무나도 많은 사실을 담으려다 보면 그림을 이해하는데 오해가 발생할 수 있다는 것이다.
따라서 내가 전달하고자 하는 것이 무엇인지를 정확히 키워드로 제시해야 한다.
이러한 원칙이 가장 잘 적용된 사례는 스티브 잡스의 프레젠테이션이다. 각 장에서 제시하고자 하는 명확한 내용만을 군더더기 없이 나타내고 있는 것을 확인할 수 있다.
파워포인트의 각 슬라이드에서 제시하고 하는 키워드가 무엇인지를 작성해 보고 이것이 한 슬라이드에서 여러 개 혼재되어 나온다면 그 장표는 분리하는 것이 옳은 방법이다.
발표 연습을 충분히 해라
파워포인트는 근본적으로 발표를 할 때 사용하는 보조적인 수단이다.
따라서 아무리 장표가 잘 만들어졌다 하더라도 발표를 제대로 하지 않으면 지금까지 열심히 만들어온 문서가 헛수고가 될 수 있다. 따라서 충분한 예행연습이 필요하다.
가능하다면 발표를 잘하는 전문가의 코칭을 받는 것도 효과적일 수 있다.
나의 발표 스킬로 인해 대형 사업에서 수주를 할 수도 아닐 수도 있다는 것을 명심하여야 한다.
이제 직장에서 파워포인트는 하나의 큰 흐름인 것 같다.
따라서 파워포인트를 활용하여 문서를 작성할 때에는 한 장 한 장에 심혈을 기울여야 한다.
무성의하고 의미 없는 장표는 과감히 제거하고 내가 제시하고자 하는 영혼이 담긴 슬라이드를 만들 수 있도록 노력하여야 한다.
