직장에서 효과적인 이메일 커뮤니케이션 방법
현대 경영학의 아버지로 불리는 피터 드러커는
“인간에게 가장 중요한 능력은 자기 표현력이며, 현대의 경영이나 관리는 커뮤니케이션에 의해 좌우된다”
고 말했다.
개인은 물론 기업까지도 커뮤니케이션 능력이 중요하며, 얼마나 커뮤니케이션을 잘하느냐에 따라 성패가 좌우된다는 것을 피터 드러커는 강조하고 있다.
직장에서 가장 필요한 역량을 꼽으라면 단연 '커뮤니케이션 역량'일 것이다.
스티브 잡스는 새로운 제품을 출시하게 되면 대중에게 프레젠테이션을 통해 제품을 알린다.
예전에는 이러한 풍경은 일반적이지 않았다.
일반적으로 국내 기업에서는 신규 제품이 출시되면 모델이 나와 광고나 대중매체를 통해 전달하는 게 전부였다.
그러나 이제는 국내 기업들도 신규 제품이 나오면 회사의 CEO가 직접 제품에 대해서 설명한다.
이러한 현상은 기업들이 이제는 생산자와 소비자 간에 커뮤니케이션을 중요하게 생각한다는 것을 증명하는 사례라고 할 수 있다.
이렇듯 기업에서의 커뮤니케이션에 대한 중요성은 점점 더 증가하고 있다.
커뮤니케이션은 다양한 유형이 있을 것이다.
그중 직장에서 이루어지는 커뮤니케이션 수단 중에 이메일에 의한 커뮤니케이션은 중요한 요소가 되어왔다. 이메일에 의한 커뮤니케이션은 중요한 수단이 되고 있는 것이다.
따라서 직장인들은 이메일을 작성하는데 신중해야 하며 이메일에 대한 스킬을 충분히 인지하여야만 한다.
사소한 몇 가지만이라도 충분히 인지하고 이메일을 활용한다면 그 직원은 직장에서 그 역량을 충분히 인정받을 수 있을 것이다.
형식도 중요하다. 중간중간 줄 간격 바꾸기
공자는 문질빈빈(文質彬彬)이라고 하여, 내용과 형식은 조화를 이루어야 한다고 하였다.
메일 내용이 중요하지 작성하는 형식이 뭐가 중요하느냐는 반문에 대해 그릇된 것임을 가르치는 말이다.
어떤 사람은 메일을 보낼 때 빡빡하여 작성하여 가독성이 떨어지는 것을 볼 수 있다.
심지어는 줄 바꿈도 없고 문단 나누기도 없는 것이다.
이메일은 내가 할 말만 제시하는 것이 아닌 내가 전달하고자 하는 내용을 명확히 전달하는 것이 목적이다.
내가 제시할 말은 다 이메일에 담았으니 중요한 내용은 수신자가 알아서 파악하라는 것은 그릇된 커뮤니케이션 방법이다.
상대방을 충분히 고려하여 내가 전달하고자 하는 내용이 정확히 전달될 수 있도록 이메일을 작성하여야 한다.
이메일은 단방향이 아닌 쌍방향의 커뮤니케이션 수단이다.
이메일을 보낼 때 실수를 최소화하기 위한 방법을 강구해라
이메일을 보낼 때 많이 하는 실수가 수신자를 잘못 입력하거나 첨부문서 누락, 제목 잘못 기입 등일 것이다.
메일 발송이 잘 못 될 경우에는 중요한 내용이 유출될 수 도 있다. 또한 첨부문서를 보내지 않아 업무에 혼란을 줄 수 도 있다.
따라서 이메일 작성하는 순서를 관리하면 이러한 문제를 미연에 방지할 수 있어 효과적이다.
우선, 첨부문서를 첨부한다.
두 번째, 수신자를 기입한다.
세 번째, 제목을 기입한다.
다섯 번째, 내용을 기입한다.
마지막으로, 최종 내용을 확인하고 전송한다.
이러한 자신만의 이메일 전송 절차를 수립해 놓으면 사소한 실수는 발생하지 않을 것이다.
이메일 수신자를 지정할 때 신중해라
어떤 직원들은 수신자와 참조인에 대해서 명확한 기준 없이 지정하여 보내는 경우를 간혹 볼 수 있다.
수신자는 본 메일을 확인하고 회신을 하거나 중요한 업무를 직접 수행할 대상자인 것이다.
반면 참조인은 메일에 대한 내용을 참조하고 필요시에 메일에 대해 회신하거나 의견을 제시할 수 있다.
그런데 일부 이메일 발신자는 수신자와 참조인에 불필요하게 많은 대상자를 지정하는 경우가 있다.
이러한 메일을 받은 대상자는 본인이 왜 이 메일을 받아야 하는지 의구심을 갖게 될 것이다.
업무에 직간접적으로 관련되어 있지 않은 사람들은 수신자에게 과감히 제거해야 한다.
단순히 내가 이런 업무를 하고 있다는 식의 정보전달은 지양해야 한다.
제목은 메일 내용을 직관적으로 알 수 있도록 작성해라
애매모호하거나 메일에 대한 내용을 파악할 수 없는 제목은 지양해야 한다.
이메일의 제목은 전체 내용을 담고 있는 함축적인 것이어야 한다. 홍수처럼 밀려오는 이메일 더미 속에서 수신자가 메일을 열람해야 할지를 제목만 보고도 알 수 있도록 해야 한다.
예를 들어 이러한 메일 제목은 수신자가 쉽게 메일 내용을 파악하기 어렵다.
'안녕하세요, 김철수 대리입니다.'
'회의록 참조'
이메일 제목은 좀 더 구체적으로 제시하여야 한다.
또한 중요한 사항이 있으면 대괄호를 사용하면 효과적이다.
예를 들면,
[회의록 공유] 7월 6일 자 중국 진출 방안 협의
[필독] 사업계획서 검토 후 회신 부탁드립니다.
[공지] 사업부 워크숍 참석_11월 3일
[공유] 2019년 IT 트렌드 자료입니다.
이메일은 간단명료하고 정확한 의도를 담고 있어야 한다.
이메일을 장황하게 작성하는 것은 절대 금물이다.
내가 전달하고자 하는 내용만을 담고 있어야 수신자가 혼란 없이 내용을 파악할 수 있다.
그리고 이메일 수신자가 어떠한 행동을 취해야 하는지에 대해 정확히 알 수 있도록 이메일은 작성되어야 한다.
수신자가 메일을 받고도 무슨 내용인지 파악이 안 되거나 어떠한 것을 해야 할지 모른다면 이것은 잘못 작성된 이메일 일 것이다.
메일을 받은 후 즉시 Action을 취해라
누군가를 마냥 기다리게 하지 마라
메일이나 문자를 받으면 반응을 보여 상대방이 마냥 기다리게 하지 말아야 한다.
만약에 내가 어떻게 처리해야 할지를 몰라서 상대방에게 회신을 줄 수 없다면,
지금 현재 검토 중이면 처리 방향에 대하여 추후 회신 주겠다고 라고라도 이메일을 회신해라.
직장생활은 대부분이 누군과의 끊임없는 Interaction의 연속이다.
상대방의 요구에 내가 무엇인가를 수행하고 있다는 모습을 보여줄 때
상대방은 나를 신뢰할 것이다.
감정 통제가 필요할 때는 즉시 이메일 회신은 지양해라
직장생활을 하다 보면 동료 또는 거래처에게 메일을 보내 감정에 섞인 말을 전하는 경우가 더러 있다. 상대방에 대한 불만사항에 대해 감정을 실어서 문장으로 보내는 경우이다.
예를 들어, 거래처의 제품에 대한 컴플레인이나 개인적인 불편한 감정을 이메일에 실어 보내는 경우이다.
그러나 이때에는 신중을 하여야 한다.
이런 메일을 보낼 경우에는 다시 한번 고민하고 신중하게 생각하고 이메일을 보내야 한다.
반대로 수신자는 이러한 메일을 수신했을 때 즉시 회신하는 것은 지양해야 한다.
이메일은 다른 커뮤니케이션 수단과 달리 증거로서 남기 때문에 조심해야 한다.
한 번 더 심사숙고한 후 이메일을 보내야 한다.
실수를 했을 때는 장문의 이메일로 정중하게 미안함을 전달해라
우리는 회사 업무를 하거나 개인적으로 상대방에게 실수를 저지를 경우가 있다.
이럴 때 내가 잘못한 부분에 대하여 이메일로 사과를 하면 의외로 쉽게 그 마음이 전달될 수 있다.
자신의 과오에 대하여 진심 어린 마음을 담아 장문으로 정중하게 전달하면 효과적이다.
단순 전화통화나 문자 등으로 미안함을 전하기보다는 메일이 더욱 진정성이 담겨 있고 장문을 읽는 상대방은 그 글을 읽으면서 메일 송신자도 그렇게 할 수밖에 없었겠다고 이해하려들 것이다.
